ALTUM

Informations sur la commande client

Il est possible de dresser une commande client pour un article de type marchandise, service  ou ensemble. Le formulaire de la commande client se compose de quelques onglets, mais pour établir une COMC il suffit de remplir l’onglet „Général” et d’ajouter l’article.

Afin d’établir une nouvelle commande il faut sélectionner le bouton [Ajouter] du groupe de boutons „Edition”  ce qui entraîne l’ouverture d’un nouveau formulaire.

Onglet „Général”

Cet onglet comporte les données fondamentales qu’il faut remplir pour établir une commande. Dans le cas de simples documents, qui n’exigent pas p.ex: de dispositions spéciales concernant les paiements ou la vérification des données du client/fournisseur – remplir les champs suivants sur cet onglet suffisent totalement, pour définir la commande de vente.

Ill. 58 Onglet „Général” sur le formulaire de commande client

Il se compose de deux parties:

1. L’en-tête, où est défini le numéro, le numéro de référence, le client, le destinataire, le type de transaction, le taux de TVA, la forme de paiement, le délai, le centre, le statut du document, la date d’émission et de réalisation ainsi que celle d’activation de la réservation, le montant restant à régler ainsi que le plafond de crédit restant.
2. La liste d’éléments qui comporte les informations fondamentales sur les éléments à partir desquelles est établi la commande: code, quantité, nom article, quantité, UDM, prix, remise, montant HT et Taux de TVA.

En-tête

L’en-tête comporte des informations générales sur le document:

Numéro - ce qui s’affiche à côté du champ „Numéro” dépend du type de document sélectionné (c’est à dire du schéma de numération sélectionné – cf.: „Configuration -> Numérateurs”). En fonction du schéma de numération s’affichent de trois à huit champs, qui comportent les sections particulières du numéro dans l’ordre qui a été établi par l’utilisateur. Si dans le schéma de numération est paramétrée la section concernant l’entrepôt (l’entreprise possède plusieurs entrepôts) – appuyer sur la flèche, à côté du champ, active la liste de tous les entrepôts et permet de choisir le bon. Afin de sélectionner l’entrepôt défini, il faut le marquer dans la liste (en faisant un clic gauche dessus avec la souris) et ensuite en faisant de nouveau un clic gauche avec la souris. Le symbole (introduit lors de l’ajout de l’entrepôt – cf.: „Configuration -> Numérateurs”) de l’entrepôt sélectionné s’affiche dans le numéro.

Au moment d’établir la commande dans la section du numéro, s’affiche automatiquement le numéro suivant. L’utilisateur ne peut attribuer de propre à la commande suivante, en l’insérant avec le clavier. Au moment de la suppression d’une commande non confirmée succède le numéro libéré, ainsi, la commande ajoutée reçoit le numéro de la commande supprimée, p.ex. dans le système il y a 3 commandes client numérotées: COMC/2007//00001, COMC/2007//00002, COMC/2007//00003. Le document commande client numéroté COMC/2007//00002 (non confirmé) est supprimé. Après suppression de ce document commande client, le nouveau document ajouté recevra le numéro: COMC/2007//00002.

Numéro de référence – numéro de référence de commande

Client / Destinataire – champs permettants d’inscrire les données des clients/fournisseurs pour lesquels le document doit être établi. Sur le formulaire s’affiche un code. Le système permet la distinction de deux clients/fournisseurs:

Client – définit l’acheteur de l’article

Destinataire -  définit le destinataire de l’article, l’adressataire de la livraison

Une telle distinction est justifiée lorsque la marchandise est envoyée à une autre adresse que celle de l’acheteur, aussi bien, quand l’acheteur et le destinataire sont le même client/fournisseur, que lorsqu’ils sont différents. 

L’acheteur comme le destinataire sont sélectionnés dans „l’arborescence” ou la liste des clients/fournisseurs, dévellopée par le bouton  ou . Après sélection du client/fournisseur son code s’affiche sur l’en-tête de la commande. Les autres données postales du partenaire peuvent être visualises ou complétées dans l’onglet „Clients/Fournisseurs” au niveau duquel il est possible également de remplir les champs manquants et les éditer. Les données modifiées sont actualisées dans le répertoire „Clients/Fournisseurs”.

Type de transaction – champ permettant de définir quel genre de transaction concerne le document

Taux de TVA – champ permettant de sélectionner le taux de TVA.

Forme de paiement – forme de paiement attachée au client/fournisseur. La forme de paiement est chargée de la carte de client/fournisseur dans l’onglet „Commercial”.

Délai – nombre de jours dont dispose le client/fournisseur pour régler. Le délai est chargé de la carte de client/fournisseur après sélection de l’acheteur sur la commande client. Après sélection du client/fournisseur sur le document en plus du chargement du nombre de jours de délai est calculée également la date de paiement.

Centre- affiche le nom du centre dans lequel travaille l’utilisateur.

Statut du document- définit le statut avec lequel est ouvert le document. Le document peut être au statut:

initialisé- le document est dressé et n’a pas encore été inscrit dans la base

non-validé – le document est inscrit „au brouillon” et il est possible de le modifier

validé – à ce stade il n’est pas possible d’introduire de modifications sur le document

annulé- le document a été annulé et n’est pas modifiable

Date d’émission – date à laquelle le document a été émis. La date du système (date actuelle, en cours) est de façon standard proposée. Il est possible d’émettre une COMC antidatée, c’est à dire avec une date antérieure à celle en cours.

·  Date prévue – date prévue de réalisation de la commande

·  Date d’activation de la réservation – date, à partir de laquelle les positions sélectionnées de la commande seront réservées en entrepôt

HT – montant HT du document en devise du document. Ce champ est informatif et non modifiable.

TTC – montant TTC du document en devise du document. Ce champ est informatif et non modifiable.

Plafond de crédit restant- ce champ n’est pas éditable et assure un rôle d’information. Cela donne l’information à l’utilisateur sur le montant de crédit marchand que le client/fournisseur peut encore utiliser. Le montant du plafond de crédit restant est exprimée en devise du système.

Charger ressources – champ donnant la possibilité de définir si les ressources de l’entrepôt doivent être liées aux sous-positions de la commande ou non. Après introduction de la quantité sur l’élément COMC, devant le paramètre sélectionné „Charger ressources” le système créé des sous-positions de la commande chargeant les ressources ainsi qu’éventuellement la dernière sous-position qui n’est pas liée à des ressources dans le cas où la quantité sur la position de la commande serait supérieure à la quantité de marchandise disponible.

Dans le cas où ce paramètre est décoché sur la commande, le système créé une sous-position, non liée avec les ressources. Les ressources non-liées sont accessibles en entrepôts et il est possible de les vendre. Dans le cas où les ressources sont liées, elles sont réservées et il n’est pas possible de les vendre en établissant un autre document commercial-d’entrepôt.

Liste de positions:

Une commande client peut être établie de quelques articles différents. Dans cette partie du formulaire se trouve la liste de tous les articles sur lesquels le document donné est établi:

N°. – nombre ordinal de la position, si l’une des positions du document est supprimée, les autres positions sont automatiquement renumérotées

Code – code de l’article sélectionné

Nom – nom de l’article sélectionné

Quantité – quantité d’article qui doit être vendue

Unité de mesure – unité, dans laquelle l’article est vendu (il ne doit pas être une unité fondamentale)

Prix – prix d’une unité avant calcul des remises

Remise – remise telle qu’elle est attribuée à un article donné (ne comporte pas la remise utilisateur, client/fournisseur et sur paiement)

Montant HT – montant HT d’une position donnée (quantité * prix final)

Taux de TVA – taux qui a été inscrit pour un article donné

La liste des positions fonctionne dans le mode edit in place, ce qui signifie qu’il est possible de modifier la quantité d’article, l’unité de mesure et la hauteur de la remise utilisateur directement sur la liste. Chaque changement de l’une de ces valeurs entraîne un nouveau calcul de valeur des autres positions.

Onglet „Clients/Fournisseurs”

Cet onglet comporte les informations sur l’adresse de l’acheteur et du destinataire. Les données sont automatiquement remplies après la sélection du client/fournisseur dans l’onglet „Général”. Les informations placées ici peuvent être changées, éventuellement complétées si elles manquent. Ce changement influe sur les données inscrites dans les cartes de présentation du client/fournisseur.

Ill. 59 Onglet „Clients/Fournisseurs” sur le formulaire de commande client

Sur l’onglet „Clients/Fournisseurs” se trouve également l’onglet „Personnes”, qui permet de sélectionner la personne référente dans l’entreprise du client/fournisseur. Les données affichées sur cet onglet fournissent toutes les informations pour faciliter le contact avec cette personne. Les personnes référentes sont ajoutées au système sur la carte de client/fournisseur dans l’onglet „Personnes”. Plus d’informations détaillées à ce sujet se trouve dans le document décrivant la carte de client/fournisseur.

Onglet „Devises”

Sur l’onglet „Devises” est définie la devise dans laquelle une facture donnée doit être émise. Il y a la possibilité d’établir un document dans une autre devise que celle du système.

L’onglet „Devises” se compose de deux parties. La première est un contrôle de devise,permettant de définir le taux de la devise et le taux du document. La deuxième partie est la liste de devises avec leurs taux qui ont été utilisés dans le document.

La devise et le taux du document peuvent être définis à tout moment de l’établissement du document jusqu’à sa confirmation (en ajoutant une référence ou après avoir ajouté une référence à la commande). Après initialisation du document, la devise par défaut est la devise du système.

Pour changer de devise du document, il faut choisir une devise étrangère et ensuite il faut définir le type de cours, d’où sera chargé le cours. Le type de cours par défaut établi par l’utilisateur dans„Configuration -> Taux de change” est suggéré automatiquement, mais il est possible de le changer en déroulant la liste de types définis (cf.: „Configuration -> Taux de change”) à l’aide de la flèche en bas à côté du nom de type de cours. Si un tel type de cours est sélectionné, pour lequel est défini un cours pour la devise et la date données le cours est automatiquement chargé. Pour un type de cours manuel – il faut définir le cours indépendamment – en inscrivant sa valeur avec le clavier ou en l’établissant à l’aide des flèches vers le haut/vers le bas . Dans le cas d’un type de cours pour lequel n’a pas été défini le cours à un jour donné, le système affiche le communiqué: „Une autre date de cours a été chargée”. Cela signifie que le cours a été chargé avec la dernière date, à laquelle il a été défini. Dans le cas de manque total de cours pour un type de cours donné, le système affiche le communiqué: „Aucune cotation du taux de change n’a été donnée [symbole de la devise] sur [date]” et automatiquement le type de cours est changé en manuel.

Le système permet également de définir la date à laquelle le cours doit être chargé. Par défaut est sélectionnée une date libre, mais il possible évidemment de la changer. La sélection a lieu de la liste déroulante prédéfinie en faisant un clic gauche avec la souris sur la flèche en bas à côté du nom de type de date.

Ill. 60 Liste prédéfinie des types de dates

Toutes les dates – date qu’il est possible librement d’inscrire avec le clavier ou sélectionner à l’aide du calendrier intégré dans le champ „Date de chargement”. Pour la date sélectionnée le cours est chargé si évidemment un tel cours existe

Date d’émission – date d’émission de la commande. La date est chargée automatiquement de l’onglet du document, le champ „Date de chargement” devient inactif

Dans Configuration dans les types de documents il est possible de définir de quel jour doit être chargé le taux par rapport à la date de l’en-tête du document.

Si le chargement de taux de devise va dépendre du type de date: émission, et le nombre de jours avant la date est définie p.ex. à 3, alors le taux de devise sera chargé à la date: date d’émission – 3 jours. Le taux sera chargé trois jours avant par rapport à la date d’émission.

Ill. 61 Définition du chargement de taux de change dans les types de documents

La partie inférieure de l’onglet „Devises” n’est pas modifiable par l’utilisateur. Elle comporte des informations sur les devises utilisées sur le document ainsi que leurs cours à un jour donné. Le nombre de positions sur la liste est différent en fonction du nombre de devises utilisées en émettant le document. Dans le cas de différences de devises entre le document et la position, sur la liste est toujours marqué quelle devise est celle du document.

Ill. 62 Onglet „Devises” sur le formulaire de commande client

Onglet „Montants”

L’onglet „Montants” est rempli automatiquement avec les données après inscription du document. Il est divisé en deux parties. Le premier „Eléments de TVA” permet de définir des données comme:

Ill. 63 Onglet „Montants” sur le formulaire de commande client

Méthode de calcul de TVA – définit la méthode de calcul de la TVA qui peut être calculée du prix TTC ou HT. La valeur par défaut de ce champ est établie . Dépendant de ce réglage les prix de vente des positions du document sont affichés et édités comme prix TTC ou HT.

sur le montant HT – d’abord est calculé le montant HT de la facture dans les taux particuliers, ensuite l’impôt TVA comme % de ce montant puis le montant TTC comme somme du montant HT et de la TVA.

sur le montant TTC – d’abord est calculé le montant TTC de la facture dans les taux particuliers, ensuite l’impôt TVA et le montant HT comme différence du montant TTC et TVA.

Regroupement de la TVA – définit les montants à partir desquels doivent être calculées la TVA. Il y a deux possibilités:

1. Total des éléments de TVA, c’est à dire que pour chaque position du document est calculée séparément la TVA et ensuite a lieu sa totalisation
2. TVA sur le montant total – la TVA est calculée sur la valeur (somme) de tout le document

Tableau TVA

Dans le tableau TVA est faite la somme de toute la commande en devise du système. Il peut se produire que sur une même commande se trouvent des positions avec différents taux de TVA. Alors dans le tableau de TVA a lieu la somme des montants par taux de TVA.

Si le document est établi en devise étrangère, le tableau de TVA contient outre les montants en devises du système également les montants en devises étrangères après calculs selon le cours qui convient.

La deuxième partie présentée sur l’onglet „Montants” est  la liste de paiements liés à une commande donnée.

Cette partie est remplie automatiquement avec les données après inscription du document. Pendant l’établissement de la commande, le programme propose un paiement de la commande en s’appuyant sur les informations introduites dans l’onglet „Général” (valeur HT, TTC de la commande).

L’utilisateur a la possibilité d’ajouter lui-même un paiement et définir ses paramètres. Il n’est possible d’introduire tout changement sur la liste de paiement que pendant l’émission de la commande et pendant l’édition de la commande non confirmée.

Si la paiement dressé doit être réglé en quelques échéances (p.ex.: une partie du paiement en liquide lors de l’établissement du document, une partie par virement dans 7 jours) – l’utilisateur établissant le document doit effectuer „l’éclatement” du paiement. Sur la liste de paiement devrait s’afficher autant de position, autant d’échéances prévues pour payer le dû. Les délais, les formes de paiements ainsi que les montants doivent correspondre aux échéances particulières. Plus d’information au sujet du partage et de la liaison de paiement se touve dans la documentation „Finances”.

Il est possible de modifier la liste en utilisant les boutons standards du groupe (cf.: „Premier pas avec Altum –> Principes fondamentaux du travail avec le système -> Boutons”). Pour se servir des paiements quelques actions sont caractèristiques:

Ill. 64 Fonctions pour les paiements accessibles au niveau du formulaire de commande client

Modifier – sert à visualiser et à modifier les paiements du document

Regrouper – sert à regrouper plusieurs paiements en un

Diviser – sert à diviser un paiement en plusieurs, cela concerne principalement les situations quand le paiement doit être fait en plusieurs échéances ou en plusieurs formes de paiement

Actualiser- sert à actualiser la forme de paiement

Sur cette liste se trouvent les informations suivantes sur le paiement:

Entité – nom du payeur

Créance client – montant de la créance client

Dette fournisseur – montant de la dette fournisseur

Montant restant- montant restant à régler

Forme de paiement – forme dans laquelle le paiement doit être réalisé

Devise – symbole de la devise dans laquelle est généré le paiement. Automatiquement si l’utilisateur ne change pas, elle est en accord avec la devise du document. Il faut cependant se rappeler que le document peut être établi dans une autre devise que celle du paiement.

Délai –date de paiement.

Onglet „Documents associés”

L’onglet „Documents associés”, de même que pour „Devises” n’est pas éditable par l’utilisateur. Il comprend des informations sur tous les documents liés à la commande donnée, p.ex.: factures de ventes clients avec commandes client. Ces informations sont automatiquement actualisées, en accord avec les transactions effectuées.

Ill. 65 Onglet „Documents associés” sur le formulaire de commande client

Onglet „Description”

L’onglet „Description” est entièrement destiné à la description du document par l’utilisateur. Si l’utilisateur a besoin de placer des informations supplémentaires, spéciales sur la commande, c’est dans cet onglet qu’il peut le faire.

Ill. 66 Onglet „Description” sur le formulaire de commande client

Onglet „Attributs”

Des détails concernant les valeurs d’attribut pour l’objet se trouve dans le domaine „Répertoires”dans la description d’attributs (cf.: „Répertoires -> Répertoire d’attributs -> Valeurs d’atribut inscrites pour l’objet).

Ill. 67 Onglet „Attributs” sur le formulaire de commande client

Traits caractèristiques pour une commande client

Les commandes client sont des documents commerciaux et générent des paiements. Tous les paiements liés avec possèdent le statut „non soumis à réglement”. Ce qui signifie, qu’il n’est pas possible ni de les régler ni de les compenser.

Les commandes client , comme les factures et les documents externes (REC, LIV) peuvent être établies en devises étrangères. Pour définir les prix des articles dans les commandes les types de tarifs de ventes sont utilisés; de même que pour les factures de ventes client.

Les commandes ne doivent pas être établies pour un client/fournisseur concret

Principes de conversion de commande client en facture de vente client

Lors de la conversion de commande client en facture de vente client sont de vigueur certains principes:

1. il n’est possible de convertir seulement que les commandes confirmées
2. il est possible de convertir une commande client en FC, LIV ou reçu
3. les commandes n’influencent pas la quantité d’article en entrepôt, elles influencent la quantité d’article commandé
4. la conversion est possible:
5. 1. d’une commande client  – à une facture de vente client
   2. de plusieurs commandes client  – à une seule facture de vente client, quand les commandes:

                                         i.    concernent le même client/fournisseur

                                        ii.    sont établies dans la même devise

                                       iii.    ont une méthode de calcul et un taux de TVA identique

                                       iv.    la marchandise est chargée d’un entrepôt – dans le cas de conversion en document d’entrepôt LIV

                                         i.    elles concernent des clients/fournisseurs différents

                                        ii.    elles sont établies en différentes devises

                                       iii.    ont une méthode de calcul et un taux de TVA différent

                                       iv.    la marchandise est chargée de plus d’un entrepôt – dans le cas de conversion en document d’entrepôt LIV

5. la commande peut être établie en ressource absente en entrepôt
6. le document de commande est automatiquement inscrit comme non-confirmé
7. il n’est pas possible d’annuler une commande, si à partir d’elle d’autres documents ont été générés
8. le document généré peut être librement modifié:
9. 1. aussi bien l’en-tête de document
   2. que les données liées aux ressources