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Informations sur la commande fournisseur

Il est possible de dresser une commande fournisseur pour un article de type marchandise,service et ensemble. Le formulaire de commande se compose de quelques onglets, mais pour établir une commande fournisseur il suffit de remplir l’onglet „Général” et d’ajouter l’article.

Afin d’introduire une nouvelle commande il faut appuyer sur [Ajouter] du groupe de boutons „Edition”, ce qui entraîne l’ouverture d’un nouveau formulaire.

Onglet „Général”

Cet onglet comporte les données fondamentales qu’il faut remplir pour établir une commande. Dans le cas de simples documents, qui n’exigent pas p.ex: de dispositions spéciales concernant les paiements ou la vérification des données du client/fournisseur – remplr les champs suivants sur cet onglet suffisent totalement, pour enregistrer la commande.

Ill. 146 Onglet „Général” sur le formulaire de commande fournisseur

Il se compose de deux parties:

1.    En-tête, où sont définis le numéro, le numéro de référence, l’expéditeur, le fournisseur, le type de transaction, le taux de TVA, la forme de paiement, le délai de paiement, le centre, le statut du document, la date d’émission, la date prévue et la date d’activation, le montant TTC et le montant HT.

2.    la liste d’éléments, qui comporte les informations fondamentales sur les éléments, sur lesquels est établie la commande: N°., code, nom, quantité, unité de mesure, prix, remise, montant HT et taux de TVA

En-tête

L’onglet comporte des informations générales sur le document:

Numéro - ce qui s’affiche à côté du champ „Numéro” dépend du type de document sélectionné (c’est à dire du schéma de numération sélectionné – cf.: „Configuration -> Numérateurs”). En fonction du schéma de numération s’affichent de trois à huit champs,  qui comportent les sections particulières du numéro dans l’ordre qui a été établi par l’utilisateur. Si dans le schéma de numération est paramétrée la section concernant l’entrepôt (l’entreprise pssèdent plusieurs entrepôts)  – appuyé sur la flèche à côté du champ active la liste de tous les entrepôts et permet de choisir le bon. Afin de sélectionner l’entrepôt défini, il faut le marquer dans la liste (en faisant un clic gauche dessus avec la souris) et ensuite en faisant de nouveau un clic gauche avec la souris. Le symbole pour le numérateur (introduit lors de l’ajout d’entrepôt) de l’entrepôt sélectionné s’affiche dans le numéro.

Numéro de référence- champ permettant d’introduire un numéro de document source

Fournisseur/ Expéditeur – champs permettants d’inscrire les données des clients/fournisseurs desquels le document a été reçu. Sur le formulaire s’affiche un code. Le système permet la distinction de deux clients/fournisseurs:

Fournisseur – définit le fournisseur de l’élément

Expéditeur – définit l’expéditeur de l’élément

Une telle distinction est justifiée lorsque la marchandise est fournie par une entreprise qui n’est pas l’expéditeur de la marchandise, aussi bien que quand le fournisseur et l’expéditeur sont le même client/fournisseur, mais ont des adresses différentes. 

Le fournisseur comme l’expéditeur sont sélectionnés dans „l’arborescence” ou la liste des clients/fournisseurs, dévellopée par le bouton  ou . Après sélection du client/fournisseur son code s’affiche sur l’en-tête de la commande. Les autres données postales du partenaire peuvent être visualises ou complétées dans l’onglet „Fournisseurs” au niveau duquel il est possible également de remplir les champs manquants et les éditer. Les données modifiées sont actualisées dans le répertoire „Clients/Fournisseurs”.

Type de transaction – champ permettant de définir quel type de transaction concerne le document

Taux de TVA – champ permettant de sélectionner le taux de TVA, sur une commande fournisseur, c’est un paramètre d’information, bloqué car pour les documents d’achat est toujours appliqué le taux national

Forme de paiement- forme de paiement attachée au fournisseur. Elle est chargée de la carte de fournisseur dans l’onglet  „Commercial”.

Délai- nombre de jours pour régler le document. Le délai est chargé de la carte de fournisseur après sélection du fournisseur sur la commande. Après sélection du fournisseur est calculée aussi la date de paiement.

Centre- affiche le nom du centre, dans lequel travaille l’utilisateur

Statut du du document- définit le statut avec lequel est ouvert le document. Le document peut être au statut:

initialisé- le document est dressé et n’a pas encore été inscrit dans la base

non-validé – le document est inscrit „au brouillon” et il est possible de le modifier

validé- à ce stade il n’est pas possible d’introduire de modifications sur le document

annulé- le document a été annulé et n’est pas modifiable

Date d’émission – date à laquelle le document a été émis. La date du système (date actuelle, en cours) est de façon standard proposée. Il est possible d’émettre une commande antidaté, c’est à dire avec une date antérieure à celle en cours.

·  Date de réalisation – date à laquelle le document doit être réalisé.

·  Date d’activation – date à laquelle la commande est activée, est affichée dans l’entrepôt.

·  Liste d’éléments:

·   

Une commande fournisseur peut être établie de quelques articles différents. Dans cette partie du formulaire se trouve la liste de tous les articles sur lesquels le document donné est établi:

N°. – nombre ordinal de la position, si l’une des positions du document est supprimée, les autres positions sont automatiquement renumérotées

Code – code de l’article sélectionné

Nom – nom de l’article sélectionné

Quantité – quantité d’article qui doit être vendue

Unité – unité, dans laquelle l’article est vendu (il ne doit pas être une unité fondamentale)

Remise – remise telle qu’elle est attribuée à un article donné (ne comporte pas la remise utilisateur, client/fournisseur et sur paiement)

Prix – prix d’une unité avant calcul des remises

Remise – remise qui est attribuée pour un article donné (ne comporte pas la remise utilisateur ni la remise sur la forme de paiement)

Montant HT – montant d’un élément donné (quantité * prix final) après prise en compte de la remise

Taux de TVA – taux qui a été inscrit pour un article donné

Onglet „ Clients/Fournisseurs”

Cet onglet comporte les informations sur l’adresse du fournisseur et de l’expéditeur. Les données sont automatiquement remplies après la sélection du client/fournisseur dans l’onglet „Général”. Les informations placées ici peuvent être changées, éventuellement complétées si elles manquent. Ce changement influe sur les données inscrites dans les cartes de présentation du client/fournisseur.

Ill. 147 Onglet „Fournisseurs” sur le formulaire de bon de commande

Sur l’onglet „Clients/Fournisseurs” se trouve également l’onglet „Personnes”, qui permet de sélectionner la personne référente dans l’entreprise du client/fournisseur. Les données affichées sur cet onglet fournissent toutes les informations pour faciliter le contact avec cette personne. Les personnes référentes sont ajoutées au système sur la carte de client/fournisseur dans l’onglet „Personnes”. Plus d’informations détaillées à ce sujet se trouve dans le document décrivant la carte de client/fournisseur.

Onglet „Devises”

Sur l’onglet „Devises” est définie la devise dans laquelle une facture donnée doit être émise. Il y a la possibilité d’établir un document dans une autre devise que celle du système.

L’onglet „Devises” se compose de deux parties. La première est un contrôle de devise,permettant de définir le taux de la devise et le taux du document. La deuxième partie est la liste de devises avec leurs taux qui ont été utilisés dans le document.

La devise et le taux du document peuvent être définis à tout moment de l’établissement du document jusqu’à sa confirmation (en ajoutant une référence ou après avoir ajouté une référence à la facture). Après initialisation du document, la devise par défaut est la devise du système.

Pour changer de devise du document, il faut choisir une devise étrangère et ensuite il faut définir le type de cours, d’où sera chargé le cours. Le type de cours par défaut établi par l’utilisateur dans„Configuration -> Taux de change” est suggéré automatiquement, mais il est possible de le changer en déroulant la liste de types définis (cf.: „Configuration -> Taux de change”) à l’aide de la flèche en bas à côté du nom de type de cours. Si un tel type de cours est sélectionné, pour lequel est défini un cours pour la devise et la date données le cours est automatiquement chargé. Pour un type de cours manuel – il faut définir le cours indépendamment – en inscrivant sa valeur avec le clavier ou en l’établissant à l’aide des flèches vers le haut/vers le bas . Dans le cas d’un type de cours pour lequel n’a pas été défini le cours à un jour donné, le système affiche le communiqué: „Une autre date de cours a été chargée”. Cela signifie que le cours a été chargé avec la dernière date, à laquelle il a été défini. Dans le cas de manque total de cours pour un type de cours donné, le système affiche le communiqué: „Aucune cotation du taux de change n’a été donnée [symbole de la devise] sur [date]” et automatiquement le type de cours est changé en manuel.

Le système permet également de définir la date à laquelle le cours doit être chargé. Par défaut est sélectionnée une date libre, mais il possible évidemment de la changer. La sélection a lieu de la liste déroulante prédéfinie en faisant un clic gauche avec la souris sur la flèche en bas à côté du nom de type de date.

Ill. 148 Liste prédéfinie des types de dates

Toutes les dates – date qu’il est possible librement d’inscrire avec le clavier ou sélectionner à l’aide du calendrier intégré dans le champ „Date de chargement”. Pour la date sélectionnée le cours est chargé si évidemment un tel cours existe

Date d’émission – date d’émission de la commande. La date est chargée automatiquement de l’onglet du document, le champ „Date de chargement” devient inactif

Dans Configuration dans les types de documents il est possible de définir de quel jour doit être chargé le taux par rapport à la date de l’en-tête du document.

Si le chargement de taux de devise va dépendre du type de date: émission, et le nombre de jours avant la date est définie p.ex. à 3, alors le taux de devise sera chargé à la date: date d’émission – 3 jours. Le taux sera chargé trois jours avant par rapport à la date d’émission.

Ill. 149 Définition du chargement de taux de change dans les types de documents

La partie inférieure de l’onglet „Devises” n’est pas modifiable par l’utilisateur. Elle comporte des informations sur les devises utilisées sur le document ainsi que leurs cours à un jour donné. Le nombre de positions sur la liste est différent en fonction du nombre de devises utilisées en émettant le document. Dans le cas de différences de devises entre le document et la position, sur la liste est toujours marqué quelle devise est celle du document.

Ill. 150 Onglet „Devises” sur le formulaire de commande fournisseur

Onglet „Montant”

L’onglet „Montant” est rempli automatiquement avec les données après inscription du document. Il est divisé en deux parties. Le premier „Eléments de TVA” permet de définir des données comme:

Méthode de calcul de TVA – définit la méthode de calcul de la TVA qui peut être calculée du prix TTC ou HT. La valeur par défaut de ce champ est établie . Dépendant de ce réglage les prix de vente des positions du document sont affichés et édités comme prix TTC ou HT.

sur le montant TTC – d’abord est calculé le montant TTC de la facture dans les taux particuliers, ensuite l’impôt TVA ett le montant HT comme différence du montant TTC et TVA.

Regroupement de la TVA – définit les montants à partir desquels doivent être calculées la TVA. Il y a deux possibilités:

1. la somme de TVA des éléments, c’est à dire que pour chacun des éléments du document est calculée séparément la TVA et ensuite ils sont additionnés

2.    TVA de la somme des montants – la TVA est calculée sur la valeur (somme) de tout le document

Ill. 151 Onglet „Montants” sur le formulaire de commande fournisseur

Tableau TVA

Dans le tableau TVA est faite la somme de toute la commande en devise du système. Il peut se produire que sur une même facture se trouvent des positions avec différents taux de TVA. Alors dans le tableau de TVA a lieu la somme des montants par taux de TVA. Si le document est établi en devise étrangère, le tableau de TVA contient outre les montants en devises du système également les montants en devises étrangères après calculs selon le cours qui convient.

La deuxième partie présentée sur l’onglet „Montants” est  la liste de paiements liés à la commande donnée . Pendant l’établissement de la commande, le programme propose un paiementde la commandeen s’appuyant sur les informations introduites dans l’onglet „Général”(valeur HT, TTC de la commande) et définies dansConfiguration (forme de paiement). L’utilisateur a la possibilité d’ajouter lui-même un paiement et définir ses paramètres. Il n’est possible d’introduire tout changement sur la liste de paiement que pendant l’émission de la commande et pendant l’édition de la commande non confirmée.

Il est possible de modifier la liste en utilisant les boutons standards du groupe de boutons „Echéance de paiement” dans le menu. (cf.: „Premiers pas avec Comarch Altum-> Principes fondamentaux de travail avec le système -> Boutons” ) Pour se servir des paiements il y a quelques actions caractèristiques:

Ill. 152  Fonctions de paiements accessibles au niveau du formulaire de commande fournisseur

Modifier – sert à visualiser et à modifier les paiements du document

Regrouper – sert à regrouper plusieurs paiements en un

Diviser – sert à diviser un paiement en plusieurs, cela concerne principalement les situations quand le paiement doit être fait en plusieurs échéances ou en plusieurs formes de paiement

Actualiser- sert à actualiser la forme de paiement

Sur cette liste se trouvent les informations suivantes sur le paiement:

Entité – nom du payeur

Créance – montant de la créance

Dette – montant de la dette

Montant restant – montant restant à régler

Forme de paiement – définit la forme sous laquelle est effectué le paiement

Devise – symbole de la devise dans laquelle est généré le paiement. Automatiquement si l’utilisateur ne change pas, elle est en accord avec la devise du document. Il faut cependant se rappeler que le document peut être établi dans une autre devise que celle du paiement.

Forme de paiement – forme dans laquelle le paiement doit être réalisé

Délai – date de paiement

Onglet „Documents associés”

L’onglet „Documents associés” n’est pas modifiable par l’utilisateur. Il comprend des informations sur tous les documents liés à la commande donnée, p.ex.:  des documents devis fournisseur, d’où sont générées les commandes. Ces informations sont automatiquement actualisées, en accord avec les transactions effectuées.

Ill. 153  Onglet „Documents associés” sur le formulaire de commande fournisseur

Onglet „Description”

L’onglet „Description” est entièrement destiné à la description du document par l’utilisateur. Si l’utilisateur a besoin de placer des informations supplémentaires, spéciales sur la commande, c’est dans cet onglet qu’il peut le faire.

Ill. 154 Onglet „Description” sur le formulaire de commande fournisseur

Onglet „Attributs”

Des détails concernant les valeurs d’attribut d’objet se trouve au module „Répertoires” dans la description d’attributs (cf.: „Répertoires -> Répertoire d’attributs -> Valeurs d’atribut inscrites pour l’objet”).

Ill. 155 Onglet „Attributs” sur le formulaire de commande fournisseur

Principes de conversion de commande fournisseur en FA et REC

La commande fournisseur confirmée peut être convertie en REC (bon de réception) ou en FA. Le système permet de former un document en un autre, plusieur en un seul.

Lors de la conversion de commande fournisseur en facture d’achat fournisseur et bon de réception sont de vigueur certains principes:

1. il n’est possible de convertir seulement que les commandes confirmées
2. les commandes fournisseur -> en FA ou REC
3. 1. les commandes n’influencent pas la quantité d’article en entrepôt, les commandes fournisseur influencent la quantité d’article commandée
4. la conversion est possible:
5. 1. d’une commande fournisseur – à une facture d’achat fournisseur
   2. de plusieurs commandes fournisseur – à une seule facture d’achat fournisseur , quand les commandes:

                                         i.    concernent le même client/fournisseur

                                        ii.    sont établies dans la même devise

                                       iii.    ont une méthode de calcul et un taux de TVA identique

                                       iv.    la marchandise est reçue dans un entrepôt – dans le cas de conversion en document d’entrepôt REC

                                         i.    elles concernent des clients/fournisseurs différents

                                        ii.    elles sont établies en différentes devises

                                       iii.    ont une méthode de calcul et un taux de TVA différent

                                       iv.    la marchandise est reçue dans plus d’un entrepôt – dans le cas de conversion en document d’entrepôt REC

4. le document de commande est automatiquement inscrit comme non-confirmé
5. il n’est pas possible d’annuler une commande, si à partir d’elle d’autres documents ont été générés
6. un document généré peut être librement modifié:
7. 1. aussi bien l’en-tête de document
   2. que les données liées aux ressources