ALTUM

Informations sur le devis client

Il est possible d’établir un devis client pour un article de type marchandise, service ou ensemble. Le formulaire de devis client se compose de quelques onglets, mais pour établir un devis il suffit de remplir l’onglet „Général” et d’ajouter l’article.

Afin d’établir un nouveau devis il faut sélectionner le bouton [Ajouter] du groupe de boutons „Edition” ce qui entraîne l’ouverture d’un nouveau formulaire.

Onglet „Général”

Cet onglet comporte les données fondamentales qu’il faut remplir pour établir un devis. Dans le cas de simples documents, qui n’exigent pas p.ex: de dispositions spéciales concernant les paiements ou la vérification des données du client/fournisseur – remplr les champs suivants sur cet onglet suffisent totalement, pour définir le devis.

Ill. 73 Onglet „Général” sur le formulaire de devis client

Il se compose de deux parties:

1. En-tête, où sont définis le numéro, le numéro de référence, le client, le destinataire, le type de transaction, le taux de TVA, la forme de paiement, le délai, le centre, le statut du document, la date d’émission, la date de réalisation, la date d’expiration, le montant HT, le montant TTC.
2. Liste d’éléments, qui comporte les informations fondamentales sur les éléments (articles), sur lesquels est établie le devis: N°., code, nom, unité de mesure, quantité, remise, montant HT et taux de TVA

En-tête

L’en-tête comporte des informations générales sur le document:

Numéro - ce qui s’affiche à côté du champ „Numéro” dépend du type de document sélectionné (c’est à dire du schéma de numération sélectionné – cf.: „Configuration -> Numérateurs”). En fonction du schéma de numération s’affichent de trois à huit champs, qui comportent les sections particulières du numéro dans l’ordre qui a été établi par l’utilisateur. Si dans le schéma de numération est paramétrée la section concernant l’entrepôt (l’entreprise possèdent plusieurs entrepôts)  – appuyé sur la flèche à côté du champ active la liste de tous les entrepôts et permet de choisir le bon. Afin de sélectionner l’entrepôt défini, il faut le marquer dans la liste (en faisant un clic gauche dessus avec la souris) et ensuite en faisant de nouveau un clic gauche avec la souris. Le symbole (introduit lors de l’ajout de l’entrepôt – cf.: „Configuration -> Numérateurs” ) de l’entrepôt sélectionné s’affiche dans le numéro.

Numéro de référence – numéro de référence de devis

Client / Destinataire – champs permettants d’inscrire les données des clients/fournisseurs pour lesquels le document doit être établi. Sur le formulaire s’affiche un code. Le système permet la distinction de deux clients/fournisseurs:

Client – définit l’acheteur de l’article

Destinataire -  définit le destinataire de l’article, l’adressataire de la livraison

Une telle distinction est justifiée lorsque la marchandise est envoyée à une autre adresse que celle de l’acheteur, aussi bien quand l’acheteur et le destinataire sont le même client/fournisseur, que lorsqu’ils sont différents. 

L’acheteur comme le destinataire sont sélectionnés dans „l’arborescence” ou la liste des clients/fournisseurs, dévellopée par le bouton   ou . Après sélection du client/fournisseur son code s’affiche sur l’en-tête de l’offre.  Les autres données postales du partenaire peuvent être visualises ou complétées dans l’onglet „Clients/Fournisseurs” au niveau duquel il est possible également de remplir les champs manquants et les éditer. Les données modifiées sont actualisées dans le répertoire „Clients/Fournisseurs”.

Type de transaction – champ permettant de définir quel type de transaction concerne le document

Taux de TVA – champ permettant de sélectionner le taux de TVA.

Forme de paiement – forme de paiement attachée au client. Elle est chargée de la carte de client dans l’onglet  „Commercial”.

Délai – nombre de jours pour régler le document. Le délai est chargé de la carte de client après sélection du client sur la facture. Après sélection du client est calculée aussi la date de paiement.

Centre – affiche le nom du centre, dans lequel travaille l’utilisateur

Statut du document- définit le statut avec lequel est ouvert le document. Le document peut être au statut:

initialisé- le document est dressé et n’a pas encore été inscrit dans la base

non-validé – le document est inscrit „au brouillon” et il est possible de le modifier

validé- à ce stade il n’est pas possible d’introduire des modifications sur le document

annulé- le document est annulé et n’est pas modifiable

Confirmation –définit la „réaction” du client au devis qui lui a été adressé. Permet la sélection entre les statuts:

         reçu– le devis a été accepté par le client

         rejeté – le devis a été rejeté par le client. Dans le cas de sélection de l’option „rejeté”, en dessous du champ „Confirmation” s’affiche un champ supplémentaire „Motif du rejet”

Motif du rejet – définit la raison du rejet du devis par le client. Les motifs de rejet de devis peuvent être définis dans les répertoires universels.

Date d’émission – date à laquelle le document a été émis. La date du système (date actuelle, en cours) est de façon standard proposée. Il est possible d’émettre un devis antidaté, c’est à dire avec une date antérieure à celle en cours.

·  Date de réalisation - définit une date concrète, ou définit un délai de réalisation comme le nombre de jour à compté du moment du dépôt de commande. Dans le cas où le champ „Non-défini”est marqué, la date de réalisation ne sera pas définie.

·  Dans le cas de sélection de la date de réalisation, il est possible dans le champ ci-dessous de définir une date concrète en la sélectionnant du calendrier. Lorsque l’option „Nombre de jours à partir de la commande”est sélectionnée à la place du calendrier s’affiche un champ permettant de définir le nombre de jour pour réaliser le devis.

·  Date d’expiration – définit une date concrète de validité du devis. Dans le cas où le champ „Non-défini”est marqué, la date de validité ne sera pas définie, ce qui fait qu’il n’y aura pas de période de vigueur du devis.

·  HT – présente la somme des montants HT du devis en devise du document. Ce champ est informatif et non modifiable.

·  TTC – présente la somme des montants TTC du devis en devise du document. Ce champ est informatif et non modifiable.

Liste d’éléments

Un devis peut être établi de quelques articles différents. Dans cette partie du formulaire se trouve la liste de tous les articles sur lesquels le document donné est établi:

N° – nombre ordinal de l’élément, si l’un des éléments du document est supprimée, les autres éléments sont automatiquement renumérotés

Nom – nom de l’article

Code – code de l’article sélectionné

Quantité – quantité d’article qui doit être vendue

Unité de mesure – unité de mesure, dans laquelle l’article est vendu (ce ne doit pas être une unité fondamentale)

Prix  - prix d’une unité avant calcul des remises

Remise – remise telle qu’elle est attibuée à un article donné (ne comporte pas la remise utilisateur, client/fournisseur et sur paiement)

Montant HT – montant d’un élément donné (quantité * prix final) après prise en compte de la remise

Taux de TVA  - taux qui a été inscrit pour un article donné

La liste des éléments dans le mode edit in place, ce qui signifie qu’il est possible de modifier la quantité d’article, l’unité de mesure et la hauteur de la remise utilisateur directement sur la liste. Chaque changement de l’une de ces valeurs entraîne un nouveau calcul des autre valeur de l’élément.

·   

·   

·  Onglet „Clients/Fournisseurs”

Cet onglet comporte les informations sur l’adresse de l’acheteur et du destinataire. Les données sont automatiquement remplies après la sélection du client/fournisseur dans l’onglet „Général”. Les informations placées ici peuvent être changer, éventuellement complétées si elles manquent. Ce changement influe sur les données inscrites dans les cartes de présentation du client/fournisseur. Le système ne permet pas d’inscrire le document sans des informations complétes sur l’adresse du client/fournisseur

Ill. 74 Onglet „Client/Fournisseur” sur le formulaire  de devis client

Sur l’onglet „Clients/Fournisseurs” se trouve également l’onglet „Personnes”, qui permet de sélectionner la personne référente dans l’entreprise du client/fournisseur. Les données affichées sur cet onglet fournissent toutes les informations pour faciliter le contact avec cette personne. Les personnes référentes sont ajoutées au système sur la carte de client/fournisseur dans l’onglet „Personnes”. Plus d’informations détaillées à ce sujet se trouve dans le document décrivant la carte de client/fournisseur.

Onglet „Devises”

Sur l’onglet „Devises” est définie la devise dans laquelle un devis donné doit être émis. Il y a la possibilité d’établir un document dans une autre devise que celle du système.

L’onglet „Devises” se compose de deux parties. La première est un contrôle de devise,permettant de définir le taux de la devise et le taux du document. La deuxième partie est la liste de devises avec leurs taux qui ont été utilisés dans le document.

La devise et le taux du document peuvent être définis à tout moment de l’établissement du document jusqu’à sa confirmation (en ajoutant une référence ou après avoir ajouté une référence au devis). Après initialisation du document, la devise par défaut est la devise du système.

Pour changer de devise du document, il faut choisir une devise étrangère et ensuite il faut définir le type de cours, d’où sera chargé le cours. Le type de cours par défaut établi par l’utilisateur dans„Configuration -> Taux de change” est suggéré automatiquement, mais il est possible de le changer en déroulant la liste de types définis (cf.: „Configuration -> Taux de change”) à l’aide de la flèche en bas à côté du nom de type de cours. Si un tel type de cours est sélectionné, pour lequel est défini un cours pour la devise et la date données le cours est automatiquement chargé. Pour un type de cours manuel – il faut définir le cours indépendamment – en inscrivant sa valeur avec le clavier ou en l’établissant à l’aide des flèches vers le haut/vers le bas . Dans le cas d’un type de cours pour lequel n’a pas été défini le cours à un jour donné, le système affiche le communiqué: „Une autre date de cours a été chargée”. Cela signifie que le cours a été chargé avec la dernière date, à laquelle il a été défini. Dans le cas de manque total de cours pour un type de cours donné, le système affiche le communiqué: „Aucune cotation du taux de change n’a été donnée [symbole de la devise] sur [date]” et automatiquement le type de cours est changé en manuel.

Le système permet également de définir la date à laquelle le cours doit être chargé. Par défaut est sélectionnée une date libre, mais il possible évidemment de la changer. La sélection a lieu de la liste déroulante prédéfinie en faisant un clic gauche avec la souris sur la flèche en bas à côté du nom de type de date.

Ill. 75 Liste prédéfinie des types de dates

Toutes les dates – date qu’il est possible librement d’inscrire avec le clavier ou sélectionner à l’aide du calendrier intégré dans le champ „Date de chargement”. Pour la date sélectionnée le cours est chargé si évidemment un tel cours existe

Date d’émission – date d’émission de la commande. La date est chargée automatiquement de l’onglet du document, le champ „Date de chargement” devient inactif

Dans Configuration dans les types de documents il est possible de définir de quel jour doit être chargé le taux par rapport à la date de l’en-tête du document.

Si le chargement de taux de devise va dépendre du type de date: émission, et le nombre de jours avant la date est définie p.ex. à 3, alors le taux de devise sera chargé à la date: date d’émission – 3 jours. Le taux sera chargé trois jours avant par rapport à la date d’émission.

Ill. 76 Définition du chargement de taux de change dans les types de documents

La partie inférieure de l’onglet „Devises” n’est pas modifiable par l’utilisateur. Elle comporte des informations sur les devises utilisées sur le document ainsi que leurs cours à un jour donné. Le nombre de positions sur la liste est différent en fonction du nombre de devises utilisées en émettant le document. Dans le cas de différences de devises entre le document et la position, sur la liste est toujours marqué quelle devise est celle du document.

Ill. 77 Onglet „Devises” sur le formulaire de devis client

Onglet „Remises”

L’onglet „Remises”, de même que pour „Devises”, n’est pas modifiable par l’utilisateur. Il comporte des informations qui résultent du document. Il présente les remises qui ont été attribuées lors de l’émission du devis. 

Ill. 78 Onglet „Remises” sur le formulaire de devis client

L’onglet comporte la liste d’articles sur lesquels est établi le devis ainsi que les informations sur leurs prix de base, la remise et leur prix réduits, calculés après prise en compte de la remise. Pour chaque élément de la liste a été attachée une liste des remises sur article attribuées, qui comprend des informations sur le type de remise qui a été calculé pour un article donné ainsi que sur sa hauteur.

Cet onglet comporte des informations sur les remises calculées, des remises sur article pour des articles particuliers comme des articles généraux comme p.ex.: remise client/fournisseur.

Sur l’onglet est également calculé le total des remises, prenant en compte le montant initial et final de tous les éléments sur  l’offre. Le total des remises est calculé selon le modéle suivant:

R = 1 – R = 1 -

où:

R – montant de la remise

Montant final – montant après remise de tous les éléments du document

Montant de base – montant avant remise de tous les éléments du document

La liste d’éléments sur l’onglet „Remises” comporte les informations suivantes:

N° – nombre ordinal, servant la numération des éléments particuliers sur la liste

Code – symbole de l’article

Quantité – quantité d’article, pour laquelle le document est établi

Unité – symbole de l’unité de l’article

Prix initial – prix d’une unité sans prise en compte des remises

Remise – hauteur de la remise attibuée après calcul des remises sur article

Prix final – prix d’une unité de l’article après calcul des remises

Montant – montant de toutes les unités d’un article donné après prise en comptes des remises

Taux de TVA – taux tel qu’il est calculé lors de la vente d’une article donné

Onglet „Montants”

Ill. 79 Onglet „Montants” sur formulaire de devis client

L’onglet „Montants” est remplie automatiquement avec les données après inscription du document. Il est divisé en deux parties. Le premier „Eléments de TVA” permet de définir des données comme:

Méthode de calcul de TVA – définit la méthode de calcul de la TVA qui peut être calculée du prix TTC ou HT. La valeur par défaut de ce champ est établie dans . Dépendant de ce réglage les prix de vente des éléments du document sont affichés et édités comme prix TTC ou HT.

sur le montant HT – d’abord est calculée le montant HT du devis dans les taux particuliers, ensuite l’impôt TVA comme % de ce montant puis le montant TTC comme somme du montant HT et de la TVA.

sur le montant TTC – d’abord est calculée le montant TTC du devis dans les taux particuliers, ensuite l’impôt TVA ett le montant HT comme différence du montant TTC et TVA.

Regroupement de la TVA – définit les montants à partir desquels doivent être calculées la TVA. Il y a deux possibilités:

1. Total des éléments de TVA, c’est à dire que pour chaque position du document est calculée séparément la TVA et ensuite a lieu sa totalisation
2. TVA sur le montant total – la TVA est calculée sur la valeur (somme) de tout le document

Tableau TVA

Dans le tableau TVA est faite la somme de tout le devis en devise du système. Il peut se produire que sur un même devis se trouvent des éléments avec différents taux de TVA. Alors dans le tableau de TVA a lieu la somme des montants par taux de TVA.

Si le document est établi en devise étrangère, le tableau de TVA contient outre les montants en devises du système également les montants en devises étrangères après calculs selon le cours qui convient.

La deuxième partie présentée sur l’onglet „Montant” est  la liste de paiements liés à un devis donné.

Pendant l’établissement du devis client, le programme propose un paiement du devis en s’appuyant sur les informations introduites dans l’onglet „Général” (valeur HT, TTC du devis) et définies dans Configuration (forme de paiement)..

L’utilisateur a la possibilité d’ajouter lui-même un paiement et définir ses paramètres. Il n’est possible d’introduire tout changement sur la liste de paiement que pendant l’émission du devis et pendant l’édition de devis non confirmé.

Si le devis dressé doit présenter les possibilités de paiement en quelques échéances (p.ex.: une partie du paiement en liquide lors de l’établissement du document, une partie par virement dans 7 jours) – l’utilisateur établissant le document doit effectuer „l’éclatement” du paiement. Sur la liste de paiement devrait s’afficher autant de positions que d’échéances prévues pour payer le dû. Les délais, les formes de paiements ainsi que les montants doivent correspondre aux échéances particulières. Plus d’information au sujet du partage et de la liaison de paiement se touve dans la partie „Finances -> Echéances de paiement”.

Il est possible de modifier la liste en utilisant les boutons standards du groupe (cf.: „Premier pas avec Altum –> Principes fondamentaux du travail avec le système -> Boutons”). Pour se servir des paiements quelques actions sont caractèristiques:

Ill. 80 Fonctions pour les paiements accessibles au niveau du formulaire de devis client

Modifier – sert à visualiser et à modifier les paiements du document

Regrouper – sert à regrouper plusieurs paiements en un

Diviser – sert à diviser un paiement en plusieurs, cela concerne principalement les situations quand le paiement doit être fait en plusieurs échéances ou en plusieurs formes de paiement

Actualiser- sert à actualiser la forme de paiement

Sur cette liste se trouvent les informations suivantes sur le paiement:

Entité – nom du payeur

Créance client – montant de créance client

Dette fournisseur – montant de la dette fournisseur

Montant restant – montant restant à régler

Forme de paiement – forme dans laquelle le paiement doit être réalisé

Devise – symbole de la devise dans laquelle est généré le paiement. Automatiquement si l’utilisateur ne change pas, elle est en accord avec la devise du document. Il faut cependant se rappeler que le document peut être établi dans une autre devise que celle du paiement.

Délai – date de paiement.

Onglet „Documents associés”

L’onglet „Documents associés”, de même que pour „Devises” et „Remises” n’est pas éditable par l’utilisateur. Il comprend des informations sur tous les documents liés à un devis donné, p.ex.: commandes générées d’un devis.

Ill. 81 Onglet „Documents associés” sur le formulaire de devis client

Onglet „Description”

L’onglet „Description” est entièrement destiné à la description du document par l’utilisateur. Si l’utilisateur a besoin de placer des informations supplémentaires, spéciales sur le devis, c’est dans cet onglet qu’il peut le faire.

Ill. 82 Onglet „Description” sur le formulaire de devis client

Onglet „Attributs”

Des détails concernant les valeurs d’attribut d’objet se trouve au module „Répertoires”dans la description d’attributs (cf.: „Répertoires -> Répertoire d’attributs -> Valeurs d’atribut inscrites pour l’objet).

Ill. 83 Onglet „Attributs” sur le formulaire de devis client

Inscription d’élément sur le devis client

Il n’est possible de dresser un devis client uniquement avec un article qui se trouve dans les articles enregistrés, c’est à dire, que ses données ont été enregistrées dans le répertoire „Articles”. Le système ne donne pas la possibilité d’établir un document avec un seul article, sans inscription de ses données dans la base.

Le devis client peut être dressé avec une marchandise comme pour un service, cependant ils doivent avoir un caractère actif, c’est à dire qu’ils prennent part aux rotations de marchandise.

Dans l’onglet „Général” se trouve la liste, sur laquelle seront inscrites les positions du devis.

Statuts du devis

Après confirmation du devis client, il est possible de noter dessus la „réaction” du client au devis qui lui a été adressé. Cela se fait en sélectionnant l’option de confirmation: reçu, rejeté. Après sélection de l’option rejeté il y a la possibilité de montrer dans la liste définie du domaine „Configuration” dans „Répertoires universels” (cf.: Documentation Répertoires -> „Répertoires universels”) la raison du rejet par le client/par l’utilisateur du devis.

Conversion du devis client en commande client

D’un document devis client confirmé, dont la date de vigueur ne s’est pas encore écoulé et qui n’a pas été rejeté il ya la possibilité de générer une libre quantité de commandes. Lors de la génération de commande le système charge les données fondamentales du devis, en particulier le prix et le montant des positions en devise du document.

Principes de conversion du devis client en commande client:

1.     le prix réduit défini sur le devis ainsi que le montant de tout le devis exprimé en devise du devis n’est pas soumis à changement pendant la conversion du devis client en commande client.

2.     les paiements sur la commande sont établis sur la base des paiements du devis, sur la base duquel a été générée la commande.

3.     avec le paiement sont également transféré les conditions d’escomptes.

4.     dans le cas où sur le devis est sélectionnée la date de réalisation comme „Date” – alors la date sélectionnée est transférée. Lorsque la date sélectionnée est déjà écoulée, la date sur le document généré sera établie avec la date en cours.

5.    Si sur le devis est sélectionnée l’option „Nombre de jours à partir de la date de la commande”, la date de réalisation est transférée selon le modèle: Date en cours + nombre de jours définis dans le devis

6.     Lors de la génération de paiement de la commande sur la base de paiement du devis les conditions d’escompte proposées aux clients sont conservées.

7.     Si au paiement du devis client est définie une date d’échéance de paiement concrète, mais que la date s’est écoulée, alors les conditions d’escompte ne sont pas transférées (le client n’a pas de chance pour payer avant délai).

Génération de commande de vente de plusieurs devis clients

Lors de la génération de commande client à partir de devis client sélectionné le système génére autant de commandes qu’il y a de clients/fournisseurs sur ces devis. La condition supplémentaire de „groupement” de tels devis est également le client/fournisseur cible, la devise, le type de transaction etc.

Sur la commande client générée le système ne regroupe pas les positions, par contre il regroupe les paiements, de cette façon si la commande reste générée p.ex. de deux devis, sur les paiements pour lesquels a été sélectionné le même formulaire de paiement, sur la commande est créé un seul paiement. 

Envoi de devis clients à l’aide de messages e-mail

Le devis client entré dans le système peut être envoyé au client par e-mail. L’envoi de document se fait à l’aide du bouton [Envoyer] du groupe de bouton „Impressions et Rapports” sur la liste menu du devis client ou sur la fenêtre de détails du devis client.

Pour envoyer un devis client par mail il faut avant configurer correctement le compte de l’employé, d’où seront envoyés les messages (cf.: documentation „Répertoires ->Répertoire „Employés”).

Après avoir marqué sur la liste les devis clients clients qui doivent être envoyés et avoir appuyé sur [Envoyer] un formulaire d’envoi de mail s’affiche. Le formulaire d’envoi de document par mail se compose des champs suivants:

Au – liste d’adresses e-mail, auxquelles seront envoyés les messages avec le devis

Cc - liste d’adresses e-mail, auxquelles seront envoyés l’information sur l’envoi de message avec devis

Cci - liste d’adresses e-mail, auxquelles seront envoyés l’information cachée sur l’envoi de message avec devis

Sujet – champ permettant d’inscrire le sujet du message

Texte du message – champ permettant d’inscrire le contenu du message

Attachements – liste des documents attachés au message

Ill. 84 Formulaire d’envoi de message e-mail avec devis client

Afin d’envoyer le message e-mail complété aux clients/fournisseurs il faut appuyer sur [Envoyer] dans le groupe de boutons „Impressions et Rapports”.