ALTUM

Informations sur le devis fournisseur

Il est possible d’établir un devis fournisseur pour un article de type marchandise, service ou ensemble. Le formulaire de devis fournisseur se compose de quelques onglets, mais pour établir un devis il suffit de remplir l’onglet „Général” et d’ajouter l’article.

Afin d’établir un nouveau devis il faut appuyer sur [Ajouter] dans le groupe de boutons „Edition” ce qui entraîne l’ouverture d’un nouveau formulaire.

Onglet „Général”

Cet onglet comporte les données fondamentales qu’il faut remplir pour établir un devis. Dans le cas de simples documents, qui n’exigent pas p.ex: de dispositions spéciales concernant les paiements ou la vérification des données du client/fournisseur – remplir les champs suivants sur cet onglet suffisent totalement, pour définir le devis.

Ill. 161 Onglet „Général” sur formulaire devis fournisseur

Il se compose de deux parties :

1. En-tête, où sont définis le numéro, le numéro de référence, l’expéditeur, le fournisseur, le type de transaction, le taux de TVA, la forme de paiement, le délai de paiement, le centre, le statut du document, la date d’émission, la date de réalisation, la date d’expiration, le montant HT et le montant TTC.
2. La liste d’éléments, qui comporte les informations fondamentales sur les éléments, sur lesquels est établie l’offre: N°., code, nom, unité de mesure, quantité, remise, montant HT et taux de TVA

En-tête

L’en-tête comporte des informations générales sur le document:

Numéro - ce qui s’affiche à côté du champ „Numéro” dépend du type de document sélectionné (c’est à dire du schéma de numération sélectionné – cf.: „Configuration -> Numérateurs”). En fonction du schéma de numération s’affichent de trois à huit champs, qui comportent les sections particulières du numéro dans l’ordre qui a été établi par l’utilisateur. Si dans le schéma de numération est paramétrée la section concernant l’entrepôt (l’entreprise possède plusieurs entrepôts)  – appuyé sur la flèche à côté du champ active la liste de tous les entrepôts et permet de choisir le bon. Afin de sélectionner l’entrepôt défini, il faut le marquer dans la liste (en faisant un clic gauche dessus avec la souris) et ensuite en faisant de nouveau un clic gauche avec la souris. Le symbole (introduit lors de l’ajout de l’entrepôt – cf.: „Configuration -> Numérateurs”  )de l’entrepôt sélectionné s’affiche dans le numéro.

Fournisseur/ expéditeur – champs permettants d’inscrire les données des clients/fournisseurs de qui le document a été reçu. Sur le formulaire s’affiche un code. Le système permet la distinction de deux clients/fournisseurs:

Fournisseur – définit le fournisseur de l’article

Expéditeur – définit l’expéditeur de l’article

Une telle distinction est justifiée lorsque la marchandise est fournie par une entreprise qui n’est pas l’expéditeur de celle-ci, aussi bien que quand le fournisseur et le vendeur sont le même client/fournisseur, mais ont des adresses différentes.

Le fournisseur comme le vendeur sont sélectionnés dans „l’arborescence” ou la liste des clients/fournisseurs, développée par le bouton ou . Après sélection du client/fournisseur son code s’affiche sur l’en-tête de l’offre. Les autres données postales du partenaire peuvent être visualises ou complétées dans l’onglet „Clients/Fournisseurs”  au niveau duquel il est possible également de remplir les données manquantes et les éditer. Les données modifiées sont actualisées dans le répertoire „Clients/Fournisseurs”.

Type de transaction – champ permettant de définir quel genre de transaction concerne le document

Taux de TVA – champ permettant de sélectionner le taux de TVA.

Forme de paiement- forme de paiement attachée au fournisseur. Elle est chargée de la carte de fournisseur dans l’onglet  „Commercial”.

Délai- nombre de jours pour régler le document. Le délai est chargé de la carte de fournisseur après sélection du fournisseur sur la commande. Après sélection du fournisseur est calculée aussi la date de paiement.

Centre- affiche le nom du centre, dans lequel travaille l’utilisateur

Statut du du document- définit le statut avec lequel est ouvert le document. Le document peut être au statut:

initialisé- le document est dressé et n’a pas encore été inscrit dans la base

non-validé – le document est inscrit „au brouillon” et il est possible de le modifier

validé- à ce stade il n’est pas possible d’introduire des modifications sur le document

annulé- le document n’est pas modifiable

Confirmation –définit la „réaction” de l’utilisateur au devis qui lui est adressé. Permet la sélection entre les statuts:

         reçu– le devis a été accepté par l’utilisateur

         rejeté – le devis a été rejeté par l’utilisateur. Dans le cas de sélection de l’option „rejeté”, en dessous du champ „Confirmation” s’affiche un champ supplémentaire „Motif du rejet”

Motif du rejet – définit la raison du rejet du devis par l’utilisateur

Date d’émission – date à laquelle le document a été émis. La date du système (date actuelle, en cours) est de façon standard proposée. Il est possible d’émettre un devis fournisseur, c’est à dire avec une date antérieure à celle en cours.

·  Date de réalisation - définit une date concrète, ou définit un délai de réalisation comme le nombre de jour à compté du moment du dépôt de commande. Dans le cas où le champ „Non-défini”est marqué, la date de réalisation ne sera pas définie.

·  Dans le cas de sélection de la date de réalisation, il est possible dans le champ ci-dessous de définir une date concrète en la sélectionnant du calendrier. Lorsque l’option „Nombre de jours à partir de la commande”est sélectionnée à la place du calendrier s’affiche un champ permettant de définir le nombre de jour pour réaliser le devis.

·  Date d’expiration – définit une date concrète de validité du devis. Dans le cas où le champ „Non-défini”est marqué, la date d’expiration ne sera pas définie.

·  HT – présente la somme des montants HT du devis en devise du document

·  TTC – présente la somme des montants TTC du devis en devise du document

Liste d’éléments

Un devis fournisseur peut être établi de quelques articles différents. Dans cette partie du formulaire se trouve la liste de tous les articles sur lesquels le document donné est établi:

N° – nombre ordinal de l’élément, si l’un des éléments du document est supprimée, les autres éléments sont automatiquement renumérotés

Code – code de l’article sélectionné

Nom – nom de l’article sélectionné

Quantité – quantité d’article qui doit être vendue

Unité de mesure – unité, dans laquelle l’article est vendu (ce ne doit pas être une unité fondamentale)

Prix – prix d’une unité avant calcul des remises

Remise – remise telle qu’elle est attribuée à un article donné (ne comporte pas la remise utilisateur, ni sur la forme de paiement)

Montant HT – montant d’un élément donné (quantité * prix final) après calcul des remises

Taux de TVA  - taux qui a été inscrit pour un article donné

·  Onglet „Clients/Fournisseurs”

Cet onglet comporte les informations sur l’adresse du fournisseur et du vendeur. Les données sont automatiquement remplies après la sélection du client/fournisseur dans l’onglet „Général”. Les informations placées ici peuvent être changées, éventuellement complétées si elles manquent. Ce changement influe sur les données inscrites dans les cartes de présentation du client/fournisseur.

Ill. 162 Onglet „Client/Fournisseur” sur le formulaire devis fournisseur

Sur l’onglet „Clients/Fournisseurs” se trouve également l’onglet „Personnes”, qui permet de sélectionner la personne référente dans l’entreprise du client/fournisseur. Les données affichées sur cet onglet fournissent toutes les informations pour faciliter le contact avec cette personne. Les personnes référentes sont ajoutées au système sur la carte de client/fournisseur dans l’onglet „Personnes”. Plus d’informations détaillées à ce sujet se trouve dans le document décrivant la carte de client/fournisseur.

Onglet „Devises”

Sur l’onglet „Devises” est définie la devise dans laquelle une facture donnée doit être émise. Il y a la possibilité d’établir un document dans une autre devise que celle du système.

L’onglet „Devises” se compose de deux parties. La première est un contrôle de devise,permettant de définir le taux de la devise et le taux du document. La deuxième partie est la liste de devises avec leurs taux qui ont été utilisés dans le document.

La devise et le taux du document peuvent être définis à tout moment de l’établissement du document jusqu’à sa confirmation (en ajoutant une référence ou après avoir ajouté une référence au devis). Après initialisation du document, la devise par défaut est la devise du système.

Pour changer de devise du document, il faut choisir une devise étrangère et ensuite il faut définir le type de cours, d’où sera chargé le cours. Le type de cours par défaut établi par l’utilisateur dans„Configuration -> Taux de change” est suggéré automatiquement, mais il est possible de le changer en déroulant la liste de types définis (cf.: „Configuration -> Taux de change”) à l’aide de la flèche en bas à côté du nom de type de cours. Si un tel type de cours est sélectionné, pour lequel est défini un cours pour la devise et la date données le cours est automatiquement chargé. Pour un type de cours manuel – il faut définir le cours indépendamment – en inscrivant sa valeur avec le clavier ou en l’établissant à l’aide des flèches vers le haut/vers le bas . Dans le cas d’un type de cours pour lequel n’a pas été défini le cours à un jour donné, le système affiche le communiqué: „Une autre date de cours a été chargée”. Cela signifie que le cours a été chargé avec la dernière date, à laquelle il a été défini. Dans le cas de manque total de cours pour un type de cours donné, le système affiche le communiqué: „Aucune cotation du taux de change n’a été donnée [symbole de la devise] sur [date]” et automatiquement le type de cours est changé en manuel.

Le système permet également de définir la date à laquelle le cours doit être chargé. Par défaut est sélectionnée une date libre, mais il possible évidemment de la changer. La sélection a lieu de la liste déroulante prédéfinie en faisant un clic gauche avec la souris sur la flèche en bas à côté du nom de type de date.

Ill. 163 Liste prédéfinie des types de dates

Toutes les dates – date qu’il est possible librement d’inscrire avec le clavier ou sélectionner à l’aide du calendrier intégré dans le champ „Date de chargement”. Pour la date sélectionnée le cours est chargé si évidemment un tel cours existe

Date d’émission – date d’émission du devis. La date est chargée automatiquement de l’onglet du document, le champ „Date de chargement” devient inactif

Dans Configuration dans les types de documents il est possible de définir de quel jour doit être chargé le taux par rapport à la date de l’en-tête du document.

Si le chargement de taux de devise va dépendre du type de date: émission, et le nombre de jours avant la date est définie p.ex. à 3, alors le taux de devise sera chargé à la date: date d’émission – 3 jours. Le taux sera chargé trois jours avant par rapport à la date d’émission.

Ill. 164 Définition du chargement de taux de change dans les types de documents

La partie inférieure de l’onglet „Devises” n’est pas modifiable par l’utilisateur. Elle comporte des informations sur les devises utilisées sur le document ainsi que leurs cours à un jour donné. Le nombre de positions sur la liste est différent en fonction du nombre de devises utilisées en émettant le document. Dans le cas de différences de devises entre le document et la position, sur la liste est toujours marqué quelle devise est celle du document.

Ill. 165 Onglet „Devises” sur le formulaire de devis fournisseur

Onglet „Montant”

L’onglet „Montant” est rempli automatiquement avec les données après inscription du document. Il est divisé en deux parties. Le premier „Eléments de TVA” permet de définir des données comme:

Méthode de calcul de TVA – définit la méthode de calcul de la TVA qui peut être calculée du prix TTC ou HT. La valeur par défaut de ce champ est établie . Dépendant de ce réglage les prix de vente des positions du document sont affichés et édités comme prix TTC ou HT.

sur le montant TTC – d’abord est calculé le montant TTC de la facture dans les taux particuliers, ensuite l’impôt TVA ett le montant HT comme différence du montant TTC et TVA.

Regroupement de la TVA – définit les montants à partir desquels doivent être calculées la TVA. Il y a deux possibilités:

1. la somme de TVA des éléments, c’est à dire que pour chacun des éléments du document est calculée séparément la TVA et ensuite ils sont additionnés

2.    TVA de la somme des montants – la TVA est calculée sur la valeur (somme) de tout le document

Ill. 166 Onglet „Montants” sur le formulaire de devis fournisseur

Tableau TVA

Dans le tableau TVA est faite la somme de toute le devis en devise du système. Il peut se produire que sur un même devis se trouvent des positions avec différents taux de TVA. Alors dans le tableau de TVA a lieu la somme des montants par taux de TVA. Si le document est établi en devise étrangère, le tableau de TVA contient outre les montants en devises du système également les montants en devises étrangères après calculs selon le cours qui convient.

La deuxième partie présentée sur l’onglet „Montants” est  la liste de paiements liés au devis donné. Pendant l’établissement du devis, le programme propose un paiement du devis en s’appuyant sur les informations introduites dans l’onglet „Général”(valeur HT, TTC de la commande) et définies dans Configuration (forme de paiement). L’utilisateur a la possibilité d’ajouter lui-même un paiement et définir ses paramètres. Il n’est possible d’introduire tout changement sur la liste de paiement que pendant l’émission du devis et pendant l’édition de devis non confirmé.

Il est possible de modifier la liste en utilisant les boutons standards du groupe de boutons „Echéance de paiement” dans le menu. (cf.: „Premiers pas avec Comarch Altum-> Principes fondamentaux de travail avec le système -> Boutons” ) Pour se servir des paiements il y a quelques actions caractèristiques:

Ill. 167  Fonctions de paiements accessibles au niveau du formulaire de devis fournisseur

Modifier – sert à visualiser et à modifier les paiements du document

Regrouper – sert à regrouper plusieurs paiements en un

Diviser – sert à diviser un paiement en plusieurs, cela concerne principalement les situations quand le paiement doit être fait en plusieurs échéances ou en plusieurs formes de paiement

Actualiser- sert à actualiser la forme de paiement

Sur cette liste se trouvent les informations suivantes sur le paiement:

Entité – nom du payeur

Créance – montant de la créance

Dette – montant de la dette

Montant restant – montant restant à régler

Forme de paiement – définit la forme sous laquelle est effectué le paiement

Devise – symbole de la devise dans laquelle est généré le paiement. Automatiquement si l’utilisateur ne change pas, elle est en accord avec la devise du document. Il faut cependant se rappeler que le document peut être établi dans une autre devise que celle du paiement.

Forme de paiement – forme dans laquelle le paiement doit être réalisé

Délai – date de paiement

Onglet „Documents associés”

L’onglet „Documents associés” n’est pas modifiable par l’utilisateur. Il comprend des informations sur tous les documents liés à un devis donné, p.ex.: des commandes, ou des documents devis client générés de devis fournisseur. Ces informations sont automatiquement actualisées, en accord avec les transactions effectuées.

Ill. 168 Onglet „Documents associés” sur le formulaire de devis fournisseur

Onglet „Description”

L’onglet „Description” est entièrement destiné à la description du document par l’utilisateur. Si l’utilisateur a besoin de placer des informations supplémentaires, spéciales sur le devis, c’est dans cet onglet qu’il peut le faire.

Ill. 169 Onglet „Description” sur le formulaire de devis fournisseur

Onglet „Attributs”

Des détails concernant les valeurs d’attribut d’objet se trouve au module „Répertoires”dans la description d’attributs (cf.: „Répertoires -> Répertoire d’attributs -> Valeurs d’atribut inscrites pour l’objet).

Ill. 170 Onglet “Attributs” sur le formulaire de devis fournisseur

Inscription d’éléments sur le devis fournisseur

Il est possible de dresser un devis fournisseur uniquement avec un article qui se trouve dans les articles enregistrés, c’est à dire, que ses données ont été enregistrées dans le répertoire „Articles”. Le système ne donne pas la possibilité d’établir un document avec un seul article, sans inscription de ses données dans la base.

Le devis fournisseur peut être dressé avec une marchandise ou un service, cependant ils doivent avoir un caractère actif, c’est à dire qu’ils prennent part aux rotations de marchandise.

Dans l’onglet „Général” se trouve la liste, sur laquelle seront inscrites les positions suivantes du devis.

On utilise la liste à l’aide des boutons standards du menu du groupe „Références” (cf.: „Premiers pas avec Altum –> Principes fondamentaux du travail avec le système -> Boutons”).

Ill. 171 Menu „Références”  sur le devis fournisseur

Statuts du devis

Après confirmation du devis, il est possible de noter dessus la „réaction” de l’utilisateur à l’offre qui lui a été adressée. Cela se fait en sélectionnant l’option de confirmation: reçu, rejeté. Après sélection de l’option rejeté il y a la possibilité de montrer dans la liste définie du module „Répertoires” dans „Répertoires universels” (cf.: documentation „Répertoires -> Répertoires universels”) la raison du rejet par le client/par l’utilisateur de l’offre.

Conversion de devis fournisseur en commande fournisseur

D’un document devis fournisseur confirmé, dont la date de vigueur ne s’est pas encore écoulée et qui n’a pas été rejeté il y a la possibilité de générer une libre quantité de commandes. Lors de la génération de commande fournisseur, le système charge les données fondamentales du devis, en particulier le prix et le montant des positions en devise du document.

Principes de conversion du devis fournisseur en commande fournisseur:

1.     le prix réduit défini sur le devis ainsi que le montant de tout le devis exprimé en devise du devis n’est pas soumis à changement pendant la conversion du devis fournisseur en commande fournisseur.

2.     les paiements sur la commande sont établis sur la base des paiements du devis, sur la base duquel a été généré la commande.

3.     avec le paiement sont également transféré les conditions d’escomptes.

4.     dans le cas où sur le devis, la date de réalisation est sélectionnée comme „Date” – alors la date sélectionnée est transférée. Lorsque la date sélectionnée est déjà écoulée, la date sur le document généré sera établie avec la date en cours.

5.    si sur le devis est sélectionnée l’option „Nombre de jours à partir de la date de la commande”, la date de réalisation est transférée selon le modèle: Date en cours + nombre de jours définis dans le devis.

6.     lors de la génération de paiement de la commande sur la base de paiement du devis les conditions d’escompte proposées à l’utilisateur sont conservées.

7.     si au paiement du devis fournisseur est définie une date d’échéance de paiement concrète, mais que la date s’est écoulée, alors les conditions d’escompte ne sont pas transférées (le client n’a pas de chance pour payer avant délai). 

Génération de commande fournisseur à partir de plusieurs devis fournisseurs

Lors de la génération en commande fournisseur de plusieurs devis fournisseur sélectionnées, le système génére autant de commandes qu’il y a de clients/fournisseurs sur ces devis. La condition supplémentaire de „groupement” de tels devis est également le client/fournisseur cible, la devise, le type de transaction etc.

Sur la commande fournisseur générée le système ne regroupe pas les références, par contre il regroupe les paiements, de cette façon si la commande reste générée p.ex. de deux devis, sur les paiements pour lesquels a été sélectionné la même forme de paiement, sur la commande est créé un seul paiement.

Génération de devis client à partir de devis fournisseur

Il y a la possibilité de générer des devis clients d’un ou plusieurs documents devis fournisseur(s). Sur la liste de devis fournisseur, il est possible de générer un devis client pour un ou plusieurs clients. Pendant la génération du devis client, le système établit le prix sur la base de l’une des options suivantes:

        Tarifs des clients/fournisseurs – le tarif est chargé de l’un des tarifs correspondants au client/fournisseur sélectionné

        Charge sur le prix d’achat – le prix est établi sur la base du pourcentage de la charge sur le prix d’achat du devis fournisseur

Ill. 172 Options de calcul du prix sur le devis client lors de la génération à partir de DEVC

L’option de calcul du prix du devis client sur la base de prix fixe est dans ce cas inactive.

Le prix établi sur la base du tarif client/fournisseur est soumis également aux remises en vigueur.

Sur le devis client généré est présenté également une information sur le numéro de devis client, sur la base duquel a été établi le prix de base. Lors de génération de devis client à partir de plusieurs devis fournisseurs, le système ne regroupe pas les positions.

Principes de conversion de devis fournisseur en devis client:

1.    lors de la génération de devis client, le système régle les prix sur la base des tarifs, des promotions alors en vigueur

2.    comme prix de base (valeur d’achat), à partit de laquelle est calculée la marge, est réglé le prix/montant du devis fournisseur source

3.    la génération de devis client est possible seulement lorsque le devis fournisseur est confirmé

4.    la génération de devis client est possible seulement lorsque le devis fournisseur n’est ni rejetée, ni annulée

5.    il n’est pas possible de générer un devis client d’un devis fournisseur dont la date de validité est dépassée

Génération de devis client à partir d’une référence de devis fournisseur

Le système permet de générer un ou plusieurs devis client à partir d’une référence de devis fournisseur. Après sélection d’une référence dans la liste de références du devis, le client peut générer un devis client pour un seul client/fournisseur ou pour plusieurs. Lors de la génération de devis client, indépendamment du nombre de clients/fournisseurs s’affiche l’option de calcul du prix sur le devis client. Les prix sont calculés sur la base:

        des tarifs des clients/fournisseurs -  le tarif est chargé de l’un des tarifs correspondants au client/fournisseur sélectionné

        de la charge sur le prix d’achat - le prix est établit sur la base du pourcentage de la charge sur le prix d’achat du devis fournisseur

        du prix fixe- le prix est établipar le paramétrage direct du prix dans la devise ad hoc.

Ill. 173 Options de calcul du tarif sur le devis client généré à partir de référence de DEVF

Après sélection de l’option, le système calcule le prix et dans le cas de génération de devis client pour un seul client/fournisseur, il est automatiquement ajouté au document devis client.

Lors de la génération de devis client pour plusieurs clients/fournisseurs s’affiche la liste de clients/fournisseurs, dans laquelle l’utilisateur à l’aide de la fonction „multi select” sélectionne tous les clients/fournisseurs pour lesquels il génére un devis client. Sur la liste de devis client, les listes générées sont au statut non confirmé, pour que l’utilisateur puisse les modifier.

Principes de génération de devis client à partir d’un devis fournisseur:

1.    la génération de devis client n’est possible que lorsque le devis fournisseur est validé

2.    la génération de devis client n’est possible que lorsque le devis fournisseur n’est ni rejeté ni annulé

3.    il n’est pas possible de générer un devis client à partir d’un devis fournisseur dont la date d’expiration est déjà dépassée.