ALTUM

Facture d’acompte fournisseur

Les factures d’acompte fournisseur sont des documents commerciaux et sont enregistrées suite à l’émission de moyens financiers à valoir sur de futurs achats. Au moment d’exécution de l’achat de marchandises ou de services, le montant du document est réduit du montant précédemment inscrit de la facture d’acompte fournisseur. Ces factures entraînent le calcul de montant HT, TTC, TVA et générent des paiements.

Dans le système Comarch ALTUM les factures d’acompte fournisseur se trouvent dans le domaine „Achats”. Un document facture d’acompte fournisseur est émis en générant une commande fournisseur au statut: validé, ou bien à partir d’un réglement de fournisseurs, sur la base d’inscriptions caissières/bancaires non réglées.

Liste de factures d’acompte fournisseur

Les factures d’acompte client sont présentées sur la même liste que les factures d’achat fournisseur. La liste des factures d’acompte fournisseur émises est activée à partir du domaine Achats – Factures fournisseur. 

Ill. 131 Menu „Achats” avec l’élément „Factures fournisseur” sélectionné

Sur l’écran s’affiche le relevé de tous les documents d’achat qui ont été établis auparavant.

De façon standard chaque élément de la liste comporte:

Numéro – un numéro de facture d’acompte s’accordant avec le schéma de numération appliqué (cf.: „Configuration -> Numérateurs”)

Date de réception – la colonne présente la date de paiement de la facture d’acompte

Date d’émission – date d’émission de la facture d’acompte fournisseur

Code de l’expédieur – code de l’expéditeur pour qui la facture d’acompte est dressée

Nom de l’expédieur – nom de l’expéditeur pour qui la facture d’acompte est dressée

Adresse – adresse de l’expéditeur pour qui la facture d’acompte est dressée

Montant HT – montant HT de la facture d’acompte

Montant TTC – montant TTC de la facture d’acompte

Devise – symbole de la devise dans laquelle est établi le document

Statut – indique le statut dans lequel se trouve le document

Entrepôt – indique à quel document d’entrepôt est lié la facture d’acompte fournisseur

Ill. 132 Liste de factures d’achat fournisseur et de factures d’acompte fournisseur

Informations sur la facture d’acompte fournisseur

La facture d’acompte fournisseur s’ajoute par génération au niveau des commandes fournisseur ayant le statut validé ou en cours de réalisation, ou bien au niveau du réglement de fournisseurs, sur la base d’écritures caissières-bancaires non-réglées.

Le formulaire de facture d’acompte fournisseur se compose de quelques onglets. Chaque facture générée a ses champs déjà remplis par défaut, qu’il est possible de modifier à l’exception de quelques champs, dont la modification est bloquée en raison du document source qui lui est attaché.

Onglet „Général”

Cet onglet comporte les données fondamentales, qui sont automatiquement remplies après génération de facture d’acompte fournisseur. Il est possible cependant de les modifier, à certaines exceptions près décrites ci-dessus.

Ill. 133 Onglet „Général” sur le formulaire de facture d’acompte fournisseur

Il se compose de trois parties:

1. En-tête, où sont définis le numéro, le numéro de référence, l’expéditeur, le fournisseur, le type de transaction, le taux de TVA, la forme de paiement, le délai de paiement, le centre, le statut du document, la date de réception, la date d’émission, la date d’acompte, les montants HT et TTC, le montant réglé de la facture, le montant restant à régler de la facture.
2. Liste de références, qui comporte les informations fondamentales sur les acomptes générées de la commande fournisseur sélectionnée: numéro, nom, acompte maximal, acompte et taux de TVA.

3.     Liste de références de la commande, qui comporte les informations fondamentales sur les références à partir desquelles a été établie la facture d’acompte: N°, code, nom, quantité, unité de mesure, prix, remise, montant TTC et Taux de TVA.

En-tête

L’en-tête comporte des informations générales sur le document:

Numéro - ce qui s’affiche à côté du champ „Numéro” dépend du type de document sélectionné (c’est à dire du schéma de numération sélectionné – cf.: „Configuration -> Numérateurs”). En fonction du schéma de numération s’affichent de trois à huit champs, qui comportent les sections particulières du numéro dans l’ordre qui a été établi par l’utilisateur. Si dans le schéma de numération est paramétrée la section concernant l’entrepôt (l’entreprise possèdent plusieurs entrepôts)  – appuyé sur la flèche à côté du champ active la liste de tous les entrepôts et permet de choisir le bon. Afin de sélectionner l’entrepôt défini, il faut le marquer dans la liste (en faisant un clic gauche dessus avec la souris) et ensuite en faisant de nouveau un clic gauche avec la souris. Le symbole (introduit lors de l’ajout de l’entrepôt – cf.: „Configuration -> Numérateurs”) de l’entrepôt sélectionné s’affiche dans le numéro.

Au moment d’établir la facture dans la section du numéro, s’affiche automatiquement le numéro suivant. L’utilisateur ne peut attribuer de propre numéro à la facture suivante, en l’insérant avec le clavier. Au moment de la suppression d’une facture enregistrée succède le numéro libéré, ainsi, la facture ajoutée reçoit le numéro de la facture supprimée, p.ex. dans le système il y a 3 factures d’acompte fournisseur numérotées: FAA/2007//00001, FAA/2007//00002, FAA/2007//00003. La FAA numérotée FAA/2007//00002 (enregistrée) est supprimée. Après suppression de cette facture, le document ajouté recevra le numéro: FAA/2007//00002.

Numéro de référence – champ permettant d’introduire le numéro original de la facture d’acompte.

Centre – champ permettant de choisir l’unité de la structure d’erntreprise

Fournisseur/ Expéditeur – champs permettants d’inscrire les données des clients/fournisseurs desquels le document a été reçu. Sur le formulaire s’affiche un code. Le système permet la distinction de deux clients/fournisseurs:

Fournisseur – définit le fournisseur de l’article

Expéditeur – définit l’expéditeur de l’article

Une telle distinction est justifiée lorsque la marchandise est fournie par une entreprise qui n’est pas l’expéditeur de la marchandise, aussi bien que quand le fournisseur et l’expéditeur sont le même client/fournisseur, mais ont des adresses différentes. 

Le fournisseur comme l’expéditeur sont sélectionnés dans „l’arborescence” ou la liste des clients/fournisseurs, dévellopée par le bouton   ou . Après sélection du client/fournisseur son code s’affiche sur l’en-tête de la facture. Les autres données postales du partenaire peuvent être visualises ou complétées dans l’onglet „Clients/Fournisseurs”    au niveau duquel il est possible également de remplir les champs manquants et les éditer. Les données modifiées sont actualisées dans le répertoire „Clients/Fournisseurs”.

Type de transaction – champ permettant de définir quel type de transaction concerne le document. Ce champ est chargé de la commande d’où l’acompte a été généré et il n’est pas possible de modifier le champ sur le formulaire de facture d’acompte fournisseur.

Forme de paiement – forme, dans laquelle est effectué le paiement de la facture d’acompte fournisseur.

Délai – nombre de jours à partir de la date d’émission de la facture d’acompte. Ce champ est placé à côté du champ jours et indique un délai précis de réglement. Dans le cas de changement de date, le nombre de jour est automatiquement actualisé. En changeant le nombre de jours, la date de réglement est également modifié automatiquement.

Statut du document- définit le statut avec lequel est ouvert le document. Le document peut être au statut:

initialisé- le document est dressé et n’a pas encore été inscrit dans la base

non-validé – le document est inscrit „au brouillon” et il est possible de le modifier

validé- à ce stade il n’est pas possible d’introduire des modifications sur le document

annulé- le document a été annulé et n’est pas modifiable

Date d’émission – date, à laquelle le document a été émis, en fonction de cette date la facture d’acompte est inscrite dans le compte de TVA. La date du système (date actuelle, en cours) est de façon standard proposée.

·  Date de réception – date de réception de la facture d’acompte du fournisseur

·   

Date d’acompte – date à partir de quand l’acompte peut-être utilisé dans le système

HT – montant HT de toutes les références de la facture d’acompte

TTC – montant TTC de toutes les références de la facture d’acompte

Réglé – montant de la facture qui a été déjà payé. Ce champ est informatif et non modifiable.

A régler – montant de la facture restant à payer. Ce champ est informatif et non modifiable.

Liste de références

La liste de références présente les références de la facture d’acompte fournisseur. Chaque référence se compose des colonnes suivantes:

N°. – numéro ordinal de référence, si une des références du document est supprimée, les autres sont automatiquement numérotées de nouveau.

Nom – nom de la référence choisie.

Acompte maximal – montant maximum auquel peut être défini un acompte.

Acompte – acompte perçu à valoir sur de futures ventes.

Taux de TVA – taux qui a été attaché à la référence donnée.

La liste de référence fonctionne en mode edit in place, ce qui fait qu’il est possible de changer directement sur la liste le montant de l’acompte. Chaque changement de l’une de ces valeurs entraîne un nouveau calcul de ces références.

Liste de références de la commande

Une facture d’acompte fournisseur peut être établie d’une commande contenant plusieurs articles différents. Dans cette partie du formulaire se trouve la liste de tous les articles qui ont été ajoutés sur la commande fournisseur:

N°. – nombre ordinal de la référence.

Code – code de l’article choisi.

Nom – nom de l’article choisi.

Quantité – quantité de l’article devant être achetée

Unité de mesure – unité de mesure dans laquelle l’article a été commandé (ce ne doit pas être une unité fondamentale)

Remise – remise qui a été attribuée sur l’article donné (ne concerne pas ni la remise utilisateur ni la remise sur la forme de paiement)

Montant TTC – montant TTC de la référence donnée (quantité * prix final)

Taux de TVA – taux qui a été attaché à l’article donné

La liste de références de la commande n’est pas modifiable. Elle sert uniquement à présenter les références de la commande fournisseur de laquelle a été générée l’acompte.

Onglet „Fournisseurs”

Cet onglet comporte les informations sur l’adresse de l’expéditeur et du fournisseur. Les données sont automatiquement remplies après la sélection du fournisseur dans l’onglet „Général”. Les informations placées ici peuvent être changer, éventuellement complétées si elles manquent. Ce changement influe sur les données inscrites dans les cartes de présentation du fournisseur. Le système ne permet pas d’inscrire le document sans des informations complétes sur l’adresse du fournisseur.

Ill. 134 Onglet „Fournisseurs” sur le formulaire de facture d’acompte fournisseur

Onglet „Devises”

Sur l’onglet „Devises” est définie la devise dans laquelle la facture d’acompte donnée doit être émise. Il y a la possibilité d’établir un document dans une autre devise que celle du système. Mais un tel changement doit être introduit dans la commande fournisseur. Sur l’acompte généré de COMF il n’est plus possible de changer la devise du document. 

Le type de taux permet de choisir le type de taux, d’où sera chargé le taux de change. Automatiquement est sugéré le type de taux par défaut, établi par l’utilisateur dans  „Configuration -> Taux de change actuel”, mais il est possible de le changer en déroulant la liste des types définis (cf: „Configuration -> Taux de change actuel”) à l’aide de la flèche en bas à côté du nom de type de cours. Si un tel type de cours est sélectionné, pour lequel est défini un cours pour la devise et la date données le cours est automatiquement chargé. Dans le cas d’un type de cours pour lequel n’a pas été défini le cours à un jour donné, le système affiche le communiqué: „Une autre date de cours a été chargée”. Cela signifie que le cours a été chargé avec la dernière date, à laquelle il a été défini.

Le système permet également de définir la date à laquelle le cours doit être chargé. Par défaut est sélectionnée une date libre, mais il possible évidemment de la changer. La sélection a lieu de la liste déroulante prédéfinie en faisant un clic gauche avec la souris sur la flèche en bas à côté du nom de type de date.

Ill. 135 Liste prédéfinie des types de dates

Date libre – date qu’il est possible librement d’inscrire avec le clavier ou sélectionner à l’aide du calendrier intégré dans le champ „Date de chargement”. Pour la date sélectionnée le cours est chargé si évidemment un tel cours existe

Date d’émission – date d’émission de la facture d’acompte. La date est chargée automatiquement de l’onglet du document, le champ „Date de chargement” devient inactif

Date de réception – date de réception de la facture d’acompte chargée automatiquement de l’onglet du document, comme pour la date d’émission le champ „Date de chargement” devient inactif

Date d’acompte – la date d’acompte est chargée de l’onglet du document, comme pour la date d’émission le champ „Date de chargement” devient inactif

La partie inférieue de l’onglet „Devises” n’est pas modifiable par l’utilisateur. Elle comporte des informations sur les devises utilisées sur le document ainsi que leurs cours à un jour donné. Le nombre d’éléments sur la liste est différent en fonction du nombre de devises utilisées en émettant le document. Dans le cas de différentes devises du document et d’élément, sur la liste est toujours marqué quelle devise est celle du document.

Ill. 136 Onglet „Devises” sur le formulaire de facture d’acompte fournisseur

Onglet „Montants”

L’onglet „Montants” a ses données automatiquement remplies après inscription du document. Il est divisé en deux parties. La première „Eléments de TVA” permet de définir les données:

Registre de TVA- définit le registre de TVA sur lequel est inscrite la facture de TVA. Les registres de TVA sont définis en comptabilité, dans les registres de TVA.

Méthode de calcul de TVA – définit la méthode de calcul de la TVA qui peut être calculée du prix TTC ou HT. Sur la facture d’acompte fournisseur, le paramètre est établi à partir du montant TTC et n’est pas modifiable. Cela signifie que d’abord sera calculé le montant TTC de la facture dans les différents taux, ensuite l’impôt TVA puis le montant HT comme différent du montant TTC et de la TVA.

Regroupement de la TVA – définit les montants à partir desquels doivent être calculées la TVA. Sur la facture d’acompte client, le paramètre est établi sur la TVA sur le montant total et n’est pas modifiable. C’est à dire que la TVA est calculée sur la valeur (somme) de tout le document

Ill. 137 Onglet „Montants” sur le formulaire de facture d’acompte fournisseur

Tableau TVA

Dans le tableau TVA est faite la somme de toute la facture d’acompte en devise du système. Il peut se produire que sur une même facture d’acompte se trouvent des éléments avec différents taux de TVA. Alors dans le tableau de TVA a lieu la somme des montants par taux de TVA.

Si le document est établi en devise étrangère, le tableau de TVA contient outre les montants en devises du système également les montants en devises étrangères après calculs selon le cours qui convient.

La deuxième partie présentée sur l’onglet „Montants” est la liste de paiements liées à la facture d’acompte donnée.

Cette partie est remplie automatiquement avec les données après inscription du document. Pendant l’établissement de la facture d’acompte, le programme propose un paiement de la facture d’acompte en s’appuyant sur les informations introduites dans l’onglet „Général” (valeur HT, TTC de la facture d’acompte) et définies dans Configuration (formulaire de paiement).

L’utilisateur a la possibilité d’ajouter lui-même un paiement et définir ses paramètres. Il n’est possible d’introduire tout changement sur la liste de paiement que pendant l’émission de la facture d’acompte et pendant l’édition de la facture non confirmée.

Il n’y a pas de possibilité de régler une facture d’acompte à ce niveau – tous les réglements sont effectués par l’intermédiaire de comptes caisse/banque. 

Si la facture d’acompte dressée doit être payée en quelques échéances (p.ex.: une partie du paiement en liquide lors de l’établissement du document, une partie par virement dans 7 jours) – l’utilisateur établissant le document doit effectuer „l’éclatement” du paiement. Sur la liste de paiement devrait s’afficher autant de position, autant d’échéances prévues pour payer le dû. Les délais, les formes de paiements ainsi que les montants doivent correspondre aux échéances particulières. Plus d’information au sujet du partage et de la liaison de paiement se touve dans la documentation „Finances -> Echéances de paiement”.

Il est possible de modifier la liste en utilisant les boutons standards du groupe (cf.: „Premier pas avec Altum –> Principes fondamentaux du travail avec le système -> Boutons”). Pour se servir des paiements quelques actions sont caractèristiques:

Ill. 138 Fonctions pour les paiements accessibles au niveau du formulaire de la FAA

Modifier – sert à visualiser et à modifier les paiements du document

Regrouper – sert à regrouper plusieurs paiements en un

Diviser – sert à diviser un paiement en plusieurs, cela concerne principalement les situations quand le paiement doit être fait en plusieurs échéances ou en plusieurs formes de paiement

Actualiser- sert à actualiser la forme de paiement

Sur cette liste se trouvent les informations suivantes sur le paiement:

Montant – montant du paiement dans une forme de paiement concrète

Devise – symbole de la devise dans laquelle est généré le paiement. Automatiquement si l’utilisateur ne change pas, elle est en accord avec la devise du document. Il faut cependant se rappeler que le document peut être établi dans une autre devise que celle du paiement.

Forme de paiement – forme dans laquelle le paiement doit être réalisé

Echéance prévue – date de réalisation du paiement prévue.

Onglet „Documents associés”

L’onglet „Documents associés”, de même que pour „Devises” n’est pas modifiable par l’utilisateur. Il comprend des informations sur tous les documents liés à une facture d’acompte donnée, p.ex.: des correctifs, ou des documents commandes client (COMF) à partir desquelles les factures ont été générées. Ces informations sont automatiquement actualisées, en accord avec les transactions effectuées.

Il est possible de visualiser les documents associés en faisant un double-clic sur le document sélectionné ou en choisissant le document et en cliquant sur l’option „modifier”.

Ill. 139 Onglet „Documents associés” sur le formulaire de facture d’acompte fournisseur

Onglet „Description”

Cet onglet permet d’ajouter une description au document facture d’acompte fournisseur.

Onglet „Attributs”

Des détails concernant les valeurs d’attribut d’objet se trouve au module „Répertoires”dans la description d’attributs (cf.: „Répertoires -> Répertoire d’attributs -> Valeurs d’atribut inscrites pour l’objet).

Ill. 140 Onglet „Attributs” sur le formulaire de facture d’acompte fournisseur

Onglet „Description analytique”

Des détails concernant la définition de description analytique se trouve au module „Répertoires” dans la description de dimensions analytiques (cf.: „Répertoires -> Répertoire de dimensions -> Définition de description analytique”).

Ill. 141 Onglet „Description analytique” sur le formulaire de facture d’acompte fournisseur

L’onglet „Description analytique” contient un champ Description et une liste contenant des descriptions analytiques.

Traits caractèristiques pour une facture d’acompte fournisseur non-validée

Une facture d’acompte fournisseur enregistrée (non-confirmée) possède les caractèristiques suivantes:

1. elle est soumise à modification
2. il est possible de la supprimer
3. il est possible de la confirmer au niveau du formulaire du document ou de la liste de factures
4. il n’est pas possible de la publier
5. elle génére un paiement, qui n’est pas réglé

Traits caractèristiques pour une  facture d’acompte fournisseur validée

La confirmation d’une facture d’acompte fournisseur au niveau du formulaire du document ou au niveau de la liste de documents entraîne les mêmes conséquences. Une telle confirmation de facture d’acompte fournisseur possède les caractèristiques suivantes:

1. elle n’est pas soumise à édition – il est possible uniquement de visualiser les détails du document ou de la position, sans possibilité de les changer
2. il n’est pas possible de la supprimer
3. il est possible de la publier
4. elle génére un paiement, qui en fonction de la forme de paiement sélectionné peut être réglé immédiatement ou non
5. elle génére une inscription dans les comptes de TVA
6. elle peut être annulée

Génération de facture d’acompte fournisseur

Il y a deux manières de générer une nouvelle facture d’acompte fournisseur.

La génération de facture d’acompte fournisseur à partir d’une commande fournisseur confirmée ou réalisée est possible en sélectionnant la commande voulue sur la liste de commandes et en appuyant sur [Générer FAA] dans le groupe de boutons „Génération”. Cette action entraîne l’ouverture d’une nouvelle fenêtre permettant de définir la hauteur de l’acompte perçu à valoir sur les futurs achats de la référence de la commande fournisseur.

Ill. 142 Fenêtre de définition du montant de l’acompte

Pour établir la hauteur de l’acompte, il faut remplir la colonne Acompte permettant d’inscrire la hauteur de l’acompte pouvant aller jusqu’au montant entier de la commande. Après avoir rempli les données, il faut appuyer sur [Enregistrer] dans le groupe de boutons „Général”.

La génération de facture d’acompte sur la base d’opérations caissières-bancaires non réglées est possible sur la liste de réglement de fournisseurs. Cette opération est disponible à partir de la liste d’opérations filtrées à un client/fournisseur concret et à un certain type d’opération de dépense. La génération de facture d’acompte n’est possible que sur la base d’inscription caissières-bancaires enregistrées dans une devise correspondante à celle de la commande, pour laquelle doit être générée la facture.

Pour établir une nouvelle facture d’acompte fournisseur il faut choisir une opération caissière-bancaire dans les „Réglements fournisseurs” et appuyer sur [Générer FAA] dans le groupe de boutons „Génération”.

Ces boutons sont actifs lorsque toutes les conditions ci-dessous sont remplies:

• le filtre est réglé sur les opérations caissières-bancaires,
• le filtre est réglé sur les opérations „dépôts”
• le filtre est réglé pour un client/fournisseur concret,
• le filtre est réglé pour une devise concrète,
• le filtre est réglé pour une forme de paiement concrète
• une opération est choisie:
• • dont le montant à régler est supérieur à 0
  • pouvant être réglée

Cette action entraîne l’ouverture de la liste de commandes fournisseur avec les filtres réglées pour n’afficher que les commandes répondant aux paramètres sélectionnés sur le filtre de liste de réglements de fournisseurs.

Ill. 143 Sélection de commandes fournisseur

Après sélection de la commande fournisseur qui convient, il faut appuyer sur [Sélectionner] dans le groupe de boutons „Sélectionner”. Cette action entraîne l’ouverture d’un nouveau document facture d’acompte fournisseur.