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Informations sur la facture de vente client

Il est possible de dresser une facture de vente client pour un article de type marchandise, service ou ensemble. Comme le système donne la possibilité de vendre avec des stocks d’entrepôts en-deça il est possible d’établir une FC sur un article dont les stocks en entrepôts s’éléve à zéro.

Le formulaire de facture de vente client se compose de quelques onglets, mais pour établir une FC il suffit de remplir l’onglet „Général” et d’ajouter l’article.

Afin d’établir une nouvelle facture il faut sélectionner le bouton [Ajouter] du menu „Edition” ce qui entraîne l’ouverture d’un nouveau formulaire.

Onglet „Général”

Cet onglet comporte les données fondamentales qu’il faut remplir pour établir une facture. Dans le cas de simples documents, qui n’exigent pas p.ex: de dispositions spéciales concernant les paiements ou la vérification des données du client/fournisseur – remplir les champs suivants sur cet onglet suffit totalement, pour effectuer la vente.

Ill. 25 Onglet „Général” sur le formulaire de facture de vente client

Il se compose de deux parties:

1. En-tête, où sont définis le numéro, le client, le destinataire, le type de transaction, le taux de TVA, la forme de paiement, le délai de paiement, le statut du document, la date d’émission, la date de vente, les montants HT et TTC, le montant réglé de la facture, le montant restant à régler de la facture ainsi que le plafond de crédit restant.
2. Liste de positions, qui comporte les informations fondamentales sur les positions sur lesquelles est établie la facture: code, quantité, nom de l’article, unité, prix normal, remise, prix réduit (après prise en compte des remises), montant HT et taux de TVA

En-tête

L’en-tête comporte des informations générales sur le document:

Numéro - ce qui s’affiche à côté du champ „Numéro” dépend du type de document sélectionné (c’est à dire du schéma de numération sélectionné – cf.: „Configuration -> Numérateurs”). En fonction du schéma de numération s’affichent de trois à huit champs, qui comportent les sections particulières du numéro dans l’ordre qui a été établi par l’utilisateur. Si dans le schéma de numération est paramétrée la section concernant l’entrepôt (l’entreprise pssèdent plusieurs entrepôts)  – appuyé sur la flèche à côté du champ active la liste de tous les entrepôts et permet de choisir le bon. Afin de sélectionner l’entrepôt défini, il faut le marquer dans la liste (en faisant un clic gauche dessus avec la souris) et ensuite en faisant de nouveau un clic gauche avec la souris. Le symbole (introduit lors de l’ajout de l’entrepôt – cf.: „Configuration -> Numérateurs”) de l’entrepôt sélectionné s’affiche dans le numéro.

Au moment d’établir la facture dans la section du numéro, s’affiche automatiquement le numéro suivant. L’utilisateur ne peut attribuer de propre numéro à la facture suivante, en l’insérant avec le clavier. Au moment de la suppression d’une facture enregistrée succède le numéro libéré, ainsi, la facture ajoutée reçoit le numéro de la facture supprimée, p.ex. dans le système il y a 3 factures de ventes clients numérotées: FC/2007//00001, FC/2007//00002, FC/2007//00003. La FC numérotée FC/2007//00002 (enregistrée) est supprimée. Après suppression de cette facture, le document ajouté recevra le numéro: FC/2007//00002.

Numéro de référence – numéro de référence de facture de vent client

Client / Destinataire – champs permettant d’inscrire les données des clients pour lesquels le document doit être établi. Sur le formulaire s’affiche un code. Le système permet la distinction de deux clients:

Client – définit l’acheteur de l’article

Destinataire -  définit le destinataire de l’article, l’adressataire de la livraison

Une telle distinction est justifiée lorsque la marchandise est envoyée à une autre adresse que celle de l’acheteur, aussi bien quand l’acheteur et le destinataire sont le même client, que lorsqu’ils sont différents. Le client comme le destinataire sont sélectionnés dans „l’arborescence” ou la liste des clients, dévellopée par le bouton  ou . Après sélection du client son code s’affiche sur l’en-tête de la facture. Les autres données postales du partenaire peuvent être visualises ou complétées dans l’onglet „Clients” au niveau duquel il est possible également de remplir les champs manquants et les éditer. Les données modifiées sont actualisées dans le répertoire „Clients”.

Type de transaction – champ permettant de définir quel type de transaction concerne le document

Taux de TVA – champ permettant de sélectionner le taux de TVA.

Forme de paiement – forme de paiement attachée au client. Elle est chargée de la carte de client dans l’onglet  „Commercial”.

Délai – de jours pour régler le document. Le délai est chargé de la carte de client après sélection du client sur la facture. Après sélection du client est calculée aussi la date de paiement.

Centre- affiche le nom du centre, dans lequel travaille l’utilisateur

Statut du document- définit le statut avec lequel est ouvert le document. Le document peut être au statut:

 initialisé- le document est dressé et n’a pas encore été inscrit dans la base

          non-confirmé – le document a été inscrit „au brouillon” et il est possible de l’éditer

confirmé- à ce stade il n’est pas possible d’introduire des modifications sur le document

annulé- le document a été annulé et n’est pas modifiable

Date d’émission – date, à laquelle le document a été émis, en fonction de cette date la facture est inscrite dans le compte de TVA. La date du système (date actuelle, en cours) est de façon standard proposée. Il est possible d’émettre une FC antidatée, c’est à dire avec une date antérieure à celle en cours.

·  Date de vente - date de vente ou d’émission de marchandise de l’entrepôt

HT – montant HT du document en devise du document. Ce champ est informatif et non modifiable.

TTC – montant TTC du document en devise du document. Ce champ est informatif et non modifiable.

Réglé – montant de la facture qui a été déjà payé. Ce champ est informatif et non modifiable.

A régler – montant de la facture restant à payer. Ce champ est informatif et non modifiable.

Plafond de crédit restant- ce champ n’est pas éditable et assure un rôle d’information. Cela donne l’information à l’utilisateur sur le montant de crédit marchand que le client/fournisseur peut encore utiliser. Le montant du plafond de crédit restant est exprimée en devise du système.

Liste d’éléments

Une facture de vente client peut être établie de quelques articles différents. Dans cette partie du formulaire se trouve la liste de tous les articles sur lesquels le document donné est établi:

N° – nombre ordinal des positions, si l’un des éléments du document est supprimée, les autres éléments sont automatiquement renumérotés

Code – code de l’article sélectionné

Nom – nom de l’article sélectionné

Quantité – quantité d’article qui doit être vendue

Unité de mesure – unité de mesure dans laquelle l’article est vendu (il ne doit pas l’être dans une unité fondamentale)

Prix – prix d’une unité avant calcul des remises

Remise – remise telle qu’elle est attibuée à un article donné (ne comporte pas de remise utilisateur, ni de remise sur la forme de paiement)

Montant HT – montant d’une position donnée (quantité * prix final) après prise en compte de la remise

Taux de TVA  - taux qui a été inscrit pour un article donné

La liste des éléments dans le mode edit in place, ce qui signifie qu’il est possible de modifier la quantité d’article, l’unité de mesure et la hauteur de la remise utilisateur directement sur la liste. Chaque changement de l’une de ces valeurs entraîne un nouveau calcul des autre valeur de la position.

Onglet „Clients/Fournisseurs”

Cet onglet comporte les informations sur l’adresse de l’acheteur et du destinataire. Les données sont automatiquement remplies après la sélection du client/fournisseur dans l’onglet „Général”. Les informations placées ici peuvent être changer, éventuellement complétées si elles manquent. Ce changement influe sur les données inscrites dans les cartes de présentation du client/fournisseur. Le système ne permet pas d’inscrire le document sans des informations complétes sur l’adresse du client/fournisseur

Ill. 26 Onglet „Client/Fournisseur” sur le formulaire de facture de vente client

Onglet „Devises”

Sur l’onglet „Devises” est définie la devise dans laquelle une facture donnée doit être émise. Il y a la possibilité d’établir un document dans une autre devise que celle du système.

L’onglet „Devises” se compose de deux parties. La première est un contrôle de devise,permettant de définir le taux de la devise et le taux du document. La deuxième partie est la liste de devises avec leurs taux qui ont été utilisés dans le document.

La devise et le taux du document peuvent être définis à tout moment de l’établissement du document jusqu’à sa confirmation (en ajoutant une référence ou après avoir ajouté une référence à la facture). Après initialisation du document, la devise par défaut est la devise du système.

Pour changer de devise du document, il faut choisir une devise étrangère et ensuite il faut définir le type de cours, d’où sera chargé le cours. Le type de cours par défaut établi par l’utilisateur dans„Configuration -> Taux de change” est suggéré automatiquement, mais il est possible de le changer en déroulant la liste de types définis (cf.: „Configuration -> Taux de change”) à l’aide de la flèche en bas à côté du nom de type de cours. Si un tel type de cours est sélectionné, pour lequel est défini un cours pour la devise et la date données le cours est automatiquement chargé. Pour un type de cours manuel – il faut définir le cours indépendamment – en inscrivant sa valeur avec le clavier ou en l’établissant à l’aide des flèches vers le haut/vers le bas . Dans le cas d’un type de cours pour lequel n’a pas été défini le cours à un jour donné, le système affiche le communiqué: „Une autre date de cours a été chargée”. Cela signifie que le cours a été chargé avec la dernière date, à laquelle il a été défini. Dans le cas de manque total de cours pour un type de cours donné, le système affiche le communiqué: „Aucune cotation du taux de change n’a été donnée [symbole de la devise] sur [date]” et automatiquement le type de cours est changé en manuel.

Le système permet également de définir la date à laquelle le cours doit être chargé. Par défaut est sélectionnée une date libre, mais il possible évidemment de la changer. La sélection a lieu de la liste déroulante prédéfinie en faisant un clic gauche avec la souris sur la flèche en bas à côté du nom de type de date.

Ill. 27 Liste prédéfinie des types de dates

Date libre – date qu’il est possible librement d’inscrire avec le clavier ou sélectionner à l’aide du calendrier intégré dans le champ „Date de chargement”. Pour la date sélectionnée le cours est chargé si évidemment un tel cours existe

Date d’émission – date d’émission de la facture. La date est chargée automatiquement de l’onglet du document, le champ „Date de chargement” devient inactif

Date de vente – la date de vente est chargée de l’onglet du document, comme pour la date d’émission le champ „Date de chargement” devient inactif

Dans Configuration dans les types de documensr il est possible de définir de quel jour doit être chargé le taux par rapport à la date de l’en-tête du document.

Si le chargement de taux de devise va dépendre du type de date: émission, et le nombre de jours avant la date est définie p.ex. à 3, alors le taux de devise sera chargé à la date: date d’émission – 3 jours. Le taux sera chargé trois jours avant par rapport à la date d’émission.

Ill. 28 Définition du chargement de taux de change dans les types de documents

La partie inférieue de l’onglet „Devises” n’est pas éditable par l’Utilisateur. Elle comporte des informations sur les devises utilisées sur le document ainsi que leurs cours à un jour donné. Le nombre d’éléments sur la liste est différent en fonction du nombre de devises utilisées en émettant le document. Dans le cas de différentes devises du document et d’élément, sur la liste est toujours marqué quelle devise est celle du document.

Ill. 29 Onglet „Devises” sur le formulaire de facture de vente client

Onglet „Montants”

L’onglet „Montants” a ses données automatiquement remplies après inscription du document. Il est divisé en deux parties. La première „Eléments de TVA” permet de définir les données:

Ill. 30 Onglet „Montants” sur le formulaire de facture de vente client

Registre de TVA- définit le registre de TVA sur lequel est inscrite la facture de TVA. Les registres de TVA sont définis en comptabilité, dans les registres de TVA.

Méthode de calcul de TVA – définit la méthode de calcul de la TVA qui peut être calculée du prix TTC ou HT. La valeur par défaut de ce champ est établie . Dépendant de ce réglage, les prix de vente des éléments du document sont affichés et édités comme prix TTC ou HT.

sur le montant HT – d’abord est calculée le montant HT de la facture dans les taux particuliers, ensuite l’impôt TVA comme % de ce montant puis le montant TTC comme somme du montant HT et de la TVA.

sur le montant TTC – d’abord est calculée le montant TTC de la facture dans les taux particuliers, ensuite l’impôt TVA ett le montant HT comme différence du montant TTC et TVA.

Regroupement de la TVA – définit les montants à partir desquels doivent être calculées la TVA. Il y a deux possibilité:

1. Total des éléments de TVA, c’est à dire que pour chacun des éléments du document est calculée séparément la TVA et ensuite ils sont additionnés
2. TVA sur le montant total – la TVA est calculée sur la valeur (somme) de tout le document

Tableau TVA

Dans le tableau TVA est faite la somme de toute la facture en devise du système. Il peut se produire que sur une même facture se trouvent des éléments avec différents taux de TVA. Alors dans le tableau de TVA a lieu la somme des montants par taux de TVA.

Si le document est établi en devise étrangère, le tableau de TVA contient outre les montants en devises du système également les montants en devises étrangères après calculs selon le cours qui convient.

La deuxième partie présentée sur l’onglet „Montants” est la liste de paiements liées à la facture donnée.

Cette partie est remplie automatiquement avec les données après inscription du document. Pendant l’établissement de la facture, le programme propose un paiement de la facture en s’appuyant sur les informations introduites dans l’onglet „Général” (valeur HT, TTC de la facture) et définies dans Configuration (formulaire de paiement).

L’utilisateur a la possibilité d’ajouter lui-même un paiement et définir ses paramètres. Il n’est possible d’introduire tout changement sur la liste de paiement que pendant l’émission de la facture et pendant l’édition de la facture non confirmée.

Il n’y a pas de possibilité de régler une facture à ce niveau – tous les réglements sont effectués par l’intermédiaire de comptes caisse/banque. 

Si la facture dressée doit être payée en quelques échéances (p.ex.: une partie du paiement en liquide lors de l’établissement du document, une partie par virement dans 7 jours) – l’utilisateur établissant le document doit effectuer „l’éclatement” du paiement. Sur la liste de paiement devrait s’afficher autant de position, autant d’échéances prévues pour payer le dû. Les délais, les formes de paiements ainsi que les montants doivent correspondre aux échéances particulières. Plus d’information au sujet du partage et de la liaison de paiement se touve dans la documentation „Finances -> Echéances de paiement”.

Il est possible de modifier la liste en utilisant les boutons standards du groupe (cf.: „Premier pas avec Altum –> Principes fondamentaux du travail avec le système -> Boutons”). Pour se servir des paiements quelques actions sont caractèristiques:

Ill. 31 Fonctions pour les paiements accessibles au niveau du formulaire de la facture de vente client

Modifier – sert à visualiser et à modifier les paiements du document

Regrouper – sert à regrouper plusieurs paiements en un

Diviser – sert à diviser un paiement en plusieurs, cela concerne principalement les situations quand le paiement doit être fait en plusieurs échéances ou en plusieurs formes de paiement

Actualiser- sert à actualiser la forme de paiement

Sur cette liste se trouvent les informations suivantes sur le paiement:

Entité – nom du payeur

Créance client – montant de la créance client

Dette fournisseur – montant de la dette fournisseur

Montant restant – montant restant à régler

Forme de paiement – forme dans laquelle le paiement doit être réalisé

Devise – symbole de la devise dans laquelle est généré le paiement. Automatiquement si l’utilisateur ne change pas, elle est en accord avec la devise du document. Il faut cependant se rappeler que le document peut être établi dans une autre devise que celle du paiement.

Délai – date de paiement.

Onglet „Documents associés”

L’onglet „Documents associés”, de même que pour „Devises” n’est pas modifiable par l’utilisateur. Il comprend des informations sur tous les documents liés à une facture donnée, p.ex.: des factures de TVA sur la vente, des correctifs, ou des documents bon de livraison (LIV) générés par factures. Ces informations sont automatiquement actualisées, en accord avec les transactions effectuées.

Ill. 32 Onglet „Documents associés” sur le formulaire de facture de vente client

Onglet „Description”

L’onglet „Description” est entièrement destiné à la description du document par l’utilisateur. Si l’utilisateur a besoin de placer des informations supplémentaires, spéciales sur la facture, c’est dans cet onglet qu’il peut le faire.

Ill. 33 Onglet „Description” sur facture de vente client

Onglet „Attributs”

Des détails concernant les valeurs d’attribut d’objet se trouve au module „Répertoires”dans la description d’attributs (cf.: „Répertoires -> Répertoire d’attributs -> Valeurs d’atribut inscrites pour l’objet).

Ill. 34 Onglet „Attributs” sur le formulaire de facture de vente client

Onglet „Description analytique”

Des détails concernant la définition de description analytique se trouve au module „Répertoires” dans la description de dimensions analytiques (cf.: „Répertoires -> Répertoire de dimensions -> Définition de description analytique”).

Ill. 35 Onglet „Description analytique” sur le formulaire de facture de vente client

Traits caractèristiques pour une facture de vente client non-confirmée

Une facture de vente client enregistrée (non-confirmée) possède les caractèristiques suivantes:

1. elle est soumise à modification
2. elle réserve l’article dans la quantité établie par la facture – le changement d’article ou de quantité sur le document, entraîne un changement de réservation
3. il est possible de la supprimer définitivement – ce qui le retrait de réservation de l’entrepôt
4. il est possible de la confirmer au niveau du formulaire du document ou de la liste de factures
5. il n’est pas possible de la publier
6. elle génére un paiement, qui n’est pas réglé
7. il n’est pas possible de générer à partir d’elle aucun autre document (LIV)

Traits caractèristiques pour une  facture de vente client confirmée

La confirmation d’une facture de vente client au niveau du formulaire du document ou au niveau de la liste de documents entraîne les mêmes conséquences. Une telle confirmation de facture de vente client possède les caractèristiques suivantes:

1. elle n’est pas soumise à édition – il est possible uniquement de visualiser les détails du document ou de la position, sans possibilité de les changer
2. elle réserve l’article dans la quantité établie par la facture – le changement d’article ou de quantité sur le document, entraîne un changement de réservation
3. il n’est pas possible de la supprimer
4. il est possible de la publier
5. elle génére un paiement, qui en fonction de la forme de paiement sélectionné peut être réglé immédiatement ou non
6. elle génére une inscription dans les comptes de TVA
7. elle peut être annulée – elle augmente la quantité d’article en entrepôt
8. il est possible de générer à partir un autre document (LIV)