ALTUM

Inscription de référence sur la facture de vente client

Il est possible de dresser une facture de vente client uniquement avec l’article qui se trouve dans les articles enregistrés, c’est à dire, que ses données ont été enregistrées dans le répertoire „Articles”. Le système ne donne pas la possibilité d’établir un document avec un seul article, sans inscription de ses données dans la base.

La facture de vente client peut être dressée avec une marchandise, un service ou un ensemble, cependant ils doivent avoir un caractère actif, c’est à dire qu’ils prennent part aux rotations de marchandise.

Dans l’onglet „Général” se trouve la liste, sur laquelle seront inscrites les références suivantes de la facture.

Références - les factures servent à mémoriser les éléments de marchandises (article, quantité, unité de mesure, prix, remises, montant HT, taux de TVA, Montant TTC, …)

On utilise la liste à l’aide des boutons standards du menu du groupe „Positions” (cf.: „Généralités sur le système Comarch Altum –> Boutons sur la liste -> Boutons fondamentaux”).

Ill. 36 Groupe de boutons „Références” sur la facture de vente client

Formulaire d’ajout d’article de type „marchandise”

et de type „ensemble” sur la facture de vente client

L’ajout d’une nouvelle position est possible après avoir appuyé sur la touche [Ajouter] ou [Ajouter à l’aide d’un formulaire] du menu „Références”. Appuyer sur [Ajouter à l’aide d’un formulaire] entraîne l’ouverture d’un formulaire d’ajout de position. Le formulaire après sélection d’un article est soumis à modification en fonction de son type d’article sélectionné „marchandise”, „service” ou „ensemble”.

Dans la fenêtre „Détails de l’élément” se trouvent les informations fondamentales sur l’article sélectionné. Les plus importantes d’entre elles sont: le code, la quantité, le prix ainsi que la devise dans laquelle l’article a été chargé du tarif.

Ill. 37 Formulaire d’ajout de position sur la facture de vente client

La fenêtre „Détails de l’élément” se compose de trois onglets:

Onglet „Général”

Toute la fenêtre est divisée en cinq parties, comportant les informations suivantes:

1.     sur la précision et le contrôle du tarif

2.     sur l’article/le service/l’ensemble, son nom, son code, le délai de livraison

3.     sur la quantité, l’unité de mesure, le prix, les remises, les taux de TVA, les points, les valeur d’acquisition – „Calcul”

4.     sur les sous-positions vendues – „Sous-positions”

5.      sur les lots et ressources disponibles- Lots/Ressources”

Dans la partie supérieure de la fenêtre se trouvent des informations sur:

Précision – définit le nombre de chiffres après la virgule pour le montant des tarifs dans le calcul de l’élément. Ce champ contient la valeur définit dans le type de document. Il propose par défaut la valeur établie dans le type de document.

Contrôle: quantité * prix= montant- le marquage de ce paramètre permet d’inscrire seulement un montant tel qu’il peut être calculé comme produit de la quantité et du prix.

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Exemple

Sur la position est définie la quantité de 10 pièces, le prix s’élève à 100 PLN, le montant de la position à 1000 PLN

Après marquage du paramètre „contrôle: quantité * prix= montant” il n’est pas possible d’introduire un montant dans la position qui ne permettrait pas le calcul du prix, c’est à dire p. ex. un montant s’élevant à 1000,01.

En décochant le paramètre il est possible d’éditer le montant et de définir sa hauteur à 1000,01. Dans ce cas le prix ne sera pas calculé.

Article

Article - bouton permettant d’afficher la liste d’articles. Il faut sélectionner l’article de la liste de tous les „Articles” actifs définis dans le Répertoire.  Il est possible s’afficher la liste d’article en appuyant sur le bouton . Il est possible de sélectionner l’article en inscrivant dans le champ, à côté du bouton [Marchandise/service/ensemble], le code de l’article et appuyer sur „Entrer”. Cette deuxième méthode exige la connaissance des codes. Dans le champ à côté du code, s’affiche le nom de l’article sélectionné.

Description – champ permettant d’introduire un suite libre de caractères, concernant des remarques supplémentaires.

Calcul

Après sélection de l’article dans la partie „Calcul” des valeurs s’affichent dans les champs suivants:

Ill. 38 Partie „Calcul” sur le formulaire d’ajout d’article sur la facture de vente client

Quantité – définie la quantité d’article qui doit être vendue. En définissant la quantité de l’article à cet endroit l’utilisateur ne choisit pas le lot de provenance de l’unité donnée de l’article. Elle est prise automatiquement selon les paramètres de l’ordre de chargement des ressources dans configuration ou sur la carte de marchandise. Cependant cela ne signifie pas que l’utilisateur n’a aucune influence sur la sélection des lots et la provenance des ressources. Il peut l’effectuer en sélectionnant le lot qui convient dans „Lots et Ressources” (en faisant un double clic) ensuite définir la quantité qui convient dans la boîte combinée „Quantité” et à l’aide du bouton avec la flèche „Ajouter”  sur la partie à droite du formulaire d’ajout d’élément transférer le lot sélectionné.

A côté de la quantité se trouve le champ avec le symbole d’unité. L’unité fondamentale inscrite pour cette article pour le type de document donné s’affiche automatiquement. Il est possible cependant de changer l’unité fondamentale pour une unité auxiliaire définie sur la carte d’article. L’unité est définie dans le Répertoires „Unités de mesure” (cf.: „Configuration -> Unités de mesure”). Après changement d’unité de mesure les sous-références sont supprimés et les prix sont de nouveau calculés.  Cela vient du fait qu’après sélection d’une autre unité, la quantité et le prix sont calculés selon le convertisseur d’unité fondamentale en unité auxiliaire.

A côté du champ avec le symbole d’unité dans un rectangle gris s’affiche un convertisseur en unité fondamentale.

Prix de départ (HT) – prix HT d’une unité de l’article en devise du document. Prix à partir duquel est calculée la remise. Le prix est chargée du tarif actif pour le type de prix sélectionné et converti en devise du document au taux en cours.

Sous le prix de départ se trouve un champ permettant de choisir un type de tarif actif.

Remise – grandeur en pourcentage de la remise calculée en accord avec les remises définies

Prix (HT) – prix d’une unité de l’article après prise en compte des remises en devise du document

Montant – montant en devise du document

Points- somme des points, que le client/fournisseur reçoit lors de l’achat de l’article

Taux – taux de TVA, sélectionné de la liste définie de taux TVA dans le Répertoire „Taux de TVA”

Sous-référence

La partie „Sous-référence” contient les données suivantes:

N° – nombre ordinal de la sous-référence

Entrepôt- entrepôt, d’où sont chargées les ressources

Date de livraison – date de livraison de la marchandise

Document – numéro du document sur la base duquel l’article a été pris en entrepôt, p.ex. numéro de facture d’achat fournisseur

Quantité – nombre d’article à l’intérieur d’un seul document (sous-références)

Valeur d’achat – valeur des sous-références (qui doivent être vendues) au prix d’achat en devise du système

Valeur d’acquisition - valeur des sous-références (qui doivent être vendues) au prix d’acquisition en devise du système

Dans la partie „Sous-références” il est possible de diminuer sur le document les ressources transférées de l’entrepôt. Afin de diminuer la quantité de la sous-référence sur le document il faut sélectionner la sous-référence qui convient (en faisant un clic gauche avec la souris), en inscrivant la quantité qui convient dans la boîte combinée „Quantité” et ensuite en appuyant sur le bouton avec la flèche vers le bas „Retourner” .

Lots/Ressources

Après sélection de l’article s’affichent les valeurs dans les champs avec le code, le nom ainsi que dans la partie „Lots/Ressources”, si l’article sélectionné se trouve en entrepôt. dans le cas de manque d’article à vendre, la partie „Lots/Ressources” est vide. 

Le système permet l’inscription de la quantité de l’article, qui doit être vendue en deux endroits sur le formulaire d’ajout de position, dans la partie „Calcul” comme dans „Lots/Ressouces Cela résulte du fait que l’utilisateur peut décider seul de quel lot doit être vendu l’article. Afin d’inscrire la quantité définie sur le document il faut marquer (sur-ligner), en faisant un clic gauche avec la souris sur le lot défini et ensuite inscrire manuellement ou à l’aide des flèches vers le haut et vers le bas  (du côté droit du formulaire, sous le carré avec la flèche vers le haut) la valeur définie. L’inscription de la quantité et appuyer sur la flèche vers le haut  entraîne l’apparition de la position sur la liste de sous-position. On procède de la même manière pour la correction de quantité dans la sous-position. Afin de diminuer la quantité de la sous-position il faut sélectionner la position qui convient (en faisant un cli gauche avec la souris), inscrire la quantité qui convient et ensuite sélectionner la flèche vers le bas.

L’inscription de la quantité directement dans la partie „Calcul” dans le champ „Quantité” empêche l’utilisateur de décider de quel lot doit provenir un article à vendre donné. Il va être pris des stocks d’entrepôts automatiquement, en accord avec les principes de prise d’article des entrepôts FIFO ou LIFO – définis sur la carte d’article sur l’onglet „Lots et Ressources” ou en accord avec les paramètres dans configuration du domaine commercial, s’il manque d’ordre défini de prise des stocks sur la carte d’article.

Les lots/ressources des factures servent à conserver l’information sur:

·         les lots de marchandises se composant en élément de facture de vente client

·         les livraisons prise par les positions de la facture de vente client (elles peuvent provenir de différentes factures d’achat fournisseur)

La partie „Lots/Ressources” contient des informations sur les lots disponibles d’un article sélectionné. Elle comporte les informations suivantes:

Entrepôt – affiche l’entrepôt dans lequel se trouve le lot donné

Les colonnes suivantes comportent les caractères inscrits pour une marchandise donnée et leur quantité est différente en fonction de la quantité de caratères influant les lots, p.ex. couleur, pays d’origine, etc.

Quantité – quantité rééllement accessible à la vente (en tenant compte des réservation) en unité auxiliaire après calcul selon le numérateur défini sur la carte d’article (cf.: „Général-> Articles”)

Quantité en unité fondamentale – quantité rééllement à vendre (tenant compte des réservations) en unité fondamentale

Prix unitaire – prix d’une unité de marchandise se trouvant rééllement en entrepôt

Montant d’achat – montant des unités d’un article, qui doivent être vendues au prix d’achat en devise du système

Montant d’acquisition- montant des unités d’un article, qui doivent être vendues au prix d’acquisition en devise du système

Onglet „Calcul” sur le formulaire d’ajout d’article sur facture de vente client

Cet onglet est composé de trois parties distinctes: Calcul, Devise et Marge.

La partie Calcul possède les champs suivants:

Quantité – définit la quantité d’article qui doit être vendue.

UDM – à côté de la quantité se trouve un champ avec le symbole d’unité de mesure. Automatiquement s’affiche l’unité fondamentale, attachée pour cette article pour le type de document donné.

Prix de départ (HT) – prix HT d’une unité de l’article en devise du document. Prix à partir duquel est calculée la remise. Le prix est chargée du tarif actif pour le type de prix sélectionné et converti en devise du document au taux en cours.

Sous le prix de départ se trouve un champ permettant de choisir un type de tarif actif.

Réduction – grandeur en pourcentage de la réduction calculée en accord avec les remises définies

Prix (HT) – prix d’une unité de l’article après prise en compte des remises en devise du document

Le champ sous le prix affiche le prix à l’unité de l’article en devise du tarif

Montant (HT) :Le premier montant  est le montant du document en devise du document

Le champ en-dessous présente le montant du document en devise chargée du tarif de l’article

Le champ du bas présente le montant du document en devise du système.

Taux de TVA – taux de TVA, sélectionné de la liste définie de taux TVA dans le Répertoire „Taux de TVA”

Partie „Devise”

Dans cette partie de la fenêtre se trouvent des informations sur les devises et les taux ainsi que la date de chargement du taux. Cela a une importance pour les documents établis en devises étrangères ou lorsque l’article dans un tarif actuel a un prix dans un devise différente à celle du système.

Les données sur le type de taux, la date, le taux de la devise sont automatiquement chargées. Si le document est établi dans une autre devise que celle du système, et que le prix de l’article est exprimé également dans une autre devise au système et au document, dans cette partie est présenté le taux de devise du système et de devise du tarif en devise du document. Les taux sont présentés dans l’ordre suivant: en premier le taux de devise du document en devise du tarif de l’article, ensuite la devise du document et à la fin le taux de devise du document en devise du système.

Partie „Marge”

Dans cette partie sont présentés les valeur d’achat en devise du système, la marge est calculée en montant et en pourcentage.

En-dessous est présenté la valeur d’acquisition en devise du système, la marge est calculée en montant et en pourcentage.

Onglet „Attributs” sur formulaire d’ajout d’article sur facture de vente client

Des détails concernant les valeurs d’attribut d’objet se trouve dans le répertoire dans la description  concernant les attributs (cf.: documentation „Répertoires-> Répertoire „Attributs”).

Formulaire d’ajout d’article de type „service” sur la facture de vente client

Pour l’article de type „service” il n’est pas procédé à des enregistrement en entrepôt. Lors de l’établissement de facture de vente client pour un service, sur le formulaire d’ajout d’article, la partie concernant les lots et les ressources est grisée. Les autres parties sont identiques à un formulaire de marchandise.

Ill. 39 Onglet „Position” sur le formulaire d’ajout d’article de type service

sur une facture de vente client

Après sélection de l’article et établissement de la quantité il faut appuyer sur [Enregistrer] dans le groupe de boutons „Général”. L’article s’affiche sur la liste d’éléments de la facture. Pour ajouter un article supplémentaire, il faut appuyer sur [Ajouter] et procéder comme pour l’ajout du premier.

Pour abandoner la sélection de l’article, il faut appuyer sur [Fermer] dans le groupe de boutons „Général”. Ensuite, il faut supprimer l’article de la liste d’élément.

Il est possible de vérifier toutes les transactions avec la participation de l’article donné au niveau du détail de l’élément. En appuyant sur [Historique] dans le menu „Général” s’ouvre l’historique de l’article, cela permet de rechercher les informations intéressant l’utilisateur.