ALTUM

Informations sur le document ME

Il est possible d’établir un document Mouvements d’entrepôts seulement et uniquement pour un article de type marchandise et ensemble, il doit se trouver en entrepôt, c’est à dire que ses ressources en entrepôts ne doivent pas se porter à zéro.

Le formulaire ME se compose de quelques onglets, mais pour établir un document il suffit de remplir l’onglet „Général” et d’ajouter l’article.

Afin d’établir un nouveau document ME- il faut sélectionner le bouton Ajouter du menu „Edition” ce qui entraîne l’ouverture d’un nouveau formulaire. Il est possible également de générer un document ME- à partir d’un document ESM.

Onglet „Général”

Cet onglet comporte les données fondamentales qu’il faut remplir pour établir une Perte. Dans le cas de documents simple, qui n’exigent pas p.ex. de dispositions spéciales concernant les descriptions analytiques ou les attributs – remplir les champs suivants sur cet onglet suffisent totalement, pour établir un mouvement d’entrepôts.

Ill. 196 Onglet „Général” sur le formulaire du document ME

Il se compose de deux parties:

1.    l’en-tête, où sont définis le numéro, l’entrepôt d’origine et de destination, la date d’émission, le montant HT, le centre, le statut du document ainsi qu’un champ pour des remarques supplémentaires

2.    la liste d’éléments, qui comporte les informations fondamentales sur les éléments, sur lesquels est établie la facture: nombre ordinal, code, nom, quantité, unité de mesure, montant

En-tête

L’en-tête comporte des informations générales sur le document:

Numéro - ce qui s’affiche à côté du champ „Numéro” dépend du type de document sélectionné (c’est à dire du schéma de numération sélectionné – cf.: „Configuration -> Numérateurs”). En fonction du schéma de numération s’affichent de trois à huit champs, qui comportent les sections particulières du numéro dans l’ordre qui a été établi par l’utilisateur. Si dans le schéma de numération est paramétrée la section concernant l’entrepôt (l’entreprise en possèdent plusieurs)  – appuyé sur la flèche à côté du champ active la liste de tous les entrepôts et permet de choisir le bon.

Au moment d’établir le document ME dans la section du numéro, s’affiche automatiquement le numéro suivant. L’utilisateur ne peut attribuer de propre numéro au document suivant, en l’insérant avec le clavier. Au moment de la suppression d’un document non confirmé succède le numéro libéré, ainsi, le document ajouté reçoit le numéro du document supprimé, p.ex. dans le système il y a 3 documents ME numérotées: ME-/2007//00001, ME-/2007//00002, ME-/2007//00003. Le document ME- numéroté ME-/2007//00002 (non confirmé) est supprimé. Après suppession de ce document ME, le nouveau document ajouté recevra le numéro: ME-/2007//00002.

Entrepôt d’origine /Entrepôt de destination – champs définissant l’entrepôt d’origine et l’entrepôt de destination. L’entrepôt d’origine – c’est l’entrepôt d’où provient le mouvement (émission) de marchandise, par contre l’entrepôt de destination – c’est l’entrepôt vers lequel la marchandise est déplacée (réception). Lors de l’établissement d’un nouveau document ME- l’entrepôt par défaut est suggéré automatiquement dans les deux champs, si évidemment l’utilisateur donné y a les droits qui conviennent. Le système ne permet pas l’exécution d’un mouvement à l’intérieur du même entrepôt, c’est pourquoi l’entrepôt d’origine doit être différent de l’entrepôt de destination. L”entrepôt d’origine comme l’entrepôt de destination peuvent être soumis à changement.

Centre – affiche le nom du centre, dans lequel travaille actuellement l’utilisateur

Description – champ permettant d’introduire un suite libre de caractères, des remarques supplémentaires.

Statut du du document- définit le statut avec lequel est ouvert le document. Le document peut être au statut:

initialisé- le document est dressé et n’a pas encore été inscrit dans la base

non-validé le document est inscrit „au brouillon” et il est possible de le modifier

validé- à ce stade il n’est pas possible d’introduire des modifications sur le document

annulé- le document a été annulé et n’est pas modifiable

Date d’émission –  date d’émission du document. Lors de l’ajout d’un nouveau document il est suggéré automatiquement la date du système. Il y a cependant la possibilité d’établir un document avec une autre date

HT – montant HT de tout le document en devise du système. A côté du montant se trouve le champ avec le symbole de devise. Comme le document ME est toujours établi en devise du système, ce champ est rempli automatiquement par le symbole de la devise du système.

Génération automatique de ME+ - dans cette partie, il est possible de définir si et de quel manière doit être généré automatiquement un document ME+ à l’aide des options:

„Ne pas générer”- le document ME+ n’est pas généré automatiquement après confirmation du document ME-

„Dans le draft” – le document ME+ est automatiquement généré au statut non confirmé après confirmation du document ME-

„Confirmé” – le document ME+ est automatiquement généré au statut confirmé après confirmation du document ME-

Le cochage de l’une de ces trois options après initialisation du document ME- se fait selon le paramétrage de génération automatique de ME+ dans les types de documents. L’option par défaut y est sélectionnée sur le document ME-.

Liste d’élément:

Un document ME- peut être établi pour plusieurs marchandises différentes, elles doivent toutes se trouver dans le même entrepôt. Dans cette partie du formulaire se trouve la liste de toutes les marchandises sur lesquels le document donné est établi:

N° – nombre ordinal de la position, si l’un des éléments du document est supprimée, les autres éléments sont automatiquement renumérotés

Marchandise – code de la marchandise sélectionnée

Quantité – quantité de marchandise

Unité de mesure – unité, dans laquelle la marchandise est déplacée (cela ne doit pas être une unité fondamentale)

Montant  HT  – montant HT de la marchandise donnée

Onglet „Documents associés”

L’onglet „Documents associés” n’est pas éditable par l’utilisateur. Il comprend des informations sur tous les documents liés au document ME- donné, p.ex.: documents ME+ générés. Ces informations sont automatiquement actualisées, en accord avec les transactions effectuées. Il comprend des données fondamentales sur le document associé, comme: le numéro, la date d’émission, les données du client/fournisseur, le montant HT et TTC du document donné ainsi que le genre du document.

Ill. 197 Onglet „Documents associés” sur le formulaire de document ME

Onglet „Description analytique”

Des détails concernant la définition de description analytique pour le document se trouvent dans la documentation „Répertoires” dans la description de dimensions (cf.: „Répertoires -> Répertoire de dimensions -> Définition de description analytique”).

Ill. 198 Onglet „Description analytique” sur le formulaire de document ME

Onglet „Attributs”

Des détails concernant les valeurs d’attribut d’objet se trouve dans la documentation „Répertoires” dans la description d’attributs (cf.: „Répertoires -> Répertoire d’attributs -> Valeurs d’atribut inscrites pour l’objet”).

Ill. 199 Onglet „Attributs” sur le formulaire de document ME

Inscription d’élément sur le document ME-

Il est possible de dresser un document ME- uniquement avec l’article qui se trouve dans les articles enregistrés, c’est à dire, que ses données ont été enregistrées dans le répertoire „Articles”. Le système ne donne pas la possibilité d’établir un document avec un seul article, sans inscription de ses données dans la base.

Pour établir un document ME- la marchandise doit se trouver en entrepôt, ses ressources d’entrepôt ne peuvent pas se porter à zéro et doivent avoir un caractère actif, c’est à dire qu’elles prennent part aux mouvements d’entrepôt.

On utilise la liste à l’aide des boutons standards du menu du groupe „Références” (cf.: „Premiers pas avec Altum –> Principes fondamentaux du travail avec le système -> Boutons”).

Ill. 200 Menu „Références” sur le document ME

Traits caractèristiques pour un document ME- enregistré (non-confirmé)

Un document ME- enregistré (non-confirmé) possède les caractèristiques suivantes:

1. il est soumis à édition
2. il réserve l’article dans la quantité établie par le document ME- dans l’entrepôt source- le changement de marchandise ou de quantité sur le document, entraîne un changement de réservation
3. il est possible de le supprimer – cela retire la réservation effectuée
4. il est possible de le confirmer au niveau du formulaire du document ou au niveau de la liste des documents Perte
5. il n’est pas possible de générer un document ME+
6. il n’est pas possible de le publier

Traits caractèristiques pour un document ME- confirmé

L’inscription de document ME- au niveau du formulaire du document ou sa confirmation au niveau de la liste de documents entraîne les mêmes conséquences. Un document ME- ainsi confirmé possède les caractèristiques suivantes:

1. il n’est pas soumis à édition – il est possible uniquement de visualiser les détails du document ou de l’élément, sans possibilité de les changer
2. il n’est pas possible de le supprimer
3. il est possible de le publier
4. il diminue les ressources de l’article en entrepôt source à la quantité, pour laquelle le document est établi
5. il n’est pas possible de générer un document ME+
6. il peut être annulé – il augmente la quantité d’article en entrepôt

Principes de génération de ME+ à partir d’un ME-

La génération d’un ME- en ME+ a lieu en marquant (surlignant) – en faisant un clic gauche avec la souris – le document ME-, qui doit généré le document ME+ et ensuite en sélectionnant la fonction du groupe de bouton de génération [Générer ME+]. Cette fonction est active seulement et uniquement pour les documents ME- confirmés.

D’un document ME- il n’est possible de générer qu’un seul document ME+, avec toute la quantité de marchandise du document ME-. Il n’y a pas la possibilité dé généré un document ME+ avec une partie de la marchandise du document ME-

La fin du processus de génération de document ME+ d’un document ME- par un succès s’accompagne de l’ouverture du nouveau document ME+ et donne la possibilité de modifier, inscrire  ou confirmer le document. . Dans le cas de processus erroné de transformation échouant, le système affiche un communiqué en donnant les causes.

Principes de génération de ME+ d’un ME-:

1.    Il est possible de générer un document ME+ seulement et uniquement d’un document ME- confirmé

2.    d’un document ME- il n’est possible de générer uniquement et seulement qu’un seul document ME+.

3.    il n’est pas possible de générer un document ME+, si pour le document ME- donné a déjà été généré un document ME+

4.    après suppression ou annulation d’un document ME+, il est possible de générer encore une fois un document ME+ pour le document ME- donné

5.    il n’est pas possible de générer un document ME+ d’un document ME- publié

Caractéristiques d’un document ME+ généré

Un document ME+ n’existe pas indépendamment, il est toujours lié avec un document ME- et est toujours généré par un document ME-. Un document ME+ possède quelques traits caractéristiques:

1.    il documente la transaction de déplacement (réception) de marchandise en entrepôt

2.    après génération il peut être enregistré ou confirmé

3.    il est possible de le supprimer non-confirmé

4.    il est possible de le confirmer au niveau du formulaire du document ou au niveau de la liste des documents ME+

5.    il est possible de l’annuler confirmé

6.    il n’est pas possible d’éditer la liste d’éléments – elle est transférée du document ME- pendant la génération (il n’est pas possible de supprimer la marchandise, changer sa quantité ou son caractère)

7.    la date d’émission peut être autre que la date d’émission du document ME-, cependant elle ne peut pas être antérieure à celle-ci

8.    le formulaire ME+ possèdent les mêmes onglets supplémentaires que ME-