Inventaire
L’inventaire consiste à dresser, à l’aide de la liste, l’état réél de toutes les composants matériels comme l’explication de différences entre l’état constaté durant l’inventaire (état réel), et celui résultant de l’enregistrement en entrepôt.
Les documents concernant l’inventaire se trouve dans la partie „Entrepôts” sous la fonction: „Inventaire”.
Ill. 226 Menu „Entrepôt” avec l’élément „Inventaire” sélectionné
L’inventaire se compose de trois étapes:
Etape 1 – préparation de la feuille d’inventaire
Etape 2 – conduite du relevé conforme avec la nature
Etape 3 – émission de documents correctifs
Etape 1 – préparation de l’inventaire et des fiches d’inventaire
Le rôle de la base d’inventaire dans le système est rempli par les documents Fiche d’inventaire, sur lesquels sont inscrits les marchandises particulières, les quantités résultant des documents établis dans le système ainsi que la valeur des articles en entrepôt en prix d’achat.
La fiche d’inventaire concerne toujours un seul entrepôt sélectionné. Cela signifie que les ressources (articles) arrivant sur une fiche d’inventaire devraient provenir du même entrepôt. Il y a cependant la possibilité de préparer pour un entrepôt donné plusieurs feuilles. Pour inventorier tous les entrepôts, il faut pour chacun d’entre eux répêter la série d’opérations, qui pour différents entrepôts peuvent éventuellement être effectuées simultanément.
En plus lors de l’établissement de document d’inventaire l’utilisateur va pouvoir filtrer les ressources par:
– groupe de marchandise (la possibilité de limiter à un ou plusieurs groupes de marchandises),
– une ou plusieurs caractèristiques de marchandise (p.ex. l’utilisateur peut vouloir inventorier seulement les articles rouges)
– marchandise (l’utilisateur veut inventorier seulement quelques articles sélectionnés)
– la limitation aux marchandises seulement, dont la quantité est supérieure à 0 (dans la fiche devraient se trouver seulement les articles dont les ressources ne sont pas négatives)
Attention: La vente d’une marchandise donnée est bloqué dans la fiche d’inventaire tant que la fiche n’a pas été confirmée.
La marchandise inscrite sur la Fiche d’inventaire n’a pas d’influence sur la quantité de marchandises en entrepôt ainsi que sur sa valeur.
La fiche d’inventaire devrait être établi pour un entrepôt concret et une date concrète. Cette date est la date de conduite de l’inventaire et un filtre supplémentaire apposé à toutes les marchandises inventoriées. Il s’agit des ressources d’entrepôt (la quantité des marchandises inventoriées arrivant sur la fiche sont les ressources à une date concrète). Dans certains cas il est essentiel de bloquer pendant l’inventaire la possibilité de recevoir et émettre des marchandises de l’entrepôt (p.ex.: la majorité de commerces ou de grossistes est fermée pendant l’inventaire). C’est pourquoi le système bloque les modifications de stocks de marchandises se trouvant sur les fiches d’inventaires non-confirmées.
Attention: Un document Fiche d’inventaire concerne seulement et uniquement un seul entrepôt
La fiche d’inventaire peut se trouver sous deux statuts: „non-confirmé” et „confirmé”. Après confirmation de la fiche il n’est plus possible de la modifier.
Etape 2 – conduite du relevé conforme avec la nature
L’étape suivante de l’inventaire est de vérifier s’il se trouve physiquement en entrepôt ce qui est enregistré dans le système. Il faut imprimer la fiche d’inventaire créée et confirmée. Sur l’imprimé doit se trouvé la liste de toutes les ressources inventoriées. A côté de la quantité de l’entrepôt se trouve également une colonne vide, dans laquelle va être manuellement inscrites la quantité réélle de ressources se trouvant en entrepôt.
Etape 3 – introduction des quantités réélles dans le système
et émission de documents correctifs
La dernière étape de l’inventaire est le nivellement de toutes les différences entre l’état de l’entrepôt résultant de l’enregistrement, et l’état réél des ressources en entrepôt. Il est possible de le faire en portant à édition les fiches d’inventaires inscrites et en inscrivant les quantités réélles dans la colonne „quantité réélle”. Après confirmation de toutes les fiches d’inventaire ainsi que finalement de tout l’inventaire, il est possible/il faut établir des documents Pertes/Profits qui vont niveller les différences.
Liste d’inventaire
La liste d’inventaire présente tous les inventaires, qui ont été crés dans le système. Elle s’utilise avec les boutons standards [Ajouter], [Modifier], [Annuler], [Supprimer], [Actualiser], [Confirmer] et [Fermer]. Leur signification particulière est décrite dans la documentation (cf.: „Premier pas avec Altum -> Principes fondamentaux du travail avec le système -> Boutons”).
Le bouton [Fermer] est atypique, car il entraîne la fermeture de la fiche d’inventaire sélectionnée. La fermeture de l’inventaire est seulement possible lorsqu’à l’inventaire est généré un document de réglement ou lorsque dans l’inventaire n’apparaît pas de différence avec l’état réél en entrepôt.
La liste d’inventaire s’active de l’onglet „Entrepôt –>Inventaire”.
Elle comprend les informations suivantes:
Date – date d’émission du document
Symbole de l’entrepôt – symbole de l’entrepôt inventairisé
Nom de l’entrepôt – nom de l’entrepôt inventairisé
Statut – montre à quel statut se trouve le document.
Attention: Après fermeture de l’inventaire il n’est pas possible de générer de documents Perte et Profit.
Ill. 227 Liste d’inventaire