ALTUM

Information sur l’inventaire

Le document d’inventaire dans le système se compose de l’onglet d’inventaire ainsi que de la liste des fiches d’inventaire, sur lesquelles sont inscrites les marchandises particulières, les quantités résultant des documents établis dans le système ainsi que la valeur de l’article en entrepôt en prix d’achat.

L’inventaire concerne toujours un seul entrepôt sélectionné. Cela signifie que les ressources (articles) arrivant sur une fiche d’inventaire devraient provenir du même entrepôt. Il y a cependant la possibilité de préparer pour un entrepôt donné plusieurs inventaires. Pour inventorier tous les entrepôts, il faut pour chacun d’entre eux répêter la série d’opérations, qui pour différents entrepôts peuvent éventuellement être effectuées simultanément. Le formulaire d’inventaire se compose de quelques onglets, mais pour établir un document d’inventaire il suffit de remplir l’onglet „Général” et d’ajouter la fiche d’inventaire.

Afin d’établir un nouvel inventaire il faut sélectionner le bouton [Ajouter] du groupe de boutons „Edition” ce qui entraîne l’ouverture d’une nouvelle feuille d’inventaire.

Onglet „Général”

Cet onglet comporte les données fondamentales qu’il faut remplir pour établir un inventaire.

Ill. 228 Onglet „Général” sur le formulaire d’inventaire

Il se compose de deux parties:

1.    l’en-tête, où sont définis le numéro, l’entrepôt, la date ainsi que le statut

2.    la liste de fiches d’inventaires, qui comporte les informations fondamentales sur les fiches ajoutées à l’inventaire: numéro, nom, statut.

En-tête

L’en-tête comporte des informations générales sur le document:

Numéro - ce qui s’affiche à côté du champ „Numéro” dépend du type de document sélectionné (c’est à dire du schéma de numération sélectionné – cf.: „Configuration -> Numérateurs”). En fonction du schéma de numération s’affichent de trois à huit champs, qui comportent les sections particulières du numéro dans l’ordre qui a été établi par l’utilisateur. Si dans le schéma de numération est paramétrée la section concernant l’entrepôt (l’entreprise pssèdent plusieurs entrepôts)  – appuyé sur la flèche à côté du champ active la liste de tous les entrepôts et permet de choisir le bon. Afin de sélectionner l’entrepôt défini, il faut le marquer dans la liste (en faisant un clic gauche dessus avec la souris) et ensuite en faisant de nouveau un clic gauche avec la souris. Le symbole pour le numérateur (introduit lors de l’ajout d’entrepôt) de l’entrepôt sélectionné s’affiche dans le numéro.

Entrepôt – entrepôt, dans lequel est réalisé l’inventaire

Centre – affiche le nom du centre, dans lequel travaille actuellement l’utilisateur

Statut du du document- définit le statut avec lequel est ouvert le document. Le document peut être au statut:

initialisé- le document est dressé et n’a pas encore été inscrit dans la base

non-validé – le document est inscrit „au brouillon” et il est possible de le modifier

validé- à ce stade il n’est pas possible d’introduire des modifications sur le document

annulé- le document a été annulé et n’est pas modifiable

fermé – le document a été fermé et n’est pas modifiable.

Date de l’inventaire – date d’émission du document

Liste des fiches d’inventaire

Un inventaire peut comporter plusieurs feuilles d’inventaire différentes. On utilise la liste de feuille d’inventaire avec les boutons standards: [Ajouter], [Editer], [Annuler], [Supprimer], [Actualiser], [Confirmer] et [Fermer]. Leur signification particulière est décrite dans la documentation (cf.: „Premier pas avec Altum -> Principes fondamentaux du travail avec le système -> Boutons”).

La liste de documents Fiche d’inventaire comporte les données suivantes:

Numéro – numéro de fiche d’inventaire

Nom – nom de la fiche d’inventaire

Statut – statut dans lequel se trouve le document.

Génération de documents Perte/Profit

Après ajout de toutes les fiches d’inventaires il peut arriver que surviennent des différences avec l’état réél en entrepôt. Pour les supprimer et permettre la fermeture de l’inventaire il y a la possibilité de générer des documents de Pertes et de Bénéfices.

Il est possible de générer les documents uniquement d’un inventaire confirmé, et tous les documents sont générés comme non-confirmé. Dans le cas où la quantité sur la fiche d’inventaire est plus grande que la quantité réélle en entrepôt, doit être généré un document de Perte. La quantité de positions sur le document généré sera égale à la différence entre la quantité du système et la quantité réélle.

Le document de Profit doit être généré dans le cas, où la quantité du système dans la fiche est inférieure à la quantité réélle. La quantité de positions sur le document généré sera égale à la différence entre la quantité réélle et la quantité du système. Pour générer un document Perte ou Profit il faut sélectionner le bouton [Générer Perte] ou [Générer Profit] du groupe de boutons „Génération”.