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Informations sur le document Perte

Le formulaire Perte se compose de quelques onglets, mais pour établir un document il suffit de remplir l’onglet „Général” et d’ajouter l’article.

Afin d’établir un nouveau document Perte il faut appuyer sur [Ajouter] dans le groupe de boutons „Edition” ce qui entraîne l’ouverture d’un nouveau formulaire.

Onglet „Général”

Cet onglet comporte les données fondamentales qu’il faut remplir pour établir une Perte. Dans le cas de documents simple, qui n’exigent pas p.ex. de dispositions spéciales concernant les descriptions analytiques ou les attributs – remplir les champs suivants sur cet onglet suffisent totalement, pour établir une Perte.

Ill. 187Onglet „Général” sur le formulaire Perte

Il se compose de deux parties:

1.    l’en-tête, où sont définis le numéro, le client/fournisseur/employé, la date d’émission, le montant HT, l’entrepôt source, le statut du document ainsi qu’un champ pour des remarques supplémentaires

2.    la liste d’éléments, qui comporte les informations fondamentales sur les éléments, sur lesquels est établie la facture: N°, code, nom, quantité, unité de mesure, montant

En-tête

L’en-tête comporte des informations générales sur le document:

Numéro - ce qui s’affiche à côté du champ „Numéro” dépend du type de document sélectionné (c’est à dire du schéma de numération sélectionné – cf.: „Configuration -> Numérateurs”). En fonction du schéma de numération s’affichent de trois à huit champs, qui comportent les sections particulières du numéro dans l’ordre qui a été établi par l’utilisateur. Si dans le schéma de numération est paramétrée la section concernant l’entrepôt (l’entreprise en possèdent plusieurs)  – appuyé sur la flèche à côté du champ active la liste de tous les entrepôts et permet de choisir le bon. Le symbole pour le numérateur (introduit lors de l’ajout d’entrepôt) de l’entrepôt sélectionné s’affiche dans le numéro.

Au moment d’établir une Perte dans la section du numéro, s’affiche automatiquement le numéro suivant. L’utilisateur ne peut attribuer de propre numéro à la facture suivante, en l’insérant avec le clavier. Au moment de la suppression de document non-confirmé, succède le numéro libéré, ainsi la Perte ajoutée reçoit le numéro de la Perte supprimée, p.ex.: dans le système il y a trois documents Perte ayant les numéros suivants: PERT/2007//00001, PERT/2007//00002, PERT/2007//00003. La Perte numérotée PERT/2007//00002 (non confirmée) est supprimée. Après suppression de cette Perte, le nouveau document ajouté recevra le numéro: PERT/2007//00002.

Client/Fournisseur/Employé – champ permettant de définir à qui le document doit être émis. Le document Perte peut être établi aussi bien pour un client/fournisseur que pour un employé. Il suggére par défaut un client/fournisseur

Entrepôt – champ définissant quel entrepôt concerne un document donné, c’est à dire dans quel entrepôt arrive la marchandise expédié. Lors de l’établissement d’un nouveau document est suggéré automatiquement l’entrepôt par défaut, si évidemment l’utilisateur donné y a accès. Pour changer d’entrepôt pour un autre, il suffit de le sélectionner de la liste des entrepôts disponibles

Centre- affiche le nom du centre dans lequel travaille l’utilisateur

Description – champ permettant d’introduire une suite libre de caractères pour y faire des remarques supplémentaires

Statut du du document- définit le statut avec lequel est ouvert le document. Le document peut être au statut:

initialisé- le document est dressé et n’a pas encore été inscrit dans la base

non-validé – le document est inscrit „au brouillon” et il est possible de le modifier

validé- à ce stade il n’est pas possible d’introduire des modifications sur le document

annulé- le document n’est pas modifiable

Date d’émission –  date d’émission du document. Lors de l’ajout d’un nouveau document il est suggéré automatiquement la date du système

Liste d’éléments

Un document Perte peut être établi pour plusieurs articles différentes, ils doivent tous se trouver dans le même entrepôt. Dans cette partie du formulaire se trouve la liste de toutes les marchandises sur lesquels le document donné est établi:

N° – nombre ordinal de l’élément, si l’un des éléments du document est supprimée, les autres éléments sont automatiquement renumérotés

Code – code de l’élément sélectionné

Quantité – quantité de l’élément

Nom – nom de l’élément

Unité de mesure – unité de mesure, dans laquelle l’article est vendu (ce ne doit pas être une unité fondamentale)

Montant – montant HT de l’élément donné

Onglet „Documents associés”

L’onglet „Documents associés” n’est pas modifiable par l’utilisateur. Il comprend des informations sur tous les documents liés à la Perte donnée, p.ex.: des correctifs. Ces informations sont automatiquement actualisées, en accord avec les transactions effectuées. Il comprend des données fondamentales sur le document associé, comme: le numéro, la date d’émission, les données du client/fournisseur, le montant HT et TTC du document donné ainsi que le genre du document.

Ill. 188 Onglet „Documents associés” sur le formulaire Perte

Onglet „Attributs”

Des détails concernant les valeurs d’attribut d’objet se trouve au module „Répertoires” dans la description d’attributs (cf.: „Répertoires -> Répertoire d’attributs -> Valeurs d’atribut inscrites pour l’objet”).

Ill. 189 Onglet „Attributs” sur le formulaire Perte

Onglet „Description analytique”

Des détails concernant la définition de description analytique pour les documents se trouvent dans la documentation „Répertoires” dans la description de dimensions (cf.: „Répertoires -> Principales dimensions analitiques -> Définition de description analytique”).

Ill. 190 Onglet „Description analytique” sur le formulaire Perte

Inscription de position sur le document Perte

Il est possible de dresser un document Perte uniquement avec un article qui se trouve dans les articles enregistrés, c’est à dire, que ses données ont été enregistrées dans le répertoire „Articles”. Le système ne donne pas la possibilité d’établir un document avec un seul article, sans inscription de ses données dans la base.

Pour établir un document Perte la marchandise doit se trouver en entrepôt, ses ressources d’entrepôt ne peuvent pas se porter à zéro et doivent avoir un caractère actif, c’est à dire qu’elles prennent part aux mouvements d’entrepôt.

On utilise la liste à l’aide des boutons standards du menu du groupe „Références” (cf.: „Premiers pas avec Altum –> Principes fondamentaux du travail avec le système -> Boutons”).

Ill. 191 Groupe de boutons „Références” sur le document Perte

Traits caractèristiques pour un document Perte enregistré (non-confirmé)

Une Perte  non-confirmée possèdent les caractèristiques suivantes:

1. elle est soumise à édition
2. elle réserve l’article dans la quantité établie par le document Perte – le changement de marchandise ou de quantité sur le document, entraîne un changement de réservation
3. il est possible de la supprimer – cela retire la réservation effectuée
4. il est possible de la confirmer au niveau du formulaire du document ou au niveau de la liste des documents
5. il n’est pas possible de la publier

Traits caractèristiques pour un document Perte confirmé

L’inscription de document Perte au niveau du formulaire du document ou sa confirmation au niveau de la liste de documents entraîne les mêmes conséquences. Un document Perte ainsi confirmé possède les caractèristiques suivantes:

1. il n’est pas soumis à édition – il est possible uniquement de visualiser les détails du document ou de l’élément, sans possibilité de les changer
2. il n’est pas possible de le supprimer
3. il est possible de le publier
4. il diminue les ressources de l’article en entrepôt à la quantité, pour laquelle le document est établi
5. il peut être annulé – il augmente la quantité d’article en entrepôt