Informations sur le document Profit
Le document Profit peut être établi uniquement et seulement sur l’article de type marchandise et ensemble, qui a été enregistré dans le système
Attention! Le Profit ne concerne seulement et uniquement que les marchandises et ensembles
Le formulaire Profit se compose de quelques onglets, mais pour établir un document il suffit de remplir l’onglet „Général” et d’ajouter l’article.
Afin d’établir un nouveau document Profit il faut appuyer sur [Ajouter] dqns le menu „Edition” ce qui entraîne l’ouverture d’un nouveau formulaire.
Onglet „Général”
Cet onglet comporte les données fondamentales qu’il faut remplir pour établir un document Profit. Dans le cas de simples documents, qui n’exigent pas p.ex: de dispositions spéciales concernant la description analytique – remplir les champs suivants sur cet onglet suffisent totalement, pour établir un document Profit.
Ill. 206 Onglet „Général” sur le formulaire Profit
Il se compose de deux parties:
1. l’en-tête, où sont définis le numéro, le client/fournisseur/employé, la date d’émission, le montant HT, le centre, l’entrepôt, le statut du document ainsi qu’un champ pour des remarques supplémentaires.
2. la liste d’éléments, qui comporte les informations fondamentales sur les éléments (articles), sur lesquels est établie la facture: n°, code, nom, quantité, unité, montant.
En-tête
L’en-tête comporte des informations générales sur le document:
Numéro - ce qui s’affiche à côté du champ „Numéro” dépend du type de document sélectionné (c’est à dire du schéma de numération sélectionné – cf.: „Configuration -> Numérateurs”). En fonction du schéma de numération s’affichent de trois à huit champs, qui comportent les sections particulières du numéro dans l’ordre qui a été établi par l’utilisateur. Si dans le schéma de numération est paramétrée la section concernant l’entrepôt (l’entreprise en possèdent plusieurs) – appuyé sur la flèche à côté du champ active la liste de tous les entrepôts et permet de choisir le bon.
Au moment d’établir le document Profit dans la section du numéro, s’affiche automatiquement le numéro suivant. L’utilisateur ne peut attribuer de propre numéro au document suivant, en l’insérant avec le clavier. Au moment de la suppression d’un document non confirmé succède le numéro libéré, ainsi, le document Profit ajouté reçoit le numéro du document Profit supprimé, p.ex. dans le système il y a 3 documents Profit numérotés: PROF/2007//00001, PROF/2007//00002, PROF/2007//00003. Le document Profit numéroté PROF/2007//00002 (non confirmé) est supprimé. Après suppession de ce document PROF, le nouveau document ajouté recevra le numéro: PROF/2007//00002.
– champ permettant de définir pour qui le document doit être émis. Le document Profit peut être établi aussi bien pour un client/fournisseur que pour un employé. Par défaut est suggéré le client/fournisseur, pour le sélectionner il faut faire un clic gauche avec la souris sur le mot „Client/Fournisseur”, ce qui fait afficher la liste de clients/fournisseurs définis (cf.: Principal -> Répertoire Clients/Fournisseurs”). Après ouverture de la fenêtre „Clients/Fournisseurs” il suffit de marquer (surligner) le client/fournisseur sur la liste ou sur „l’arborescence”, en faisant un clic gauche avec la souris et ensuite sélectionner le bouton [Sélectionner] du groupe de boutons „Sélection” ou en faisant un double clic gauche avec la souris sur l’article sélectionné. Pour ne pas sélectionner il faut appuyer sur [Fermer] dans le groupe de boutons „Sélection”. Pour établir un document Profit pour un employé il faut cliquer sur la flèche à côté du mot „Client/Fournisseur”, ce qui fait s’afficher la liste, puis sélectionner dessus l’option „Employé”. Cliquer sur le mot „Employé” entraîne le transfert sur la liste d’employés (cf.: „Principal-> Employés”). La sélection d’employé se fait de la même façon que la sélection de client/fournisseur.
Entrepôt – champ définissant quel entrepôt concerne un document donné, c’est à dire à partir de quel entrepôt arrive la marchandise réceptionné. Lors de l’établissement d’un nouveau document est suggéré automatiquement l’entrepôt par défaut, si évidemment l’utilisateur donné y a accès. Pour changer d’entrepôt pour un autre, il faut le sélectionner de la liste des entrepôts disponibles. par un clic gauche sur le champ „A partir de l’entrepôt” et ensuite sélectionner l’entrepôt concret par un double-clic ou avec la fonction „Sélectionner” disponible dans le menu.
Attention! Le système ne permet pas d’ajouter d’élément ni d’inscription de document Profit sans avoir sélectionné d’entrepôt
Centre – affiche le nom du centre, dans lequel travaille actuellement l’utilisateur
Description – champ permettant d’introduire un suite libre de caractères, des remarques supplémentaires.
Statut du du document- définit le statut avec lequel est ouvert le document. Le document peut être au statut:
initialisé- le document est dressé et n’a pas encore été inscrit dans la base
non-confirmé le document a été inscrit „au brouillon” et il est possible de le modifier
confirmé- à ce stade il n’est pas possible d’introduire des modifications sur le document
annulé- le document a été annulé et n’est pas modifiable
Date d’émission – date d’émission du document. Lors de l’ajout d’un nouveau document il est suggéré automatiquement la date du système.
HT – montant HT de tout le document en devise du système. A côté du montant se trouve le champ avec le symbole de devise. Comme le document Profit est toujours établi en devise du système, ce champ est rempli automatiquement par le symbole de la devise du système.
Liste d’éléments:
Un document Profit peut être établi pour plusieurs éléments différents, ils sont tous réceptionnés dans le même entrepôt. Dans cette partie du formulaire se trouve la liste de tous les éléments sur lesquels le document donné est établi:
N° – nombre ordinal de l’élément, si l’un des éléments du document est supprimé, les autres sont automatiquement renumérotés
Code – code de l’élément sélectionné
Quantité – quantité de l’élément
Unité de mesure – unité de mesure, dans laquelle l’élément est réceptionné (cela ne doit pas être une unité fondamentale)
Montant – montant HT de l’élément donné
Onglet „Documents associés”
L’onglet „Documents associés” n’est pas modifiable par l’utilisateur. Il comprend des informations sur tous les documents liés à un document Profit donné, p.ex.: un document d’inventaire. Ces informations sont automatiquement actualisées, en accord avec les transactions effectuées. Il comprend des données fondamentales sur le document associé, comme: le numéro, la date d’émission, le client/fournisseur, le montant HT et TTC du document donné ainsi que le genre du document.
Ill. 207 Onglet „Documents associés” sur le formulaire Profit
Onglet „Attributs”
Des détails concernant les valeurs d’attribut d’objet se trouve dans la documentation „Répertoires” dans la description d’attributs (cf.: „Répertoires -> Répertoire d’attributs -> Valeurs d’atribut inscrites pour l’objet”).
Ill. 208 Onglet „Attributs” sur le formulaire Profit
Onglet „Description analytique”
Des détails concernant la définition de description analytique pour le document se trouvent dans la documentation „Répertoires” dans la description de dimensions (cf.: „Répertoires ->Répertoires Dimensions analitiques-> Définition de description analytique”).
Ill. 209 Onglet „Description analytique” sur le formulaire Profit
Inscription d’élément sur le document Profit
Il n’est possible de dresser un document Profit qu’avec un article qui se trouve dans les articles enregistrés, c’est à dire, que ses données ont été enregistrées dans le répertoire „Articles”. Le système ne donne pas la possibilité d’établir un document avec un seul article, sans inscription de ses données dans la base.
Attention! Il n’est pas possible d’établir un document Profit avec une marchandise inactive.
Ill. 210 Groupe de boutons „Références” sur le document Profit
Traits caractèristiques pour un document Profit enregistré (non-validé)
Un document Profit enregistre (non-validé) possède les caractèristiques suivantes:
- il est soumis à édition
- il effectue la commande de l’article dans la quantité établie par le document Profit – le changement de marchandise ou de quantité sur le document, entraîne un changement de commande
- il est possible de le supprimer – cela retire la commande effectuée
- il est possible de le valider au niveau du formulaire du document ou au niveau de la liste des documents Profit
- il n’est pas possible de le publier
Traits caractèristiques pour un document Profit validé
L’inscription de document Bénéfice au niveau du formulaire du document ou sa confirmation au niveau de la liste de documents entraîne les mêmes conséquences. Un document Profit ainsi confirmé possède les caractèristiques suivantes:
1. il n’est pas soumis à édition – il est possible uniquement de visualiser les détails du document ou de l’élément, sans possibilité de les changer
2. il n’est pas possible de le supprimer
3. il est possible de le publier
4. il augmente les ressources de l’article en entrepôt à la quantité, pour laquelle le document est établi
5. il peut être annulé – il diminue la quantité d’article en entrepôt