Principes de fonctionnement
Lors de la création du système est retenu le principe que les fonctions liées à l’achat, à la vente est à la gestion d’entrepôt sont distinctes et sont localisées dans des onglets distincts. L’onglet Ventes se compose de requête de devis client (RDC), de devis client (DEVC), de commande client (COMC), de facture de vente client (FC), de reçu (R), de relevé de vente au détail (RVD), d’avoir client (AVC), de correctif de coût (CC), de remises et de tarifs. L’onglet Achats se compose de requête de devis fournisseur (RDF), de devis fournisseur (DEVF), de commande fournisseur (COMF), de facture d’achat fournisseur (FA), d’avoir fournisseur (AVF) et de tarifs. L’onglet Entrepôt se compose de bon de livraison (LIV), de bon de réception (REC), de perte (PERT), de profit (PROF), de mouvement d’entrepôt (ME), d’état des stocks de marchandises (ESM), d’inventaire (I), de paquets (PC) et de prévision de la demande (PDEM).
A chaque document commercial doit être associé le document d’entrepôt qui convient, p.ex à une facture de vente client – un document LIV, à une facture d’achat fournisseur – un document REC. Seuls les documents d’entrepôts entrainent des mouvements de marchandise en entrepôt.
Dans le programme il y a la possibilité d’utiliser un des trois modèles de travail suivants:
1) modèle 1:1 – le document d’entrepôt LIV/REC entraînant le mouvement de marchandise dans l’entrepôt est dressé. Ensuite sur la base de celui-ci est créé un document commercial FC/FA (p.ex.: en recevant la marchandise à l’entrepôt nous établissons un REC, et ensuite est dressée une facture d’achat fournisseur.) ou du document commercial est généré un document commercial
2) modèle n:1 – pour quelques documents d’entrepôt est établi un seul document commercial (p.ex.: il est établi pour un client/fournisseur donné quelques documents LIV, et ensuite sur la base de ceux-ci est créée une seule facture de vente client) ou de quelques documents commerciaux – un document d’entrepôt (cela est possible seulement et uniquement si quelques conditions sont remplies)
3) modèle 1:n – il est possible d’établir plusieurs documents à partir d’un seul (p.ex.: à partir d’un devis fournisseur il est possible de générer plusieurs devis clients pour différents clients)
En raison de la séparation entre fonctions commerciales et d’entrepôt dans le programme fonctionnent les éléments suivants:
Quantité de marchandise – quantité résultant des documents d’entrepôt entrés dans le système
Quantité réservée – quantité bloquée pour la vente
Quantité commandée – quantité résultant des documents commerciaux – de la facture d’achat fournisseur mais qui n’a pas été reçu en entrepôt – aucun document d’entrepôt n’ayant été établi
Manques – quantité résultant des documents de dépenses (p.ex. FA, R), qui n’ont pas été couvertes dans les ressources disponibles en entrepôts
Il est possible de conserver dans le système les documents enregistrés avec la possibilité de les modifier, ainsi que validés ne pouvant en aucun cas être modifiés.
Les documents commerciaux n’influencent pas la quantité en entrepôt, à l’exception de la quantité commandée et de la quantité réservée.
Les devis et les commandes enregistrés ou validés n’influencent pas la quantité de marchandise en entrepôt, à l’exception de la quantité commandée et de la quantité réservée.
Les commandes fournisseur validées augmentent la quantité dans la colonne quantité commandée, les commandes client par contre augmentent la quantité dans la colonne quantité réservée.
Les documents commerciaux enregistrés et validés influencent sur la quantité réservée et la quantité commandée de façon telle que les documents d’achats (FA,) augmentent/diminuent la quantité commandée, par contre les documents de ventes (R, FC) influencent la quantité réservée.
Les documents d’entrepôt uniquement enregistrés influencent seulement la commande ou la réservation. Les documents REC, PROF et ME+ enregistrés influencent la quantité commandée, et les documents LIV, PERT, ME- enregistrés influencent la quantité réservée. La confirmation des documents d’entrepôt REC, PROF, ME+) augmente les ressources d’entrepôts, et la confirmation des documents LIV, PERT, ME- les diminue.
Le statut de l’entrepôt est représenté sous la forme de lots et ressources. Les ressources représentent la quantité et la valeur de la marchandise venant d’une position du document source, qui les a créées („fournies”). Les ressources d’entrepôt sont crées par l’autorisation des documents d’entrepôt, p.ex.: REC,PROF, ME. Pour chaque ressource est mémorisée la quantité et la valeur. Les ressources ne sont pas liées. Si un nouveau document source (REC) a la même marchandise au même prix, il n’est pas ajouté à la ressource précedemment créée, mais il en crée une nouvelle.