Ajout d’écriture comptable
Un formulaire s’affiche qui aide à introduire les données.
Ill. 4 Formulaire d’ajout d’écriture comptable
Il faut remplir les champs obligatoire. Dans le cas d’inscription comptable ce sont les champs:
Numéro dans journal partiel – c’est un numéro successif d’inscription à l’intérieur du journal partiel. A l’aide des flèches de sélection s’affiche la liste de tous les journaux définis dans le système dans la période comptable en cours. Il faut choisir l’un d’entre eux, celui sur lequel l’utilisateur veut introduire les données de l’inscription comptable. La partie suivante du champ, est après la barre oblique (/) c’est un numéro ordinal, qui est introduit automatiquement par le système (cf. exemple 1, 2, 3.)
Centre – c’est l’unité organisationnelle à laquelle est attachée l’écriture comptable choisie.
Autres champs:
Date de publication – date de saisie du document dans les livres
Date d’opération – date effective d’apparition de l’événement économique (autre peut être la date de vente, autre l’émission sur la facture)
Date d’émission – date, jour d’émission du document comptable
Attention
Le système ne permet pas d’inscrire dans le draft un document OC avec une date antérieure au dernier document publié dans le livre principal.
Numéro dans le journal (livre principal) – c’est un numéro d’inscription comptable au niveau du livre principal. Le système introduit automatiquement le numéro de journal, l’utilisateur ne peut pas introduire lui-même le numéro, ni l’éditer, ni le supprimer. Les documents validés reçoivent le numéro suivant : 1, 2, 3. Les documents du draft reçoivent un document successif + le préfixe B (ce symbole peut être éditer au niveau de la Configuration du système)
Numéro de document – numéro suivant du document, qui doit être introduit par l’utilisateur. Il s’affiche sur la liste d’inscriptions comptable dans la colonne qui convient. Ce numéro peut correspondre p.ex à la numération des documents externes liés au document donné.
Les numéros qui sont attribués par le programme automatiquement dans le champ numéro qui convient l’incription AUTO, après inscription et ajout d’un nouveau document sur la liste d’inscriptions comptables apparaît le numéro suivant dans le cadre du journal.
Exemple de numération de documents dans les journaux:
Données:
Dans le système il y a deux documents validés:
OC/00001/2009
OC/00002/2009
Ainsi que deux dans le draft:
OC/00003/2009
OC/00004/2009
Les numéros de documents dans le draft commencent du numéro libre suivant après le dernier numéro de document OC validé. Si cependant dans le draft existe déjà un document, celui qui est ensuite ajouté reçoit un numéro successif au dernier numéro de document dans le draft.
Exemple 1.
Voulant ajouter le document OC/00005/2009 définitivement, avec une date postérieure au document dans le draft, le système génére le communiqué qui convient et ne permet pas l’inscription de document avec une date postérieure à un quelconque document se trouvant dans le draft.
Exemple 2.
Après suppression du document OC/00003/2009 et validation du document OC/00004/2009 ce document reçoit le premier numéro libre après le numéro du dernier document validé.
Exemple 3.
Après ajout du nouveau document au draft, il reçoit le premier numéro libre après le dernier document validé.
Ajout d’écriture non-enregistrée dans le tableau
Pour ajouter un élément directement dans le tableau il faut sélectionner le bouton [Ajouter dans le tableau]. Dans le tableau d’élements s’affiche un ligne supplémentaire servant à introduire les données. Il faut remplir les champs: Montant, Compte débit, Compte crédit, Date d’opération ainsi que ceux optionnels Taux de TVA et Client/Fournisseur.
C’est une méthode plus rapide et plus pratique d’introduction de données comptables dans le sytème. Ainsi l’élement introduit ne doit pas être enregistré. Il faut seulement enregistrer tout le document.
Ill. 5 Formulaire d’écriture comptable avec un élément ajouté par formulaire
Dans l’onglet Supplémentaire, l’utilisateur a la possibilité d’introduire des généralités sur le client/fournisseur. Dans ce cas le système demande s’il doit actualiser le client/fournisseur introduit dans toutes les écritures non-enregistrées. Une telle fonction permet une économie de temps, dans le cas où une seule inscription comptable possède quelques écritures non-enregistrées.
Les boutons des groupes Attributs et Impressions et Rapports sont décrits de façon détaillée dans le document „Premiers pas avec Comarch ALTUM”
Les onglets Attributs et Historique sont décrits de façon détaillée dans le document „Premiers pas avec Comarch ALTUM”