Ajout d’écriture non-enregistrée par formulaire
Après le remplissage du champ obligatoire de la nouvelle inscription comptable ajoutée, il faut sélectionner dans le groupe „Ecritures” le bouton [Ajouter élément à l'aide d'un formulaire].
S’affiche alors le formulaire de l’écriture non-enregistrée.
Ill. 6 Formulaire sevant à introduire des données d’écriture non-enregistrées
Champ rempli automatiquement par le système :
Numéro de référence – l’utilisateur ne peut pas l’éditer ni le supprimer. C’est un numéro ordinal successif du document visible dans le tableau des écritures non-enregistrées.
Il faut remplir les champs obligatoires:
Montant – valeur monétaire du document
Compte Débit – côté gauche, débiteur du compte comporte des inscriptions débitant le compte
Compte Crédit – côté droit, créditeur du compte comporte des inscriptions créditant le compte
Autres champs:
Numéro de document – un numéro de document successif, qui ne peut pas être introduit par l’utilisateur. Il s’affiche sur la liste d’inscriptions comptables dans la colonne qui convient. Ce numéro peut correspondre p.ex. à la numération des documents externes liés au document donné.
Client/Fournisseur – champ servant à introduire le nom de l’entreprise à laquelle est lié le document comptable. Si sur le formulaire d’inscription comptable l’utilisateur sélectionne un client/fournisseur, ce dernier sera automatiquement le même sur l’écriture non-enregistrée.
Date d’opération – date effective d’introduction de l’opération, c’est à dire le jour où l’opération de vente ou d’achat a été effectuée
Date d’émission – c’est la date d’émission du document commercial, sur la base duquel l’utilisateur effectue la comptabilité
Description – permet à l’utilisateur d’établir une description de l’écriture non enregistrée
Taux de TVA - permet la sélection d’un taux de TVA préalablement ajouté dans le système
Après remplissage correct des champs obligatoires pour ajouter une écriture non enregistrée il faut sélectionner [Enregistrer] et pour abandonner l’inscription il faut sélectionner [Annuler].
Attention: Il est possible d’ajouter plusieurs écritures non enregistrées dans une seule inscription comptable.
Après inscription de l’écriture non enregistrée l’utilsateur revient automatiquement sur le formulaire d’inscription comptable. Ensuite il faut enregistrer l’inscription comptable. L’utilisateur a au choix deux options d’inscription:
Enregistrer et valider – inscription au propre. Après une telle inscription le document est fixé, il n’est pas possible de l’éditer ni de le supprimer. Il est possible uniquement de l’annuler en générant une écriture de contrepassation pour cette inscription. Le document est alors visible sur la liste des document OC. Le document contrepassé est visible en couleur rouge. L’écriture de contrepassation peut également être enregistrer définitivement et dans le draft.
Inscription dans le draft – inscription au brouillon. Après une telle inscription le document n’est pas fixé, il est possible de l’éditer et de le supprimer.
Le document est alors visible sur la liste des document OC.