Ajout de notes comptables
Pour ajouter une note il faut sélectionner Ajouter. Un formulaire s’affiche qui aide à remplir les données. Sur le formulaire se trouvent trois onglets: „Général”, „Paiements”, „Description analytique”. Après inscription de la note et l’avoir portée à l’édition s’affichent deux onglets supplémentaires : Droits et Historique.
Ill. 9 Formulaire de note comptable
Il faut remplir les champs obligatoires:
Journal partiel – il faut sélectionner dans une liste déroulante le journal partiel dans lequel vont les notes comptables.
Centre – de la liste déroulante d’unités organisationnelles il faut sélectionner un centre auquel doit être attacher chaque note comptable.
Autres champs:
Numéro – numéro introduit automatiquement. C’est un champ non-éditable,
Numéro du document – numéro introduit par l’utilisateur, afin de mieux identifier les données de la note,
Date du document – date d’introduction du document dans le système,
Date de l’opération – Date de création de l’opération,
Date d’émission – date d’émission du document.
Ensuite pour ajouter un élément de note, il est possible de le faire par formulaire [Ajouter à l’aide du formulaire]. Après avoir cliquer sur le bouton d’ajout d’écriture par le formulaire s’affiche une fenêtre dans laquelle il faut remplir les champs qui conviennent.
Ill. 10 Formulaire de références de note comptable
Il faut remplir les champs obligatoire:
Compte Débit – côté gauche, débiteur du compte comporte des inscriptions débitant le compte,
Compte Crédit – côté droit, créditeur du compte comporte des inscriptions créditant le compte,
Montant – valeur monétaire du document.
Autres champs:
Numéro – est introduit automatiquement par le système, l’utilisateur ne peut ni l’ajouter, ni l’éditer ni le supprimer. C’est un numéro de document successif visible dans le tableau des écritures non-enregistrées,
Numéro du document – numéro individuel introduit par l’utilisateur afin de mieux identifier l’élément de la note comptable,
Client/Fournisseur – champ servant à introduire le nom de l’entreprise à laquelle est lié le document comptable. Si sur le formulaire d’inscription comptable l’utilisateur sélectionne un client/fournisseur ce dernier sera automatiquement le même sur l’écriture non-enregistrée,
Date de l’opération – date effective d’introduction de l’opération, c’est à dire le jour où l’opération de vente ou d’achat a été effectuée,
Date d’émission – c’est la date d’émission du document commercial, sur la base duquel l’utilisateur effectue la comptabilité,
Description – ce champ sert à introduire des informations concernant la note donné,
Taux de TVA – ce champ permet de sélectionner un taux de TVA préalablement inscrit dans le système.
Après remplissage correct des champs obligatoires pour ajouter une écriture non enregistrée il faut sélectionner [Enregistrer] et pour abandonner l’inscription il faut sélectionner [Annuler].
Après inscription de l’écriture non enregistrée l’utilsateur revient automatiquement sur le formulaire de mode comptable.
Après inscription de l’élément il faut enregistrer tout le document. Pour cela on utilise le bouton [Enregistrer] du groupe de boutons Actions. Le document de note comptable s’affiche sur la liste.