Visualisation des écritures non enregistrées
Avant publication du document l’utilisateur peut également visualiser les écritures, qui sont dressés lors de la publication du document avec un schéma concret. Cette action s’appelle Voir les entrées non-enregistrées. C’est un processus d’aperçu des écritures non-enregistrées, qui sont établies en raison de la publication d’un document donné avec un schéma comptable. La visualisation n’entraîne aucun changement dans le document. A cette étape il est possible de changer l’écriture non enregistrée proposée et de l’enregistrer ou non.
Comme pour la publication, la visualisation des écritures non-enregistrées a cours de la même façon pour chaque type de documents, c’est pourquoi nous allons montrer tout le mécanisme sur la base d’une facture d’achat fournisseur (FA).
Visualisation en utilisant un schéma comptable correct:
1) Il faut marquer le document sur la liste
2) Sélectionner le bouton [Voir les écritures non-enregistrées] du groupe de boutons Publication
3) Dans le cas où pour un type de document donné sont définis plus d’un schéma comptable, s’affiche une fenêtre de sélection de schéma et de date de publication; dans la fenêtre sont cochés deux paramétres:
· Utiliser la date du schéma – décocher la case donne la possibilité de choisir une autre date de publication que celle dans le schéma par défaut;
· Utiliser le schéma par défaut – décocher le paramétre donne la possibilité de choisir un autre schéma comptable;
Ill. 45 Aperçu du processus d’inscription des écritures
4) Si l’utilisateur ne veut pas effectuer de changement, il doit publier le document à l’aide du bouton [Publier]
5) Si le schéma est correct s’affiche le communiqué qui convient, à la fermeture duquel l’utilisateur va automatiquement sur le formulaire d’écriture comptable.
6) Après affichage de l’écriture, l’utilisateur peut
Enregistrer les écritures non-enregistrées en appuyant sur [Enregistrer dans le draft] si des changements ont été effectuées dans l’écriture. La publication ultérieure s’effectuera selon ces changements.
Publier l’écriture en appuyant sur [Enregistrer et Publier] S’affiche un communiqué de publication du document. Sur la liste d’écritures comptables s’affiche une nouvelle écriture.
Annuler les écritures non-enregistrées en appuyant sur [Fermer]. Cela entraîne le retour sur la liste de factures.
Ajouter un nouvel élément dans le tableau en sélectionnant le bouton [Ajouter à l'aide d'un formulaire]. S’affiche le formulaire de l’écriture non-enregistrée, sur lequel il faut remplir les champs obligatoires et ensuite enregistrer. L’utilisateur revient automatiquement sur la visualisation de l’écriture non-enregistrée.
Modifier l’élément en sélectionnant le bouton [Modifier]. Un formulaire d’écriture non enregistrée s’affiche, sur lequel il est possible d’introduire les modifications, et ensuite enregistrer. L’utilisateur revient automatiquement sur la visualisation de l’écriture non-enregistrée.
Supprimer l’élément en sélectionnant le bouton [Supprimer]. Les écritures non-enregistrées sont supprimées du tableau.
Modifier le schéma comptable en sélectionnant le bouton [Changer de schéma comptable]. L’utilisateur va sur la liste de schémas, où il peut choisir un autre schéma de publication.
Supprimer les données modifiées ou ajoutées par l’utilisateur en utilisant le bouton [Supprimer le montant de l’utilisateur]. Le système retourne au montant original du schéma généré.
Ill. 46 Aperçu de l’inscription d’écriture
Après activation de l’écriture non-enregistrée, le système la mémorise. Chaque activation suivante entraine le chargement de l’écriture originelle. Si des modifications sont effectuées sur le schéma comptable, il faut utiliser l’option [Changer de schéma comptable].
Ill. 47 Information sur le chargement de l’inscription d’écriture précédente