Définition de la période comptable
Il est possible de définir une nouvelle période comptable de deux façons : en appuyant sur le bouton [Ajouter une période comptable] dans l’onglet „Edition”, qui permet de remplir les champs Symbole, Date d’ouverture, date de fermeture, Descriptions ; ou bien en appuyant sur le bouton [Ajouter à l’aide d’un formulaire].
Dans le deuxième cas s’ouvre un nouveau formulaire:
Ill. 73 Formulaire de période comptable
Champs obligatoires:
Symbole – champ permettant l’inscription de 50 caractères (lettres ou chiffres) servant à une identification plus simple et plus rapide des périodes particulières p.ex. diminution du nom. Le symbole doit avoir une valeur unique.
Attention: Il n’est pas possible d’ajouter quelques périodes comptables portant le même symbole
Dans Comarch ALTUM une grande facilité est que la période d’exercice peut être défini de date en date et ne doit pas duré 12 mois, c’est à dire ne doit pas recouvrir l’année calendaire. Elle peut durer 24 mois ou plus courte qu’un mois s’il y a une telle nécessité.
Les champs restant sont :
Date d’ouverture – sert à localiser la période comptable dans le temps. La date peut être inscrite manuellement ou à l’aide du calendrier intégré, qui s’active en appuyant sur les flèches. La date est visible sur la liste de période comptable.
Durée (en mois) – champ servant à définir la longueur de la période comptable avec un précision au mois p.ex. lorsque la „date d’ouverture” est fixé au 2007-01-01 et la „durée (en mois)” à 6 mois, alors le champ „date de fermeture” affiche automatiquement un date grisée (c’est à dire sans possibilité d’édition) 2007-06-30. La valeur maximale possible est de 100 – cela fixe la date de fermeture à cent mois de celle d’ouverture. La valeur minimal est de 0, ce qui provoque que la date d’ouverture et de fermeture sont les mêmes. Le nombre de mois peut être introduit manuellement ou à l’aide des flèches qui montent et descendent.
Date de fermeture – permet de définir précisément au jour près la date de fermeture de la période comptable. Sert dans une situation où l’utilisateur veut introduire une période comptable, qui ne dure pas un nombre plein de mois, mais p.ex. 2 mois et 2 jours ou 17 mois et 20 jours. Il est possible de le faire manuellement ou à l’aide du calendrier intégré. La date est visible sur la liste des périodes comptables
Lors de l’ajout d’une période comptable le système fixe automatiquement le champ „date de fermeture” qui est grisé (c’est à dire qu’il n’est pas possible de l’éditer) mais l’utilisateur sans problème peut l’activer en cochant le champ devant l’inscription „date de fermeture”. Alors le champ „durée (en mois.)” n’est plus éditable. Il est possible de sélectionner une des options de définition de durée de la période comptable.
Ill. 74 Options de définition de la longueur de la période comptable
Fermée – le marquage de ce champ (sur le formulaire des périodes comptables) signifie que la période comptable est déjà fermée. Il n’est pas possible d’y ajouter des journaux partiels ni aucune opération comptable, non soumis à édition. Le boutons sert à marquer comme inactives les périodes à la fin de leur validité. La période comptable ne se ferme pas automatiquement après avoir dépassé la date de fermeture. La fermeture de la période repose uniquement dans la gestion de l’utilisateur.
Attention: A la fermeture d’une période, le système affiche le communiqué suivant „Etes-vous sûr de vouloir fermer la période comptable?” afin d’éviter toutes erreurs. Une période une fois fermée ne peut plus être ouverte. Une période n’est pas soumise à édition mais il est possible de la supprimer si il n’y a pas eu de comptabilisation initialisée dans la période de sa validité
Description - sert à introduire une description plus libre et plus large. La description est visible sur la liste des périodes comptables.
Afin d’enregistrer les changements effectués, il faut appuyer sur le bouton [Enregistrer] dans le groupe „Période comptable”
Sur la liste, en dehors des boutons [Ajouter une période comptable], [Ajouter à l’aide d’un formulaire] [Modifier], [Supprimer], [Actualiser] et [Fermer] dans le menu „Edition” sont visibles les commandes:
[Définir comme actuel] – Définis la période comptable comme celle de rigueur actuellement. Si l’utilisateur, inscrivant une nouvelle période ne la choisit pas comme actuelle, il peut le faire plus tard. Il faut marquer la période sur la liste des périodes comptables (en faisant un clic gauche dessus avec la souris),qui doit être paramètrée comme en cours et appuyer sur le bouton [Définir comme actuel]. Le système mémorise la période désignée comme actuelle. Sur la liste elle est visible en caractère gras. Dans le système ne peut être établi qu’une seule période comme actuelle, et elle ne peut pas être fermée.
Attention: Pour établir une période comptable comme actuelle, il faut fermer les autres onglets.
[Diviser par mois] – le bouton sépare automatiquement la période comptable donnée en périodes comptables partielles mensuelles. Il faut marquer la période comptable sélectionnée pour être divisée (en faisant un clic gauche dessus avec la souris) et appuyer sur le bouton [Diviser par mois]. Les périodes partielles issues de la division sont classées par ordre chronologique (c’est à dire mois par mois) . Après division, sur la liste des périodes, devant le symbole de la période s’affiche un signe plus qui permet de dérouler la liste des mois et un signe moins qui enroule cette liste.
[Diviser par trimestre] – le bouton divise automatiquement la période comptable donnée en trimestres. Il faut marquer (en faisant un clic gauche avec la souris) la période comptable sélectionnée pour être divisée et appuyer sur le bouton [Diviser par trimestre].
Les boutons [Répartir en mois] et [Répartir en trimestre] sont introduits dans Comarch ALTUM pour faciliter le travail des utilisateurs, qui en créant un grand nombre de périodes comptables partielles ne doit pas le faire manuellement. La facilisation est que l’utilisateur peut librement les éditer et les supprimer en se souvenant que chaque Symbole est unique. Il est possible de le faire à l’aide des boutons dans le groupe „Périodes partielles”.
La date d’ouverture et de fermeture des périodes partielles peuvent se chevaucher. La suppression est précédé du communiqué qui convient.
Exemple
Division de période comptable, durant p.ex. 5 mois et 20 jours du 01-01-2009 au 20-06-2009:
Division en périodes comptables partielles mensuelles
Le Système divise la période en six périodes comptables partielles, dont cinq durent un mois et la sixième vingt jours.
Ill. 75 Période comptable divisée par mois
Division en périodes comptables partielles trimestrielles
Le Système divise la période en deux trimestres, dont l’un dure trois mois et le second deux mois et vingt jours
Ill. 76 Période comptable divisée par trimestre
A part la division automatique des périodes comptables en périodes partielles, l’utilisateur peut ajouter une période partielle en utilisant la fonction Edit in place [Ajouter dans le tableau] ou à l’aide d’un formulaire [Ajouter à l’aide d’un formulaire] après avoir marqué laquelle des périodes comptables doit se voir attribuer des périodes partielles. Après exécution de cette action s’affiche un formulaire de période comptable partielle.
Ill. 77 Formulaire de période comptable partielle
Champ obligatoire:
Symbole – champ permettant l’introduction jusqu’à cinquante caractères (lettres ou chiffres) servant à une identification plus simple et plus rapide des périodes comptables particulières p.ex. diminutif d’un nom. Le symbole doit avoir une valeur unique. Il est visible lors du déroulement de la liste des périodes partielles pour une période comptable donnée.
Attention: Il n’est pas possible de créer plusieurs périodes partielles portant le même symbole
Autres champs:
Date d’ouverture – permet l’inscription de la date d’ouverture de la période comptable partielle, c’est à dire de la date de son entrée en vigueur. La date est visible après déroulement de la liste de périodes partielles pour la période comptable donnée.
Date de fermeture - permet l’inscription de la date de fermeture de la période comptable partielle, c’est à dire de la date de fin de validité. La date est visible après déroulement de la liste de périodes partielles pour la période comptable donnée.
Les dates peuvent être inscrites manuellement ou à l’aide du calendrier intégré. Les dates en vigueur des périodes comptables partielles ne peuvent être en dehors des champs de dates en vigueur pour la période comptable. Le système bloque les dates introduites incorrectement.
Description – sert à introduire une description plus libre, plus large. La description est visible sur la liste de périodes partielles pour une période comptable donnée.