ALTUM

Numérateurs

Chacun des types de documents peut avoir son propre schéma de numération défini, appelé ainsi numérateur. Le numérateur est défini par l’utilisateur selon ses propres préférences. Lors de l’installation du système, pour chaque type de document est automatiquement créé un schéma de numération. Jusqu’au moment de présentation du premier document, il peut être soumis à changement. Le numérateur est défini dans „Configuration -> Numérateurs”.

Ill. 51 Domaine „Configuration” avec l’élément [Numérateurs] sélectionné

Numérateur de documents

Le numérateur de document se compose de sections respectives (membres) partagés par des séparateurs. Pour que le numérateur défini s’affiche sur le type de document sélectionné il faut l’inscrire dans type de document (cf: „Configuration -> Types de documents”).

Ill. 52 Liste de numérateurs.

Sections respectives – les membres du numéro peuvent être constitué par: le symbole du document, le mois, l’année calendaire de 4- ou 2 – chiffres, l’année comptable, le numéro, la série du document, l’entrepôt, le registre, l’installation des bases de données et le poste de travail.

Ill. 53Sections du numéro

Chaque type de document dans le système Comarch ALTUM peut avoir son propre système de numération défini. Le numéro peut se composer au maximum de huit sections. Le contenu d’une section peut être constitué par les éléments suivants:

Symbole du document – le symbole doit obligatoirement être présenté dans le schéma de numération du document. Les symboles des documents ne peuvent pas se répêter à l’intérieur de tout le système (pas seulement à l’intérieur de la classe) – grâce à cela il ne peut jamais s’afficher deux documents de types différents ayant le même numéro. Ils doivent comporter exclusivement des lettres et des chiffres (en particulier ils ne peuvent comporter les caractères „/” ainsi que „@”). Les symboles de document sont définis au niveau des types de documents pour chacun des types de documents individuellement. Après insertion d’un symbole dans le numérateur, s’affiche sur le numéro sur le document le symbole du type de document (cf: „Configuration ->  Types de documents”)

Mois – deux caractères (chiffres) définissant le mois. Si dans le numéro de document est inséré le mois – en même temps que change le mois sur le document va changer le chiffre symbolisant le mois sur le numéro sur le document

Année calendaire 4– ou 2– chiffres – l’année calendaire de quatre ou deux chiffres est prise des données systèmes de l’ordinateur

Année comptable – désignation de l’année comptable par quatre chiffres. L’année comptable peut être différente de l’année calendaire. Sa durée ainsi que la date de commencement peut être défini dans la configuration du programme (cf: „Configuration ->  Types de documents”)

Numéro – partie variable de tout le numéro du document. Pour chaque document d’un type donné présenté par la suite; la section du programme augmentera le numéro de un. Le numéro peut se composer d’un nombre libre de chiffre et les chiffres zéro s’afficheront en tête, p.ex. le nombre de chiffres dans le numéro s’éléve à quatre, le numéro du document 1 s’affiche 0001.

Série du document - ici, en fonction du type de document, il est possible d’utiliser la série, du document de recette ou de dépense présenté, associée avec lui. La série pour un type donné de document est définie au niveau des types de documents (cf: „Configuration -> Types de documents”).

Registre –  nom du registre bancaire ou caissier.

Entrepôt – nom de l’entrepôt dans lequel sont établis les documents (p.ex. FA, ME-, LIV, REC etc.)

Pour chaque membre du numéro on peut sélectionner un des éléments de la liste ci-dessus. En définissant le contenu des membres suivants du numéro sur l’écran s’affiche le numéro de document modèle.

Poste de travail – suite libre de caractères liés avec la filiale ou le poste de travail.

Installation de la base de données – introduit dans le document le nom de l’installation de la base de données, qui peut être introduite dans le système, par la Fenêtre de configuration -> Configuration des bases.

Le numérateur ne peut pas se composer de tous les membres cités. Il doit possèder au moins deux d’entre eux: le symbole du document ainsi que le numéro. Un numéro peut se composer maximalement de 8 éléments. A cause du manque de l’un des membres obligatoires, le système ne permet pas d’enregistrer les modifications, affichant l’information qui convient, p.ex.: „Dans le numérateur il doit y avoir un seul membre avec le numéro”. Le programme permet uniquement l’utilisation d’un membre avec l’année, il n’est pas possible de créer un schéma comprenant l’année calendaire de 2 ou 4 chiffres et encore l’année comptable – mais seulement et uniquement une d’entre elles. Dans ce cas le programme affiche le communique qui convient: „Dans le numérateur il ne peut y avoir qu’un seul membre avec l’année”. Chacun des membres du numérateur doit être séparé par un des séparateurs admis, qui peuvent être des caractères accessibles sur le clavier, p.ex.: /, , *, -, +,…

Toute la fenêtre du numérateur a été divisée en deux groupes : celui de gauche comportant la liste des numérateurs déjà définis et celui de droite servant à définir l’apparence du numérateur. 

Afin de définir le nouveau schéma de numération, il faut appuyer sur le bouton [Ajouter] dans le groupe „Edition”, et ensuite inscrire le nom du numérateur, définir l’ordre des membres du numérateur. En ajoutant une section successive s’affiche dans le champ Exemple le schéma défini avec les séparateurs.

Les membres particuliers du numérateurs peuvent être choisis d’une liste de fonctions disponibles prédéfinie. Pour afficher cette liste il faut cliquer sur la flèche dans le champ [sélectionner fonction] de la colonne „Fonction”, sur la ligne qui s’affiche après avoir cliqué sur [Ajouter] du groupe „Liste des numérateurs”. Lors de la définition du numérateur il faut aussi se souvenir des séparateurs qui divisent les différents membres. Si un membre donné doit affecter le numérateur il faut également désigner le paramètre „Affecte”.

Pour le membre „Numéro” il existe la possibilité de définir la quantité de chiffres pour le numéro. Après sélection ou marquage (si elle a été sélectionnée avant) la fonction „Numéro” dans la partie inférieure de la fenêtre s’affiche une ligne supplémentaire avec la possibilité de définir le nombre de chiffres. Il est possible de le faire en l’inscrivant manuellement avec le clavier ou en sélectionnant, à l’aide des flèches vers le haut/vers le bas, la quantité qui convient dans la colonne „Valeur”.

Pour chaque membre du numérateur l’utilisateur a la possibilité de définir si la section donnée affecte sur le numéro de document ou non. Si ce paramètre est marqué, cela signifie que chaque changement dans le membre de numérateur qui a une influence, entraîne la numération du document depuis le début, c’est à dire 1.

Exemple

Un des membres du numérateur pour les documents de balance d’ouverture est l’année comptable, qui en plus a le paramètre „Affecte” marqué. Cela signifie que pour la période comptable 2007 (qui engage pour toute l’année calendaire 2007), les documents BO reçoivent les numéros successifs, p.ex. BO/2007/0001, BO/2007/0002, … jusqu’à BO/2007/0100. Le document suivant présenté alors dans la période comptable suivante 2008, reçoit le numéro BO/2008/0001. Si ce membre n’avait pas eu ce paramètre de marquer, le document présenté dans la période comptable 2008, aurait le numéro suivant : BO/2008/0101.

Fonctions caractèristiques pour le numérateur

Le formulaire du numérateur utilise des fonctions qui lui sont caractèristiques. Certains se rapportent à la liste de numérateurs, les autres à la définition du schéma de numération.

Signification des boutons du groupe „Liste des numérateurs” :

[Ajouter] – sert à définir le nouveau schéma, entraîne l’affichage d’un nouveau formulairede définition de numérateur, sans aucun membres

[Supprimer] – sert à supprimer un numérateur sélectionné sur la liste du côté droit de la fenêtre. Il est supprimé définitivement et il n’y a pas de possibilité de le récupérer. C’est pourquoi qu’après avoir sélectionné cette fonction, le système affiche un avertissement avec une question, si vraiment nous sommes sûr de vouloir supprimer, afin d’éviter toute suppression d’objet accidentelle

[Actualiser] – actualise les données sur la fenêtre, charge les données de la base

Pour définir les nouveaux numérateurs; sont utilisées les fonctions du groupe „Références du numérateur”:

[Ajouter une référence] – sert à ajouter des sections supplémentaires au numérateur. Entraîne l’affichage de nouvelle ligne qu’il faut remplir avec la fonction qui convient dans la liste prédéfinie

[Supprimer la référence] – entraîne la suppression d’un membre du numérateur qui a été marqué

[Monter/Descendre] – fonctions qui servent à établir l’ordre des membres dans le numérateur. Elles déplacent les éléments marqués d’une position vers le haut ou vers le bas

Boutons du groupe „Numérateur”:

[Enregistrer] – enregistre les numérateurs nouvellement créé ou les changements introduits

[Annuler] – ferme la fenêtre du numérateur sans enregistrement des modifications

Lors de la définition du schéma de numération pour les documents il faut se rappeler certains principes:

        Le contenu de la section ne peut pas se répêter

        Le contenu de la section ne peut pas rester vide

        Dans le numéro doivent apparaître le symbole du document, le numéro du document, ainsi que la sélection de l’année calendaire de 2 ou 4 chiffres ou comptable

        Chaque section doit être séparé par un séparateur

        Le compte n’ est pas exigé par le programme, mais doit apparaître dans la numération des documents dans le module Caisse/Banque

        L’année calendaire (de 4 ou 2 chiffres) et l’année comptable ne peuvent pas apparaître dans un numéro de document en même temps.

        Une section vide ne peut apparaître que comme dernière. Ce qui signifie que le numéro de document le plus court peut être composé de trois sections.

        L’ordre des sections est libre.

        Le numérateur peut être changé tant que dans la base de données aucun document du type concernant ce schéma n’a été introduit.

        Le numérateur peut être composé de neufs sections maximum

        Chaque numérateur doit posséder un nom unique

        Il est possible de supprimer un numérateur uniquement jusqu’au moment de sa première utilisation dans le système