Types de documents
Le système Comarch ALTUM permet à l’utilisateur de gérer tous les documents d’un type donné. Cela permet de définir certains paramètres, qui vont caractériser les données des types de documents. Il s’agit ici de certaines caractèristiques comme du processus de gestion des documents.
Les types de documents composent une liste prédéfinie qui est créée lors de la génération de la base. Cette liste contient tous les types de documents qu’il est possible d’utiliser dans le système. Il n’est pas possible d’ajouter de nouveau type, il n’est possible de modifier que ceux qui existent.
Attention: Au niveau de Configuration ->Types de documents, l’utilisateur n’a pas la possibilité de changer certaines options, comme l’attachement par exemple d’entrepôts à un type de document. Par contre au niveau de la structure de l’entreprise, où il est également possible de modifier les types de documents dans le cadre d’un centre de structure donné, il y a une telle possibilité.
La liste avec les types de documents peut être activée en sélectionnant l’option qui convient dans le menu: „Configuration -> Type de document”.
Ill. 40 Domaine „Configuration” avec l’élément [Type de document] sélectionné
Après la sélection de l’option dans le menu „Configuration -> Type de document” s’affiche une fenêtre avec la liste prédéfinie de types de documents. La fenêtre est divisée en deux parties: du côté gauche se trouve l’arborescence des groupes de types de documents, du côté droit la liste des types de documents se trouvant dans un groupe donné. Cette liste contient le code et le nom du type de document.
Ill. 41 Liste des types de documents
Pour utiliser cette liste, l’utilisateur se sert de quatre fonctions:
[Ajouter un groupe] – bouton d’ajout de nouveau groupe ayant le nom donné par l’utilisateur
[Modifier le groupe] – bouton permettant de changer le nom du groupe
[Supprimer le groupe] – bouton de suppression du groupe
[Actualiser] – actualise l’arborescence du groupe
Si l’utilisateur ajoute un groupe par exemple se nommant „Documents TVA” et sélectionne ce groupe, le côté droit de la fenêtre est séparé en deux listes:
Types de documents dans le groupe [nom du groupe]
Types de documents non attribués
A ce moment l’utilisateur peut attacher les types de documents non attribués de la fenêtre inférieure au groupe de types de documents de la fenêtre supérieure à l’aide du bouton [Ajouter au groupe] se trouvant dans le menu ou directement au-dessus de la fenêtre des types de documents non attribués. Le bouton [Retirer du groupe] permet d’effectuer l’opération inverse (détachement du type de document du groupe de types de documents).
Ill. 42 Fenêtre d’ajout de types de documents à un groupe
Pour se servir de la liste deux boutons sont utilisés:
[Modifier] – entraîne l’ouverture du formulaire du type de document, après un marquage antérieur du type de document qui doit être modifié
[Actualiser] – entraîne l’actualisation des informations sur la liste, charge les données de la base