Edition du type de document
Pour ouvrir un formulaire d’un type de document défini il faut désigner (surligner) – en faisant un clic gauche avec la souris sur la ligne – types de documents et ensuite sélectionner la fonction [Modifier] dans le menu „Edition” ou en faisant un double-clic sur la ligne sélectionnée. L’usage de cette fonction entraîne l’ouverture du formulaire de type de document. Il se compose de quelques onglets, qui utilisent des boutons distincts dans le menu.
Ill. 43 Onglet „Général” sur formulaire de type de document
L’onglet „Général” comporte les données fondamentales sur le type de document. Pour cet onglet il n’y a que deux fonctions actives:
[Enregistrer] – entraîne l’enregistrement des données inscrites
[Fermer] – interrompt le travail et ferme la fenêtre sans enregistrer les changements
Pour les documents qui peuvent être confirmés sur la base de la limite de crédit attribuée, le système donne à l’utilisateur de contrôler de telles situations:
[Manque de contrôle] – l’utilisateur n’est pas informé de la confirmation du document sur la base de la limite de crédit attribuée
[Avertissement] – l’utilisateur est informé que le document a été confirmé sur la base de la limite de crédit attribuée/le client/fournisseur n’a pas de limite de crédit attribuée/le montant du document dépasse la limite de crédit attribuée.
[Blocage des ventes] – l’utilisateur est informé que le crédit marchand n’a pas été attribué, ou que le montant du document dépasse la limite de crédit attribuée.
Les document qui sont des relevés cycliques d’espaces de données dans le système (p.ex. relevé de ventes au détail), ont une option de contrôle automatique de génération de document. Le système permet à l’utilisateur de contrôler l’activation:
[Manque] – les document vont être générés automatiquement, sans consultation de l’utilisateur
[Pour chaque document] – le système va informer l’utilisateur que des valeurs données sur un document donné sont utilisées dans la création de relevé,
[Quotidien] – le système va quotidiennement interroger l’utilisateur si le relevé doit être généré,
[Mensuel] – le système génére mensuellement des relevés.
Dans le système Comarch ALTUM il y a un contrôle de la date de chargement des taux pour chaque document séparément. Dans le groupe de boutons Chargement du taux de change actuel deux options sont disponibles:
Type de date – en fonction du type de document se trouvent les options date d’émission, date de réception, date de publication …
Nombre de jours avant la date – paramétre définissant le nombre de jours avant la date défini dans le champ Type date du chargement de cours.
Dans la pratique cela signifie que l’utilisateur a une influence sur la date de chargement du taux de change qui s’affiche dans l’onglet Devises de chaque document ajouté établi dans une devise autre que celle du système.
Dans l’illustration ci-dessous est présentée la fenêtre de détails du document FA avec les champs Type de date et Date. Ce qui s’affiche dans ces champs est défini au niveau du type de document.
Si par exemple dans le type de document FA, l’utilisateur défini qur la date de chargement doit être la date d’émission et dans le champ Nombre de jours avant la date il inscrit le chiffre 1, alors automatiquement à l’établissement d’un document Facture d’achat fournisseur en devise étrangère, dans le type de date s’affiche la date d’émission et dans le champ Date (de chargement de taux) – la date, qui est antérieure d’un jour par rapport à la date d’émission.
Ill. 44 Fenêtre de la facture d’achat avec les champs Type de date et Date (de chargement de taux).
Précision du tarif – Le champ de précision du tarif dans le type de document sert à établir la précision maximale avec laquelle sont inscrits les tarifs sur un type de document donné.
Par exemple, si dans le type de document FC (Facture de vente client) l’utilisateur inscrit le chiffre 1.
La précision maximale du tarif inscrit lors de l’édition de référence sur la facture de vente sera de 1.
Ainsi, si l’utilisateur inscrit par exemple le prix 42,78 zł, il sera arrondi à 42,8 zł
L’utilisateur peut choisir la précision du tarif sur la référence de zéro à une valeur établie sur le type de document donné dans le champ Précision du tarif.
Il faut se rappeler que la précision du tarif est également définie dans les types de tarifs. Cependant si la précision du tarif dans le type de tarif est supérieure à la précision du tarif établie sur le type de document, la précision du type de tarif sera limitée à la précision du type de document.
Si par contre la précision du tarif sur le type de document est supérieure à celle sur le type de tarif, à chaque fois que l’utilisateur va établir un tarif sur un objet, la précision par défaut sera celle qui résulte du type de tarif.
Onglet Diagramme
L’information contenue dans cet onglet permet à l’utilisateur de gérer les documents de type défini. Il y a la possibilité de définir quel droit est attibué à quel groupe d’utilisateurs.
Ill. 45 Onglet „Diagramme” sur le formulaire de type de document
Chaque document, dès que l’on clique sur Ajouter du menu de la liste de documents, se trouve à un statut défini. Le système distingue les statuts suivants:
initialisé – le formulaire du document a été déjà ouvert mais il n’est pas encore enregistré
dans mémoire tampon – après l’enregistrement dans la mémoire tampon
enregistré quantitativement – le nombre d’élément est enregistré définitivement
enregistrer de façon permanente – confirmé ou enregistré de façon permanente
publié – après publication du document
supprimé – après suppression de la liste (l’utilisateur ne voit pas physiquement ce document)
annulé – après annulation du document
écritures de contrepassation – corrigé (pour les documents comptables).
Chaque document est amené à un statut défini par l’exécution de certaines actions auquelles l’utilisateur doit avoir les droits – c’est à dire les actions, les activités de l’utilisateurs.
Pour cet onglet on utilise les boutons de deux groupes: Statuts et Droits. Leur activité dépend de l’emplacement de la souris sur le diagramme.
Ill. 46 Fonctions d’utilisation du diagramme
La signification des fonctions est identique dans les deux cas, les statuts correspondent aux statuts du document (rectangles sur le diagramme), les droits par contre correspondent aux droits pour les actions effectuées par l’utilisateur (flèches sur le diagramme):
[Modifier] – permet d’entrer les changements, entraîne la séparation en deux panneau de la fenêtre avec le diagramme: un présentant le diagramme et le deuxième permettant d’entrer des changements
[Enregistrer] – enregistre les données entrées
[Annuler] – interrompt le travail et ferme la fenêtre sans enregistrer les changements
Le diagramme présenté sur cet onglet se compose des statuts (représentés à l’aide des rectangles) et des droits (représentées à l’aide des flèches). Il illustre par quelle action pour laquelle l’utilisateur a des droits un document doit passer pour changer de statut. Il affiche à quels statuts successifs se trouve un document et la direction des actions entre les statuts particuliers.
Ill. 47 Diagramme pour Facture de vente client
En modifiant le statut donné d’un type de document, on peut définir quelques caractèristiques, entre autres la couleur du document sur la liste de documents pour chaque statut particulier.
Pour modifier un statut, il faut le marquer en faisant un clic gauche sur le rectangle sélectionné et sélectionner l’option [Modifier] dans le menu „Statuts” ou faire un double-clic gauche sur le rectangle sélectionné. Après avoir appuyé sur Editer la fenêtre est divisé en deux panneau : celui de gauche comporte un diagramme et celui de droite des champs de modification.
Ill. 48 Champs de modification de statut du type de document
Sur ce panneau il est possible d’inscrire le nom du statut du document, de définir la couleur, de définir les droits de modifier des champs particuliers pour le groupe donné.
Nom – champ permettant d’inscrire cinquante caractères (lettres ou chiffres) servant à décrire l’objet. Le nom est visible sur le diagramme dans le rectangle symbolisant le statut
Couleur – à cet endroit il est possible de définir quelles couleurs sur la liste de documents vont avoir les types de documents données dans un statut défini, p.ex.: toutes les FC enregistrées dans mémoire tampon ont la couleur verte. De manière significative cela facilite le travail de l’utilisateur, qui sans nécessité de modification d’un document donné, mais déjà au niveau de la liste de document est en état de mesurer à quel statut se trouve le document donné.
En générant la base, le système attribue automatiquement la couleur pour chaque type:
- Initialisé – jaune
- Dans mémoire tampon – vert
- Enregistré quantitativement – céladon
- Enregistrer de façon permanente – bleu
- Publié – pourpre
- Annuler/écritures de contrepassation – rouge
Cependant ce sont des couleurs uniquement suggérées et chaque utilisateur peut les changer selon ses préférences personnelles. Pour changer de couleur il faut faire un clic gauche avec la souris sur le champ de couleur; cela entraîne l’ouverture de la liste de couleurs disponibles, parmi lesquelles il faut en sélectionner une. Afin de sélectionner une couleur il faut faire un clic gauche sur la palette de couleur sur le rectangle de ma couleur sélectionnée et ensuite cliquer sur OK.
Onglet Description analytique
L’onglet „Description analytique” permet l’inscription de description analytique définie au type de document. L’inscription de description au type de document permet la création de description pour chaque document de type défini.
Ill. 49 Onglet „Description analytique” sur le formulaire de type de document
Les détails concernant la définition de la description analytique pour le type de document se trouvent dans la partie „Principal” dans dimensions analytiques (cf: „Principal -> Dimensions analytiques -> Inscription de dimension au type de document”).
Onglet „Schémas de numération”
Dans le système Comarch ALTUM il est possible de modifier le numérateur par défaut pour un type de document donné pour un autre schéma de numération défini dans le système.
Pour cela, il faut ouvrir un type de document donné et dans l’onglet Schémas de numération supprimer le numérateur existant et le remplacer par un autre.
Les boutons d’utilisation de l’onglet se trouvant dans le menu sont:
[Ajouter] – ajout d’un nouveau schéma de numération.
[Modifier] – modification d’un schéma de numération existant.
[Supprimer] – détachement d’un schéma de numération existant.
Ill. 50 Onglet „Schémas de numération” sur le formulaire de type de document
Attention: Il ne peut y avoir qu’un schéma de numération par défaut par type de document.