Finanse

Sprawnie zarządzana firma to taka, której kadra zarządzająca ma w każdej chwili dostęp do aktualnych informacji na temat kondycji finansowej firmy, rzeczywistych źródeł uzyskiwanych przychodów, ponoszonych kosztów czy stanu bieżących należności i zobowiązań.

Dlatego system Comarch ALTUM wyposażony został w obszar „Finanse”, którego zadaniem jest nie tylko prosta ewidencja wydatków i wpływów. Korzystając z tego modułu można między innymi znaleźć odpowiedzi na pytania:

        jak wygląda przepływ środków pieniężnych w firmie? Odpowiedź może dotyczyć zarówno przeszłości – to raporty z dokonanych już kasowo-bankowych jak i przyszłości – to analiza planowanych wpływów i wydatków.

        jak wygląda harmonogram płatności? Do harmonogramu trafiają zarówno planowane terminy spłat należności przez naszych kontrahentów i spłaty naszych zobowiązań. Harmonogram płatności pozwala więc przewidzieć przychody i wydatki w nadchodzącym czasie i na tej podstawie podjąć odpowiednie decyzje finansowe.

        co tak naprawdę przynosi nam zysk? w co inwestujemy? co i dlaczego nas tak dużo kosztuje?– z każdą operacją kasowo-bankową skojarzona jest kategoria, której zapis dotyczy. Każdy zapis niesie, więc w sobie informację, jakiego rodzaju kosztu dotyczy lub jakiego typu przychód zwiększa nasze zyski. Na tej podstawie można wykonać bardzo pomocne zestawienia pokazujące rozkład kosztów i przychodów w firmie.

Ponieważ zadaniem modułu „Finanse” jest ujęcie wszelkich zagadnień związanych z przepływem środków pieniężnych w firmie – oznacza to, że musi on gromadzić również informacje pochodzące z innych modułów systemu. Innymi słowy moduł ten musi rejestrować każde zdarzenie finansowe, które ma miejsce w przedsiębiorstwie. Tylko wtedy jest w stanie zarządzać finansami i generować kompletny obraz finansowy firmy (stan przeszły, bieżący i prognozy).

Informacje gromadzone w module „Finanse” pochodzą z modułu handlowo-magazynowego i rejestrów VAT. Wystawienie każdej transakcji z kontrahentem jest związane z płatnością. Może to być natychmiast realizowana płatność gotówką, czekiem czy kartą kredytową – wtedy odpowiedni zapis pojawi się w rejestrze kasowym, lub płatność odroczona – wtedy informacja o planowanej zapłacie (np. przelewem) trafi do harmonogramu planowanych płatności.

Lista elementów finansów

[Rejestry- Rejestry k/b]- wyświetla listę rejestrów kasowych i   bankowych

 [Operacje k/b- Operacje k/b]- wyświetla listę operacji kasowych i bankowych

 [Operacje k/b-Import]- importuje listę operacji bankowych

 [Raporty k/b- Kasowe] – wyświetla listę raportów kasowych

[Raporty k/b- Bankowe] – wyświetla listę raportów bankowych

 [Płatności -Należności] – wyświetla listę płatności przychodowych (należności) w harmonogramie

 [Płatności -Zobowiązania] – wyświetla listę płatności rozchodowych (zobowiązań) w harmonogramie

 [Rozliczenia- Nabywcy] – wyświetla listę nierozliczonych planowanych płatności wszystkich nabywców

[Rozliczenia-Dostawcy] - wyświetla listę nierozliczonych planowanych płatności wszystkich dostawców

 [Rozliczenia-Różnice kursowe] – wyświetla listę dokumentów różnic kursowych

 [Skonto- Skonto] – wyświetla listę udzielonych skont

 Opis funkcji dostępnych w obszarze finansów:

1)    Rejestry – dzielą się na rejestry kasowe i bankowe. Mogą być dodawane do systemu w walucie systemowej lub w walucie obcej.

2)    Operacje kasowe– dzielą się na wpłaty i wypłaty. Trafiają tam operacje, które pociągają za sobą konieczność uregulowania płatności oraz planowane płatności niepowiązane z transakcjami i trafiające do kasy gotówkowej. To lista rozliczeń kasowych, miejsce przeznaczone do wykonywania rozliczeń i kompensat pomiędzy dokumentami wystawionymi dla tego samego kontrahenta.

Zdarzenia w operacjach mogą być:

        wprowadzane przez użytkownika z poziomu operacji kasowych. Przykładami mogą być np. planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami

        automatycznie tworzone przez program w chwili zatwierdzania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności.

3)    Operacje bankowe- dzielą się na wpłaty i wypłaty. Trafiają tam operacje bankowe, które pociągają za sobą konieczność uregulowania płatności oraz planowane płatności niepowiązane z transakcjami i trafiające na rachunek bankowy. To lista rozliczeń bankowych, miejsce przeznaczone do wykonywania rozliczeń i kompensat pomiędzy dokumentami wystawionymi dla tego samego kontrahenta.

Zdarzenia w operacjach mogą być:

        wprowadzane przez użytkownika z poziomu operacji bankowych. Przykładami mogą być np. planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami

        automatycznie tworzenie przez program w chwili zatwierdzania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności.

4)    Import – funkcjonalność pozwalająca na importowanie operacji bankowych.

5)    Operacje skonto – jest to lista ekwiwalentów za natychmiastową, a niekiedy tylko terminową zapłatę za towary.

6)    Płatności - dzielą się na należności i zobowiązania. Zawierają one listę wszystkich zdarzeń związanych z przychodami i rozchodami środków finansowych w firmie tych z przyszłości jak i tych z przeszłości.

Płatności mogą być:

        wprowadzane przez użytkownika z poziomu list należności i zobowiązań. Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami

        automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności. Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży ( lub zakupu ) z  płatnością.

Dzięki zdarzeniom zapisanym na listach należności i zobowiązań użytkownik ma możliwość:

        dokładnego śledzenia bieżącego stanu zobowiązań i należności

        dużą łatwość rozliczania planowanych płatności z zapisami potwierdzającymi ich realizację – operacjami

        możliwość kompensowania ze sobą zdarzeń

        prognozowania na przyszłość przepływu i stanu środków finansowych w firmie

        oceny planowanych wydatków w podziale na poszczególne kategorie – prognozy dla kategorii, które przyniosą największe zyski i największe koszty

7)    Raporty- dzielą się na kasowe i bankowe.  Każda firma prowadząca działalność gospodarczą rozlicza się ze swoimi kontrahentami, pracownikami oraz urzędami. Rozliczenia mogą odbywać się w różnych formach – w gotówce, czekami, kartami płatniczymi czy przelewami. Dla rozliczeń gotówkowych prowadzona jest kasa gotówkowa. Dla rozliczeń za pośrednictwem banku prowadzone są firmowe rachunki bankowe. Raporty to zebranie wszystkich operacji w poszczególnych rejestrach kasowo/bankowych. Raport może obejmować zapisy za dzień, tydzień, dekadę, miesiąc lub za inny, dowolny okres. Numeracja raportów może być ciągła w obrębie roku kalendarzowego, roku obrachunkowego lub w obrębie poszczególnych miesięcy. Dla każdego z raportów musi być określona data otwarcia i zamknięcia. Z każdym rejestrem kasowym i bankowym może być związana dowolna ilość raportów kasowych czy bankowych. Z kolei w skład każdego raportu może wchodzić dowolna liczba zapisów kasowych czy bankowych, które określają przychody i rozchody środków finansowych w firmie.

8)    Rozliczanie podmiotów – na rozliczenie składa się lista planowanych płatności i faktycznych operacji kasowo-bankowych związanych z tym samym kierunkiem przepływu środków finansowych (przychód lub rozchód). Jeśli lista planowanych operacji finansowych dotyczących określonego dokumentu jest skojarzona z faktycznymi operacjami kasowymi lub bankowymi to mówimy, wtedy o rozliczeniu. Rozliczenie może być częściowe lub całkowite (określenie to zależy od tego czy suma planowanych operacji równa się sumie faktycznie dokonanych). Można tu dokonać rozliczenia wszystkich płatności z operacjami kasowo-bankowymi dla danego kontrahenta.

9)    Dokumenty różnic kursowych – powstają w wyniku rozliczeń i kompensat operacji kasowych i bankowych oraz płatności. A są wynikiem zmieniających się kursów walut dla tych elementów.

Aby przeglądać dostępne funkcje i dokumenty z menu głównego należy wybrać menu „Finanse”

Rys. 1 Wybrane menu „Finanse”