Definiowanie rejestru

 

W celu zdefiniowania nowego rejestru należy wypełnić formularz, który zawiera podstawowe informacje o obiekcie. Przycisk [Dodaj] z menu „Lista” otwiera nową kartę:

 

                 

 

ALTUM image017  Definiowanie rejestru

Rys. 4 Formularz rejestru

 

 

Należy wypełnić pola obligatoryjne:

Kod skrócona nazwa rejestru. Pole pozwala na wprowadzenie do pięćdziesięciu znaków (liter lub cyfr) służących do opisu obiektu. Kod musi mieć unikalną wartość.

 

ALTUM image019  Definiowanie rejestruUwaga: Nie można dodać kilku rejestrów o tych samych kodach.

 

Nazwa – pole pozwalające na wprowadzenie pięćdziesięciu znaków (liter lub cyfr) służących do nazwania obiektu przez użytkownika.

 

Pozostałe pola do wypełnienia:

Typ – określa formę rejestru kasa, karta czy bank. Należy wybrać typ z wbudowanej, predefiniowanej listy. Do wyboru są KASA-BANK.

Rodzaj- rodzaj definiowanego rejestru. Do wyboru są dwie opcje wybierane z listy: lokalny i odległy.

Okres raportu- pole pozwalające na określenie okresu obowiązywania raportu. Do wyboru są następujące opcje: dzień, tydzień, miesiąc oraz dowolnie zdefiniowany.

W części księgowej okna rejestrów dostępne są następujące pola:

Konto księgowe – wybór konta księgowego z planu kont. Po naciśnięciu przycisku „gumka” wybrane konto jest usuwane z pola konta księgowego.

Dziennik cząstkowy – wybór dziennika z predefiniowanej listy cząstkowych dzienników księgowych.

Obszar o nazwie „Numer rachunku bankowego” zostaje uaktywniony tylko dla typy rejestru bankowego i zawiera następujące dane:

Bank – nazwa banku, do którego trafiają przychody i rozchody z rejestrów.

Numer– numer konta bankowego, na które trafiają przychody i rozchody z  rejestru.

Typ- typy numeracji rachunków bankowych stosowanych przez banki. Do wyboru są 3 opcje: IBAN, NRB i inne. IBAN czyli Międzynarodowy Numer Rachunku Bankowego używany jest przez banki w rozliczeniach transgranicznych. NRB czyli Numer Rachunku Bankowego stosowany jest w rozliczeniach krajowych.

Obszar waluty odnosi się do rejestrów walutowych i zawiera dane o walucie rejestru oraz kursach:

Waluta – waluta w jakiej rejestr jest prowadzony. Należy wybrać walutę z predefiniowanej listy. W przypadku wybrania innej waluty niż systemowa pojawiają się pola do wyboru typu kursu zakupu oraz typu kursu sprzedaży.

Typ kursu zakupu – pozwala użytkownikowi na wybór kursu walut dla dokumentów zakupu

(patrz: Rejestry kasowo-walutowe -> Rejestry walutowe).

Typ kursu sprzedaży – pozwala użytkownikowi na wybór kursu walut dla dokumentów sprzedażowych

Pole Aktywny zaznaczone jest domyślnie przez system. Oznacza to, ze rejestr może być używany w systemie. W przypadku, gdy pole „Aktywny” jest odznaczone, danego rejestru nie można użyć w systemie – jest nieaktywny.

 

Na menu okna rejestrów kasowo–walutowych, użytkownik może zdefiniować nowy kurs lub nową walutę, używając do tego odpowiednio przycisków: [Dodaj] z obszaru „Waluta” lub „Kurs”.

 

 

Rejestry walutowe

 

System Comarch ALTUM umożliwia przypisanie waluty do rejestru, co oznacza, że kwoty wpływające do danego rejestru będą przeliczane na jego walutę. Problemem są tu kursy walut, czyli określenie, po jakim kursie ma być przeliczana wartość w raporcie, który grupuje operacje kasowo-bankowe w ramach rejestru.

W przypadku rejestrów bankowych kurs jest ustalany przez bank. Co oznacza, że przykładowo przelew w EUR do konta w PLN bądź na odwrót będzie przeliczany kursem określonym przez bank, w którym konto jest założone, a nie na podstawie średniego kursu NBP. Oznacza to, że rejestr powinien mieć przypisany typ kursu zakupu i sprzedaży. Dzięki tak zdefiniowanemu rejestrowi będzie można wykonywać m.in. poprawne przeliczenia salda i przychodów/rozchodów na raporcie kasowo-bankowym w zależności od rodzaju operacji, która do niego wpada. Należy podkreślić, że jeśli wybrany rejestr dla raportu ma przypisaną walutę systemową, wówczas do takiego raportu mogą trafić operacje w dowolnej walucie. Jeśli raport ma przypisany rejestr w walucie nie systemowej to do takiego raportu mogą trafić tylko operacje w walucie rejestru i w walucie systemowej. Przy takim podejściu nie trzeba brać pod uwagę różnic kursowych, które mogłyby wystąpić w przypadku, gdy do raportu np. w walucie EURO trafiałaby operacja w walucie USD. Przykładowo, jeśli do raportu trafia operacja rozchodowa w walucie EURO (taka operacja może trafić tylko do raportu, który ma rejestr w walucie EURO lub systemowej np. PLN) to dla tej waluty należy wziąć wartość z typu kursu zakupu (jest to wartość w walucie systemowej), przeliczyć EURO na PLN oraz zaktualizować saldo i rozchód na raporcie.

 

ALTUM image020  Definiowanie rejestruPrzykład

Do rejestru A, który jest przypisany do raportu A, została przypisana waluta np. USD. Dla tej waluty na rejestrze musi zostać określony typ kursu zakupu np. NBP i typ kursu sprzedaży np. WBK. Waluta USD dla typu kursu NBP ma wartość 3 PLN (w walucie systemowej) a dla WBK ma wartość 3,5 PLN. Jeśli operacja ma wartość 5 USD wówczas należy pomnożyć 5 USD przez wartość typu kursu zakupu NBP (3 PLN), co w rezultacie daje wartość w walucie systemowej. Wartość taką dolicza się do bilansu i rozchodu raportu w walucie systemowej. Odpowiednio aktualizuje się bilans i rozchód w walucie rejestru.

ALTUM image021  Definiowanie rejestru 

 


Domyślnie każdy nowy rejestr dodaje się z walutą systemową. Jeśli ma to być rejestr w innej walucie niż systemowa, użytkownik musi sam zmienić rejestr a następnie wybrać typ kursu zakupu i sprzedaży.

 

ALTUM image019  Definiowanie rejestruUwaga: System umożliwia zmianę waluty rejestru tylko wtedy, kiedy do rejestru nie został przypisany żaden raport lub raport jest w walucie systemowej i nie zawiera w sobie żadnej operacji kasowej/bankowej.

 

 

 

ALTUM image019  Definiowanie rejestruUwaga: Typ kursu na rejestrze można zmienić jedynie do momentu przypisania raportu do rejestru.

 

 

 

 Definiowanie rejestru