Informacje na fakturze sprzedaży

Fakturę sprzedaży można wystawić zarówno na artykuł typu towar jak i typu usługa oraz komplet. Ponieważ system daje możliwość sprzedaży poniżej stanów magazynowych FS można wystawić na artykuł, którego stany magazynowe wynoszą zero. 

Formularz faktury sprzedaży składa się z kilku zakładek, ale aby wystawić FS wystarczy wypełnić zakładkę „Ogólne” i dodać artykuł.

 

W celu wystawienia nowej faktury należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków „Lista” co powoduje otwarcie nowego formularza.

 

Zakładka „Ogólne”

 

Zakładka ta zawiera podstawowe dane, które należy wypełnić, aby wystawić fakturę. W przypadku prostych dokumentów, które nie wymagają np.: specjalnych ustaleń dotyczących płatności czy sprawdzania danych kontrahenta – wypełnienie kolejnych pól na tej zakładce całkowicie wystarcza, aby dokonać sprzedaży.

 

 

ALTUM image222 Informacje na fakturze sprzedaży

Rys. 25 Zakładka „Ogólne” na formularzu faktury sprzedaży

 

Składa się ona z dwóch części:

  1. nagłówka, gdzie określany zostaje numer, nabywca, odbiorca, rodzaj transakcji, , stawki VAT, forma płatności, termin płatności,  stan dokumentu, daty wystawienia i sprzedaży, wartości netto i brutto, informacja o kwocie zapłaconej faktury, informacja o kwocie pozostałej do zapłacenia za fakturę oraz pozostałym limicie kredytowym.
  2. listy pozycji, która zawiera podstawowe informacje o pozycjach, na które wystawiona zostaje faktura dostarcza informacji o: kodzie, ilości, nazwie artykułu, jednostce, cenie początkowej, rabacie, cenie końcowej (po uwzględnieniu rabatów), wartości netto oraz stawce VAT.

 

Nagłówek

Nagłówek zawiera ogólne informacje o dokumencie:

Numer - to, co wyświetla się obok pola „Numer” zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeratora – patrz: „Konfiguracja -> Numeratory”). W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do ośmiu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca magazyn (firma posiada kilka magazynów) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich i pozwoli na wskazanie właściwego. W celu wybrania określonego magazynu, należy zaznaczyć go na liście (najeżdżając lewym przyciskiem myszki) a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszki. Symbol (wprowadzony podczas dodawania magazynu – patrz: „Konfiguracja – > Numeratory”) wybranego magazynu pojawi się w numerze.

W chwili wystawiania faktury w sekcji numeru, pojawia się automatycznie kolejny numer. Użytkownik nie może nadać własnego numeru kolejnej fakturze, wprowadzając go z klawiatury. W momencie usunięcia zapisanej faktury, następuje zwolnienie numeru, tzn., że dodawana faktura otrzymuje numer faktury usuniętej, np. w systemie istnieją trzy faktury sprzedaży o następujących numerach: FS/2007//00001, FS/2007//00002, FS/2007//00003. Przy czym FS z numerem FS/2007//00002 (zapisana) zostaje usunięta. Po usunięciu tej faktury, nowo dodawany dokument otrzyma numer: FS/2007//00002.

Numer obcy- numer obcy dokumentu

Nabywca / Odbiorca – pola umożliwiające wprowadzenie danych kontrahenta, na którego ma być wystawiony dokument. Na formularzy będzie wyświetlony kod. System pozwala na rozróżnienie dwóch kontrahentów:

Nabywca – określa nabywcę artykułu

Odbiorca - określa odbiorcę artykułu, czyli adresat dostawy

Takie rozróżnienie ma uzasadnienie w sytuacji, kiedy towar jest wysyłany na inny adres niż aktualny adres nabywcy, zarówno w sytuacji kiedy nabywcą i odbiorcą jest ten sam kontrahent jak i wtedy, kiedy są oni różni.

Nabywca jak i dostawca zostają wybrani z „drzewa” lub listy kontrahentów, rozwijanej przyciskiem ALTUM image224 Informacje na fakturze sprzedaży lub ALTUM image226 Informacje na fakturze sprzedaży. Po wybraniu kontrahenta jego kod pojawi się na nagłówku faktury. Pozostałe dane adresowe partnera, można podejrzeć lub uzupełnić na zakładce Nabywcy z poziomu, której możliwe jest również uzupełnienie brakujących pól lub ich edycja. Zmieniane dane zostaną zaktualizowane w słowniku „Kontrahenci”/”Nabywcy”.

 

ALTUM image175 Informacje na fakturze sprzedażyUwaga! System nie pozwala na zapisanie faktury sprzedaży bez kontrahenta lub bez pełnych danych adresowych kontrahenta.

Rodzaj transakcji – pole pozwalające na określenie jakiego rodzaju transakcji dotyczy dokument

 

Stawki VAT– pole pozwalające na wybór stawki VAT.

 

Forma płatności- forma płatności przypisana do kontrahenta. Forma płatności pobierana jest z karty kontrahenta z zakładki „Handlowe”.

 

Termin- ilość dni jaką ma do zapłaty kontrahent. Termin jest pobierany z karty kontrahenta po wybraniu nabywcy nafakturę. Po wybraniu kontrahenta na dokument oprócz pobierania ilości dni wyliczna jest także data płatności.

 

Centrum- wyświetlana nazwa centrum, w którym pracuje aktualnie użytkownik

 

Stan dokumentu- określa w jakim stanie jest otwarty dokument. Dokument może być w stanie:

 zainicjowanym- dokument jest wystawiany i nie został jeszcze zapisany w bazie

             niezatwierdzonym – dokument został zapisany „na brudno” i możliwa jest jego edycja

zatwierdzonym- na dokument w tym stanie nie można wprowadzać żadnych zmian

anulowanym- dokument został anulowany i jest nieedytowalny

Data wystawienia - data, kiedy dokument został wystawiony, wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT. Standardowo proponowana jest data systemowa (data aktualna, bieżąca). Można wystawić FS wstecz, tzn., z datą wcześniejszą niż bieżąca.

·  Data sprzedaży - data sprzedaży bądź wydania towaru z magazynu

 

Netto- wartość netto dokumentu w walucie dokumentu. Pole to spełnia funcje informacyjną i jest nieedytowalne.

Brutto- wartość brutto dokumentu w walucie dokumentu. Pole jest nieedytowalne, pełni jednymi funkcję informacyjną.

 

Zapłacono- kwota faktury, jaka została już zapłacona. Pole to jest nieedytowalne i pełni funkcję informacyjną.

 

Do zapłaty- kwota faktury pozostała do zapłacenia. Pole to spełnia funkcję informacyjną i jest nieedytowalne.

 

Pozostały limit kredytowy- pole to jest nieedytowalne i pełni rolę informacyjną. Dostarcza użytkownikowi informacji jaką kwotę kredytu kupieckiego kontrahent może jeszcze wykorzystać. Wartość pozostałego limitu kredytowego wyrażana jest w walucie systemowej.

 

Lista pozycji

Jedna faktura sprzedaży może zostać wystawiona na kilka różnych artykułów. W tej części formularza znajduje się lista wszystkich artykułów, na które dany dokument został wystawiony:

Lp. – liczba porządkowa pozycji, jeżeli jedna z pozycji dokumentu zostanie usunięta, pozostałe pozycje zostaną automatycznie renumerowane

Kod – kod wybranego artykułu

Nazwa – nazwa wybranego artykułu

Ilość – ilość artykułu, jaka ma zostać sprzedana

Jm– jednostka miary, w której artykuł zostaje sprzedany (nie musi to być jednostka podstawowa)

Cena - cena jednej jednostki przed naliczeniem rabatów

Rabat – rabat jaki został udzielony na dany artykuł (nie zawiera rabatu użytkownika i rabatu na formę płatności)

Wartość netto– wartość danej pozycji (ilość * cena końcowa) po uwzględnieniu rabatu

Stawka VAT - stawka jaka została przypisana dla danego artykułu

Lista pozycji działa także w trybie edit in place, co oznacza, ze możliwa jest zmiana bezpośrednio na liście ilości artykułu, jednostki miar oraz wysokości rabatu użytkownika. Każda zmian jednej z tych wartości spowoduje ponowne naliczanie innych wartości pozycji.

 

 

ALTUM image175 Informacje na fakturze sprzedażyUwaga! Podniesienie do edycji pozycji za pomocą dwukliku w momencie działanie listy w trybie „edit in place” jest niemożliwa.Dwuklik na liście pozycji działa jedynie gdy ustawimy kursor na polach nieedytowalnych tabeli.

 

Zakładka „Kontrahenci”

 

Zakładka ta zawiera informacje adresowe nabywcy i odbiorcy. Dane uzupełniane są automatycznie po wyborze kontrahenta na zakładce „Ogólne”. Zamieszczone tutaj informacje można zmienić, ewentualnie uzupełnić w przypadku ich braku. Zmiana ta wpłynie na dane zapisane na kartach ewidencyjnych kontrahenta. System nie pozwoli na zapisanie dokumentu bez pełnych danych adresowych wybranego kontrahenta

 

ALTUM image228 Informacje na fakturze sprzedaży

Rys. 26 Zakładka „Kontrahenci” na formularzy faktury sprzedaży

 

 

Zakładka „Waluty”

 

Na zakładce „Waluty” następuje określenie waluty w jakiej dana faktura ma zostać wystawiona. Istnieje możliwość wystawienia dokumentu w innej walucie niż waluta systemowa. Zakładka „Waluty” składa się z dwóch część. Pierwsza z nich to kontrolka walut,powalajaca określić kurs walute i kurs dokumentu. Druga część zakładki to lista walut wraz z ich kursami, jakie zostały użyte na dokumencie.

Walutę oraz kurs dokumentu można określić w każdym momencie wystawiania dokumentu do momentu jego zatwierdzenia. (przed dodaniem pozycji lub po dodaniu pozycji na fakturę). Po zainicjowaniu dokumentu domyślną walutą jest waluta systemowa.

Aby zmienić walute dokumentu należy wybrać walutę obcą, a następnie należy określić typ kursu, z którego będzie pobrany kurs. Automatycznie podpowiada się domyślny typ kursu, ustawiony przez użytkownika w „Konfiguracji -> Kursy walut”, ale można to zmienić poprzez rozwinięcie listy zdefiniowanych typów (patrz: „Konfiguracja -> Kursy walut”) za pomocą strzałki w dół obok nazwy typu kursu. Jeżeli zostanie wybrany taki typ kursu, dla którego został zdefiniowany kurs dla danej waluty i daty to kurs zostanie automatycznie pobrany. Dla ręcznego typu kursu – kurs należy określić samodzielnie – wpisując jego wartość z klawiatury lub ustawiając za pomocą strzałek w górę / w dół ALTUM image230 Informacje na fakturze sprzedaży. W przypadku typu kursu, dla którego nie został zdefiniowany kurs w danym dniu, system wyświetla odpowiedniej treści komunikat: „Pobrano inną datę kursu”. Oznacza to, że kurs został pobrany z ostatniego dnia, dla którego został zdefiniowany. W przypadku całkowitego braku kursu dla danego typu kursu, system wyświetla komunikat: „ Brak notowania podanego kursu waluty [symbol waluty na [data]” automatycznie typ kursu zmieniony zostaje na ręczny.

System umożliwia również określenie daty, z której ma zostać pobrany kurs. Domyślnie wybrana zostaje data dowolna, ale oczywiście można to zmienić. Wybór następuje z predefiniowanej listy rozwijanej poprze kliknięcie lewym przyciskiem myszki na strzałkę w dół obok nazwy typu daty.

 

ALTUM image232 Informacje na fakturze sprzedaży

Rys. 27Predefiniowana lista typów dat

 

Data dowolna – data, która może być dowolnie wpisana z klawiatury lub wybrana z wbudowanego kalendarza w polu „Data pobrania”. Dla wybranej daty zostanie pobrany kurs, jeśli oczywiście taki istnieje.

Data wystawienia – data wystawienia faktury. Data automatycznie pobierana z nagłówka dokumentu, pole „Data pobrania” staje się nieaktywne.

Data sprzedaży – data sprzedaży pobierana z nagłówka dokumentu, podobnie jak dla daty wystawienia pole „Data pobrania” jest nieaktywne.

W konfiguracji na typach dokumentów jest możliwość zdefiniowania z jakiego dnia powinien być pobierany kurs i względem jakiej daty z nagłowka dokumentu.

 Jeśli na typach pobieranie kursu waluty będzie zależało od typu daty: wystawienia, a ilość dni przed datą będzie ustawiona np. na 3, oznacza to, że kurs waluty będzie pobierany z datą: data wystawienia – 3 dni. Kurs pobrany będzie sprzed 3-ch dni w stosunku do daty wystawienia.

ALTUM image233 Informacje na fakturze sprzedaży

Rys. 28 Definiowanie pobierania kursu na typach dokumentów

 

 

Dolna część zakładki „Waluty” jest nieedytowalna przez użytkownika. Zawiera ona informacje o walutach wykorzystanych na dokumencie wraz z ich kursami z danego dnia. Ilość pozycji na liście jest różna w zależności od tego, ile walut wykorzystano, wystawiając dokument. W przypadku różnych walut dokumentu i pozycji, na liście zawsze zaznaczona jest, która waluta jest walutą dokumentu.

 

ALTUM image235 Informacje na fakturze sprzedaży 

Rys. 29 Zakładka „Waluty” na formularzu faktury sprzedaży

 

Zakładka „Kwoty”

 

Zakładka „Kwoty” jest automatycznie wypełniana danymi po zapisaniu dokumentu. Jest ona podzielona na dwie części. Pierwsza z nich „Elementy VAT” pozwala na określenie takich danych jak:

 

ALTUM image237 Informacje na fakturze sprzedaży

Rys. 31 Zakładka „Kwoty” na formularzu faktury sprzedaży

 

Rejestr VAT- określa rejestr VAT, do którego będzie zapisywana faktura VAT. Rejestry VAT definiowane są w księgowości, w rejestrach VAT.

 

Kierunek VAT – określa sposób naliczania VAT-u, który może być liczony od cen netto lub brutto. Domyślnie wartość tego pola ustawiona zostaje na ALTUM image239 Informacje na fakturze sprzedaży. Zależnie od tego ustawienia ceny sprzedaży pozycji dokumentu będą wyświetlane i edytowane jako ceny netto lub brutto.

od netto – najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty i wartość brutto jako suma netto i VAT.

od brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT

Agregacja VAT – określa wartości, od których ma zostać naliczony VAT. Istnieją dwie możliwości:

  1. suma VAT elementów, czyli dla każdej z pozycji dokumentu zostaje oddzielnie naliczony VAT a następnie następuje jego zsumowania
  2. VAT od sumy wartości – VAT zostaje naliczony od wartości (sumy) całego dokumentu

Tabelka VAT

W tabelce VAT następuje podsumowanie całej faktury w walucie systemowej. Może zdarzyć się tak, że na jednej fakturze będą znajdowały się pozycje z różnymi stawkami VAT. Wówczas w tabelce VAT następuje sumowanie wartości po stawkach VAT.

Jeżeli dokument wystawiony jest w walucie obcej, to tabelka VAT zawiera oprócz wartości w walucie systemowej również wartość w walucie obcej po przeliczeniu według odpowiedniego kursu.

 

Drugą częścią prezentowaną na zakładce „Kwoty” jest lista płatności powiązanych z daną fakturą.

Część ta jest automatycznie wypełniana danymi po zapisaniu dokumentu. Podczas wystawiania faktury program proponuje jedną płatność za fakturę w oparciu o informacje wprowadzone na zakładce „Ogólne” (wartość brutto, netto faktury) oraz zdefiniowane w Konfiguracji (formy płatności).

Użytkownik ma możliwość sam dodać płatność i określić jej parametry. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania faktury i podczas edycji faktury niezatwierdzonej.

Nie ma możliwości rozliczenia faktury z tego poziomu – wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych.

Jeśli wystawiana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np.: część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – użytkownik wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat zostało przewidzianych na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom. Więcej szczegółów na temat dzielenia i łączenia płatności znajduje się w dokumentacji „Finanse”

 

Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami z grupy przycisków„Harmonogram płatności” (patrz: „Pierwsze kroki z Comarch ALTUM -> Podstawowe zasady pracy z systemem -> Przyciski”). Do obsługi płatności charakterystycznych jest kilka czynności:

 

 

ALTUM image240 Informacje na fakturze sprzedaży

Rys. 32 Funkcje do obsługi płatności dostępne z poziomu formularza faktury sprzedaży

 

Edycja- służy do podlądu i modyfikacji płatności dokumentu

Połącz – służy połączeniu kilku płatności w jedną

Podziel – służy podzieleniu jednej płatności na kilka, głównie dotyczy to sytuacji kiedy płatność ma nastąpić w kilku ratach lub formach płatności

Odśwież- słuzy do zaktualizowania formularza płatności

 

ALTUM image175 Informacje na fakturze sprzedażyUwaga! Przy dzieleniu płatności program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeśli wartość faktury zostanie przekroczona – system nie pozwoli na zapisanie takiego dokumentu. Jednak w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością faktury. Jeśli kwoty te są różne, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.

 

Na liście tej znajdują się następujące informacje o płatności:

 

Podmiot- nazwa płatnika

Należność-wartość należności

Zobowiązanie- wartośc zobowiązania

Pozostaje- kwota, która pozostała do rozliczenia

Forma płatności – forma w jakiej płatność ma zostać zrealizowana

Waluta – symbol waluty, w której została wygenerowana płatność. Automatycznie, jeśli użytkownik nie zmieni, jest ona zgodna z walutą dokumentu. Należy jednak pamiętać, że dokument może zostać wystawiony w innej płatność a płatność w innej

Forma płatności – forma w jakiej płatność ma zostać zrealizowana

Termin – data płatnośći

 

Zakładka „Dokumenty skojarzone”

 

Zakładka „Dokumenty skojarzone”, podobnie jak „Waluty” jest nieedytowalna dla użytkownika. Zawiera informacje o wszystkich dokumentach związanych z daną fakturą, np.: fakturze VAT sprzedaży, korektach, czy dokumentach wydań zewnętrznych (WZ) wygenerowanych z faktury. Informacje te są automatycznie uaktualnienie, zgodnie z przeprowadzonymi transakcjami.

 

ALTUM image242 Informacje na fakturze sprzedaży

Rys. 33 Zakładka „Dokumenty skojarzone” na formularzu faktury sprzedaży

 

Zakładka „Opis”

 

Zakładka „Opis” cała poświecona jest na opis dokumentu przez użytkownika. Jeśli użytkownik będzie potrzebował umieścić jakieś dodatkowe, specjalne informacje na fakturze, to na tej zakładce jest miejsce na takie działania.

 

ALTUM image244 Informacje na fakturze sprzedaży

Rys. 34 zakładka „Opis” na fakturze sprzedaży

 

Zakładka „Atrybuty”

Szczegóły dotyczące przypisania wartości atrybutu do obiektu znajdują się w module „Słowniki” w opisie atrybutów (patrz: „Słowniki -> Słownik Atrybuty -> Przypisywanie wartości atrybutu dla obiektu).

ALTUM image246 Informacje na fakturze sprzedaży

Rys. 35 Zakładka „Atrybuty” na formularzu faktury sprzedaży

 

Zakładka „Opis analityczny”

 

Szczegóły dotyczące definiowania opisu analitycznego dla obiektu znajdują się w module „Słowniki” w opisie wymiarów analitycznych (patrz: „Słowniki -> Słownik Wymiary -> Definiowanie opisu analitycznego”).

 

ALTUM image248 Informacje na fakturze sprzedaży

Rys. 36 Zakładka „Opis analityczny” na formularzu faktury sprzedaży

 

Zakładka „Opis analityczny” zawiera pole Opis oraz listę zawierającą opisy analityczne.

 

Cechy charakterystyczne dla niezatwierdzonej faktury sprzedaży

 

Faktura sprzedaży zapisana (niezatwierdzona) posiada następujące cechy:

  1. podlega edycji
  2. rezerwuje artykuł w takiej ilości, na jaką została wystawiona faktura – zmiana artykułu lub ilości na dokumencie, skutkuje zmianą rezerwacji
  3. można ją usunąć, co skutkuje zdjęciem rezerwacji  z magazynu
  4. można ją zatwierdzić z poziomu formularza dokumentu lub zatwierdzić z poziomu listy faktur
  5. nie można jej zaksięgować
  6. generuje płatność, która jest nierozliczona
  7. nie można wygenerować z niej żadnego innego dokumentu (WZ)

 

Cechy charakterystyczne dla zatwierdzonej faktury sprzedaży

Zatwierdzenie faktury sprzedaży z poziomu formularza dokumentu lub z poziomu listy dokumentów pociąga za sobą te sama konsekwencje. Taka zatwierdzona faktura sprzedaży posiada następujące cechy:

  1. nie podlega edycji – można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu lub pozycji, bez możliwości ich zmiany
  2. rezerwuje artykuł, w takiej ilości, na jaką została wystawiona faktura – zmiana artykułu lub ilości na dokumencie, skutkuje zmianą rezerwacji
  3. nie można jej usunąć
  4. można ją zaksięgować
  5. generuje płatność, która w zależności od wybranej formy płatności może być od razu rozliczona lub nierozliczona
  6. generuje zapis w rejestrach VAT
  7. można ją anulować – zwiększa ilość artykułu na magazynie
  8. można wygenerować z niej inny dokument (WZ)

 

Informacje na fakturze sprzedaży