ALTUM

Wpisywanie pozycji na fakturze sprzedaży

Fakturę sprzedaży można wystawić jedynie tylko z takim artykułem, który znajduje się w ewidencji artykułów, tzn., jego dane zapisane zostały w słowniku „Artykuły”. System nie daje możliwość wystawienia dokumentu z jednorazowym artykułem, bez wprowadzenia jego danych do bazy.

Fakturę sprzedaży można wystawić zarówno z towarem  usługą, jak i kompletem jednak muszą one mieć cechę aktywnego, tzn. takiego, który bierze udział w obrocie towarowym.

Na zakładce „Ogólne” znajduje się lista, na którą wprowadzane będą kolejne pozycje faktury.

Pozycje faktury służą do zapamiętania pozycji towarowych (artykuł, ilość, jednostka miary, cena, rabat, wartość netto, stawka VAT, …)

Lista obsługiwana jest standardowymi przyciskami z menu z grupy „Elementy” (patrz: „Pierwsze kroki z  Comarch ALTUM -> Podstawowe zasady pracy z systemem -> Przyciski”).

Rys. 38 Menu „Pozycje” na fakturze sprzedaży

Formularz dodawania artykułu typu „towar” i typu „komplet” na fakturze sprzedaży

Dopisanie nowej pozycji możliwe jest po wciśnięciu przycisku [Dodaj] lub [Dodaj przez formularz] z grupy przycisków „Elementy”. Nacisnięcie przycisku [Dodaj przez formularz] co powoduje otwarcie formularza dodawania pozycji. Formularz po wybraniu już artykułu ulega modyfikacji w zależności od tego, czy wybrany artykuł jest typu „towar” czy „usługa” czy „komplet”.

Na zakładce „Szczegóły pozycji” umieszczone zostały podstawowe informacje o wybranym artykule. Najważniejsze z nich to: kod, ilość, cena oraz waluta, w jakiej ten artykuł został pobrany z cennika.

Rys. 39 Formularzu dodawania pozycji na fakturze sprzedaży

Zakładka „Szczegóły pozycji” składa się z trzech zakładek:

Zakładka „Ogólne”

Całe okno podzielone zostało na pięć części, zawierające następujące informacje:

1.     O precyzji oraz  kontroli

2.     o towarze/usłudze/komplecie, o jego nazwie, kodzie, czasie dostawyo ilości, jednostkach miar, cenach, rabatach, stawce VAT, punktach, wartości nabycia – „Kalkulacja”

3.     o sprzedawanych subpozycjach – „Subpozycje”

4.      o dostępnych zasobach i partiach- Zasoby/Partie”

W górnej części okna zawarte są informacje o:

Precyzja- określa ilośc zer po przecinku wartości cen w kalkulacji elementu. Pole to zawiera wartości ustalone na typie dokumentu. Domyslnie podpowiada się wartośc ustawiona na typie dokument.

Kontrola: ilość * cena= wartość- zaznaczenie tego parametru pozwoli na wpisanie tylko takiej wartości, która może być wyliczona jako iloczyn ilości i ceny.

_______________________________________________________________________

Przykład

Na pozycji zdefiniowana jest ilość 10 szt., cena wynosi 100 PLN, wartość pozycji to 1000 PLN

Po zaznaczeniu parametru „kontrola: ilość * cena= wartość” niemożliwe będzie wprowadzenie takiej wartości pozycji, która uniemożliwi przeliczenie ceny, czyli np. wartości pozycji w wysokości 1000,01.

Przy odznaczonym parametrze możliwa jest edycja wartości i określenie jej w wysokości 1000,01. W tym przypadku cena nie będzie przeliczana)

ArtykułW tej części znajdują się następujące informacje:

 [Artykuł] – przycisk pozwalający wyświetlić listę artykułów. Artykuł należy wybrać z listy wszystkich aktywnych, zdefiniowanych w słowniku „Artykuły”.  Listę artykułów można wyświetlić wybierając przycisk.  Artykuł można wybrać również wpisując w pole, obok przycisku [Towar/usługa/komplet]”, kod artykułu i wciskając „Enter”. Ten drugi sposób wymaga znajomości kodów. W polu obok kodu, pojawia się nazwa wybranego artykułu.

Opis – pole pozwalające na wprowadzenie dowolnego ciągu znaków, dotyczącego dodatkowych uwag.

Obszar „Kalkulacja”

Po wybraniu artykułu w części „Kalkulacja” pojawią się wartości w następujących polach:

Rys. 40 Część „Kalkulacje” na formularzu dodawania artykułu na fakturze sprzedaży

Ilość – określa ilość artykułu jak ma zostać sprzedana. Określając ilość artykułu w tym miejscu użytkownik nie wybiera z jakiej partii dana jednostka artykułu ma pochodzić. Pobierana jest automatycznie zgodnie z ustawieniami kolejki pobierania zasobów w konfiguracji lub na karcie towaru. Jednak nie oznacza to, że użytkownik nie ma wpływu na wybór partii, z której dany zasób ma pochodzić. Może tego dokonać, zaznaczając odpowiednią partię w części „Partie i zasoby” (klikając raz lewym przyciskiem myszki),  następnie określić odpowiednią ilość w combo „Ilość” i za pomocą przycisku ze strzałkąi „Dodaj” znajdującego się po prawej części formularza przenieść wybrane partie.

Obok ilości znajduje się pole z symbolem jednostki. Automatycznie wyświetlana jest jednostka podstawowa, przypisana dla tego artykułu dla danego typu dokumentu. Jednostkę można zmienić z jednostki podstawowej na jednostkę pomocniczą zdefiniowaną na karcie artykułu. Jednostki definiowane są w słowniku „Jednostki miar” (patrz: „Konfiguracja -> Jednostki miar”). Po zmianie jednostki miary subpozycje zostana wykasowane, a ceny zostaną na nowo przeliczone . Wynika to z tego, że po wybraniu innej jednostki, ilość  i ceny zostaną wyliczone według przelicznika jednostki pomocniczej do jednostki podstawowej.

Obok pola z symbolem jednostki w szarym prostokącie pojawia się przelicznik na jednostkę podstawową.

Cena początkowa(N)– cena netto jednej jednostki artykułu w walucie dokumentu. Cena, od której naliczane będą rabaty. Cena pobierana jest z aktywnego cennika dla wybranego typu ceny i przeliczana na walutę dokumentu według aktualnego kursu. Pod ceną poczatkową znajduje się pole pozwalające na wybór aktywnego typu ceny.

Rabat – wielkość procentowa naliczonego rabatu zgodnie ze zdefiniowanymi rabatami

Cena – cena jednej jednostki artykułu po uwzględnieniu rabatów w walucie dokumentu

Wartość – wartość w walucie dokumentu

Punkty- suma punktów, jakie otrzyma kontrahent przy zakupie artykułu

Stawka – stawka VAT, wybierana ze zdefiniowanej listy stawek VAT w słowniku „Stawki VAT”

Subpozycje

Część „Subpozycje” zawiera następujące dane:

Lp. – liczba porządkowa subpozycji

Magazyn- magazyn,  z którego pobieran są zasoby

Data dostawy – data dostawy towaru

Dokument – numer dokumentu na podstawie, którego artykuł został przyjęty na magazyn, np. numer faktury zakupu

Ilość- ilość artykułu w ramach jednego dokumentu (subpozycji)

Wartość zakupu- wartość subpozycji (które mają być sprzedane) w cenie zakupu w walucie systemowej

Wartość nabycia- wartość subpozycji (które mają być sprzedane) w cenie nabycia w walucie systemowej

W części „Subpozycje” można zmniejszyć zasoby przeniesione na dokument z magazynu. W celu zmniejszenia ilości subpozycji na dokumencie należy zaznaczyć odpowiednia subpozycję (klikając lewym przyciskiem myszy), wpisać odpowiednią ilość w combo „Ilość” a następnie nacisnąć przycisk zestrzałką w dół „Zwróć” .

Zasoby/Partie

Po wybraniu artykułu pojawią się wartości w polach z kodem, nazwą oraz w części „Zasoby/Partie”, jeżeli wybrany artykuł znajduje się na magazynie. W przypadku braku artykułu do sprzedaży, część „„Zasoby/Partie” będzie pusta. 

System umożliwia wpisanie ilości artykułu, która ma zostać sprzedana w dwóch miejscach na formularzu dodawania pozycji, mianowicie w części „Kalkulacja” jak i na „Zasoby/Partie Wynika to z tego, że użytkownik może sam decydować, z której partii ma być sprzedany artykuł. W celu wpisania określonej ilości na dokumencie należy zaznaczyć (podświetlić), klikając lewym przyciskiem myszki na określoną partię a następnie wpisać ręcznie lub za pomocą strzałek w górę lub w dół  (po prawej stronie formularza, pod kwadracikiem ze strzałką do góry) określoną wartość. Wpisanie ilości i naciśnięciu strzałki w górę  spowoduje pojawienie się pozycji na liście supozycji. W takim sam sposób następuje korygowanie ilości na subpozycji. W celu zmniejszenia ilości na subpozycji należy zaznaczyć odpowiednia pozycję (klikając lewym przyciskiem myszy), wpisać odpowiednią ilość a następnie wybrać strzałkę w dół.

Wpisanie ilości bezpośrednio w części „Kalkulacje” w pole „Ilość” uniemożliwia użytkownikowi decydować, z której partii ma pochodzić dany artykuł do sprzedaży. Będzie on automatycznie zdejmowany ze stanów magazynowych, zgodnie z zasadami pobierania artykułów z magazynu FIFO lub LIFO – określonymi na karcie artykułu na zakładce „Zasoby i partie” lub zgodnie z ustawieniami w konfiguracji obszaru handlowego, jeśli brak określania kolejki pobierania zasobów na karcie artykułu.

Zasoby/Partie faktury służą do przechowywania informacji o:

        partiach towaru składających się na element faktury sprzedaży

        dostawach zdejmowanych przez pozycje faktury sprzedaży (mogą pochodzić z różnych faktur zakupu)

Część „Zasoby/Partie” zawiera informacje o dostępnych partiach wybranego artykułu. Zawiera następujące informacje:

Magazyn – określa magazyn, na którym znajduje się dana partia

Kolejne kolumny zawierają cechy, jakie zostały przypisane dla danego towaru i ich ilość jest różna w zależności od ilości cech wpływających na partię, np. kolor, kraj pochodzenia, itp.

Ilość – faktycznie dostępna ilość do sprzedaży (po uwzględnieniu rezerwacji) w jednostce pomocniczej po przeliczeniu według przelicznika zdefiniowanego na karcie artykułu (patrz: „Główne-> Artykuły”)

Ilość w jedn. podst.– faktyczna ilość do sprzedaży (po uwzględnieniu rezerwacji) w jednostce podstawowej

Cena jednostkowa- cena jednej jednostki towaru faktycznie znajdującego się na magazynie

Wartość zakupu– wartość jednostek artykułu, które mają być sprzedane w cenie zakupu w walucie systemowej

Wartość nabycia- wartość jednostek artykułu, które mają być sprzedane w cenie nabycia w walucie systemowej

Zakładka „Kalkulacje” na formularzu dodawnia artykułu na fakturze sprzedaży

Zakładka ta składa trzech wyodrębnionych części:

Częśc Kalkulacja posiada następujące pola:

Ilość – określa ilość artykułu jak ma zostać sprzedana.

Jm- obok ilości znajduje się pole z symbolem jednostki. Automatycznie wyświetlana jest jednostka podstawowa, przypisana dla tego artykułu dla danego typu dokumentu.

Cena początkowa(N)– cena netto jednej jednostki artykułu w walucie dokumentu. Cena, od której naliczane będą rabaty. Cena pobierana jest z aktywnego cennika dla wybranego typu ceny i przeliczana na walutę dokumentu według aktualnego kursu.

Pod ceną poczatkową znajduje się pole pozwalające na wybór aktywnego typu ceny.

Rabat – wielkość procentowa naliczonego rabatu zgodnie ze zdefiniowanymi rabatami

Cena – cena jednej jednostki artykułu po uwzględnieniu rabatów w walucie dokumentu

Pole pod ceną pokazuje cenę jednostki artykułu w walucie z cennika

Wartość (N):

Pierwsza wartość to wartośc dokumentu w walucie dokumentu

Pole poniżej prezentuje wartość dokumentu w walucie pobieranej z cennika artykułu

Pole poniżej, to wartośc dokumentu w walucie systemowej.

Stawka – stawka VAT, wybierana ze zdefiniowanej listy stawek VAT w słowniku „Stawki VAT”

Obszar „Waluty”

W tej części okna znajdują się informacje o walutach i kursie oraz dacie pobrania kursu. Odgrywa to znaczenie dla dokumentów wystawianych w obcych walutach lub kiedy artykuł w aktualnym cenniku ma cenę w innej walucie niż systemowa. Dane o typie kursu, daty, kursie walut pobierane są automatycznie. Jeśli dokument wystawiony jest w innej walucie niż systemowa, a cena artykułu jest wyrażona również w innej walucie niż systemowa i innej niż waluta dokumentu, to w tym obszarze przedstawiony jest kurs waluty systemowej i waluty cennika do waluty dokumentu. Kursy prezentowane są w nastepującej kolejności: jako pierwszy jest kurs waluty dokumentu do waluty cennika artykułu, a nastepnie waluta dokumentu, a na koncu kurs waluty dokumentu do waluty systemowej.

Obszar „Marża”

W części tej przedstawione są wartości zakupu w walucie systemowej, naliczona marza wartościowo oraz w procentach.

Poniżej przedstawiona jest wartośc nabycia w walucie systemowej, marża naliczona wartościowo i procentowo.

Zakładka „Atrybuty” na formularzu dodawania artykułu na fakturze sprzedaży

Szczegóły przypisania wartości atrybutu do obiektu znajdują się w dokumentacji „Słowniki” w opisie dotyczącym atrybutów (patrz: dokumentacja „Słowniki -> Słowniki „Atrybuty”).

Formularz dodawania artykułu typu „usługa” na fakturze sprzedaży

Dla artykułu typu „usługa” nie jest prowadzona ewidencja magazynowa. Stąd też przy wystawiania faktury sprzedaży na usługę, na formularzu dodawania artykułu część dotycząca partii i subpozycji jest wyszarzona. Pozostałe części są identyczne jak dla towaru.

Rys. 41 Zakładka „Pozycje” na formularzu dodawania artykułu typu usługa na fakturze sprzedaży

Po wybraniu artykułu i ustaleniu ilości należy nacisnąć przycisk [Zapisz] w grupie przycisków „Akcje”. Artykuł pojawia się na liście pozycji na fakturze sprzedaży. W celu dodania kolejnego artykułu należy wybrać przycisk [Dodaj] i postępować tak jak przy dodawaniu pierwszego artykułu.

Aby zrezygnować z wyboru artykułu należy wybrać przycisk [Zamknij] w grupie przycisków „Ogólne”. Następnie należy usunąć artykuł z listy pozycji.

Istnieje także możliwośc sprawdzenia wszystkich transakcji z udziałem danego towaru z poziomu szczegółów pozycji. Nacisnięcie przycisku [Historia] z menu „Ogólne” otwiera historię artykułu i pozwala na wyszukanie interesujących użytkownika informacji.