ALTUM

Informacje na fakturze zaliczkowej zakupu

Fakturę zaliczkową zakupu dodawana poprzez wygenerowanie z poziomu zamówienia o stanie: zatwierdzonym lub w realizacji oraz z rozliczenia dostawców, na podstawie nierozliczonych zapisów kasowo-bankowych.

Formularz faktury zaliczkowej zakupu składa się z kilku zakładek. Każda wygenerowana faktura zaliczkowa posiada już domyślne wypełnione pole, które w większości można edytować poza kilkoma polami, których edycja jest zablokowana ze względu na powiązanie z dokumentami źródłowymi.

Zakładka „Ogólne”

Zakładka ta zawiera podstawowe dane, które zostają automatycznie wypełnione po wygenerowaniu faktury zaliczkowej zakupu. Można je jednak modyfikować, z ograniczeniami opisanymi poniżej.

Rys. 5 Zakładka „Ogólne” na formularzu faktury zaliczkowej zakupu

Składa się ona z trzech części:

1.    nagłówka, gdzie określany zostaje numer, dostawca, nadawca, rodzaj transakcji, stawki VAT, stan dokumentu, daty wystawienia i wpływu, wartości netto i brutto, informacja o kwocie zapłaconej faktury, informacja o kwocie pozostałej do zapłacenia za fakturę,

2.    listy zaliczek, która zawiera podstawowe informacje o zaliczkach wygenerowanych do wybranego zamówienia zakupu. Dostarcza informacji o: L.p., nazwie, zaliczce maksymalnej, zaliczce, stawce VAT.

3.    listy elementów, która zawiera podstawowe informacje o pozycjach, na które wystawiona zostaje faktura zaliczkowa zakupu. Dostarcza informacji o: L.p., kodzie, nazwie,  ilości, jednostce, cenie początkowej, rabacie, wartości netto oraz stawce VAT.

Nagłówek

Nagłówek zawiera ogólne informacje o dokumencie:

Numer - to, co wyświetla się obok pola „Numer” zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeratora – patrz: „Konfiguracja -> Numeratory”). W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do ośmiu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca magazyn (firma posiada kilka magazynów) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich i pozwoli na wskazanie właściwego. W celu wybrania określonego magazynu, należy zaznaczyć go na liście (najeżdżając lewym przyciskiem myszki) a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszki. Symbol (wprowadzony podczas dodawania magazynu – patrz: „Konfiguracja – > Numeratory”) wybranego magazynu pojawi się w numerze.

W chwili wystawiania faktury zaliczkowej sekcji numeru, pojawia się automatycznie kolejny numer. Użytkownik nie może nadać własnego numeru kolejnej fakturze zaliczkowej, wprowadzając go z klawiatury. W momencie usunięcia zapisanej faktury zaliczkowej, następuje zwolnienie numeru, tzn., że dodawana faktura zaliczkowa otrzymuje numer faktury zaliczkowej usuniętej, np. w systemie istnieją trzy faktury zaliczkowe zakupu o następujących numerach: FZL/2007//00001, FZL/2007//00002, FZL/2007//00003. Przy czym FZL z numerem FZL/2007//00002 (zapisana) zostaje usunięta. Po usunięciu tej faktury, nowo dodawany dokument otrzyma numer: FZL/2007//00002.

Numer obcy – pole pozwalający na wprowadzenie numeru oryginalnej faktury zaliczkowej.

Centrum – pole pozwalające na wybór jednostki struktury firmy

Dostawca / Nadawca – pola umożliwiające wprowadzenie danych kontrahenta, który wystawia nam dokument. Na formularzy będzie wyświetlony kod. System pozwala na rozróżnienie dwóch kontrahentów:

Dostawca – określa dostawcę artykułu

Nadawca - określa nadawcę artykułu

Takie rozróżnienie ma uzasadnienie w sytuacji, kiedy towar jest dostarczany przez, firmę, która nie jest nadawcą towaru. zarówno w sytuacji kiedy dostawcą i nadawcą jest ten sam kontrahent, ale mają różna adresy.

Dostawca jak i nadawca zostają wybrani z „drzewa” lub listy kontrahentów, rozwijanej przyciskiem  lub. Po wybraniu kontrahenta jego kod pojawi się na nagłówku faktury zaliczkowej. Pozostałe dane adresowe partnera, można podejrzeć lub uzupełnić na zakładce „Dostawca” z poziomu której możliwe jest również uzupełnienie brakujących pól lub ich edycja. Zmieniane dane zostaną zaktualizowane w słowniku „Kontrahenci/Dostawcy”.

Rodzaj transakcji – pole pozwalające na określenie, jakiego rodzaju transakcji dotyczy dokument. Pole to jest pobierane z zamówienia, z którego została wygenerowana zaliczka i nie ma możliwości jego edycji  na formularzu faktury zaliczkowej zakupu.

Stawki VAT– pole pozwalające na wybór stawki VAT. Pole to jest pobierane z zamówienia, z którego została wygenerowana zaliczka i nie ma możliwości jego edycji na formularzu faktury zaliczkowej zakupu.

Forma płatności - forma, w jakiej płatność faktury zaliczkowej ma zostać zrealizowana.

Termin – ilość dni od daty wystawienia faktury zaliczkowej zakupu. Pole daty prezentowane obok pole dni prezentuje konkretny termin płatności. W przypadku zmiany daty ilość dni jest automatycznie aktualizowana. Zmieniając ilość dni data płatności jest również automatycznie zmieniana.

Stan dokumentu- określa, w jakim stanie jest otwarty dokument. Dokument może być w stanie:

 zainicjowanym- dokument jest wystawiany i nie został jeszcze zapisany w bazie

             niezatwierdzonym – dokument został zapisany „na brudno” i możliwa jest jego edycja

zatwierdzonym- na dokument w tym stanie nie można wprowadzać żadnych zmian

anulowanym- dokument został anulowany i jest nieedytowalny

Data wystawienia - data, kiedy dokument został wystawiony, wg tej daty faktura zaliczkowej zapisywana jest do rejestru VAT. Standardowo proponowana jest data systemowa (data aktualna, bieżąca).

·  Data wpływu - data wpływu faktury zaliczkowej od dostawcy

·  Data zaliczki - data od kiedy zaliczka może zostać użyta w systemie

Netto – wartość netto wszystkich elementów faktury zaliczkowej

Brutto – wartość brutto wszystkich elementów faktury zaliczkowej

Zapłacono – wartość informująca jaka część faktury zaliczkowej zakupu została już zapłacenia

Pozostaje - wartość informująca jaka część faktury zaliczkowej zakupu została jeszcze do zapłacenia

Lista elementów

Lista elementów prezentuje elementy faktury zaliczkowej zakupu. Każdy elementy składa się z następujących kolumn:

Lp. – liczba porządkowa elementu, jeżeli jeden z elementów dokumentu zostanie usunięty, pozostałe zostaną automatycznie renumerowane.

Nazwa – nazwa wybranego elementu.

Zaliczka maksymalna – kwota maksymalna, na która może zostać zdefiniowana zaliczka.

Zaliczka – zaliczka pobrana na poczet przyszłego zakupu.

Stawka VAT - stawka, jaka została przypisana dla danego elementu.

Lista elementów działa w trybie edit in place, co oznacza, że możliwa jest zmiana bezpośrednio na liście wartości zaliczki. Każda zmian jednej z tych wartości spowoduje ponowne naliczanie innych wartości pozycji.

Lista elementów zamówienia

Jedna faktura zaliczkowa zakupu może zostać wystawiona na zamówienie zawierające kilka różnych artykułów. W tej części formularza znajduje się lista wszystkich artykułów, które zostały dodane do zamówienia zakupu:

Lp. – liczba porządkowa elementu.

Kod – kod wybranego artykułu.

Nazwa – nazwa wybranego artykułu.

Ilość – ilość artykułu, jaka ma zostać zakupiona

Jednostka – jednostka, w której artykuł zostaje zamówiony (nie musi to być jednostka podstawowa)

Rabat – rabat, jaki został udzielony na dany artykuł (nie zawiera rabatu użytkownika i rabatu na formę płatności)

Wartość  netto – wartość netto danej pozycji (ilość * cena końcowa)

Stawka VAT - stawka, jaka została przypisana dla danego artykułu

Lista elementów zamówienia jest nieedytowalna. Służy ona jedynie do prezentacji pozycji zamówienia zakupu do którego została wygenerowana zaliczka. 

Zakładka „Dostawcy”

Zakładka ta zawiera informacje adresowe dostawcy i nadawcy. Dane uzupełniane są automatycznie po wyborze kontrahenta na zakładce „Ogólne”. Zamieszczone tutaj informacje można zmienić, ewentualnie uzupełnić w przypadku ich braku. Zmiana ta wpłynie na dane zapisane na kartach ewidencyjnych kontrahenta. System nie pozwoli na zapisanie dokumentu bez pełnych danych adresowych wybranego kontrahenta

Rys. 6 Zakładka „Kontrahenci” na formularzy faktury zaliczkowej zakupu

Zakładka „Waluty”

Na zakładce „Waluty” następuje określenie waluty, w jakiej dana faktura zaliczkowa ma zostać wystawiona. Istnieje możliwość wystawienia dokumentu w innej walucie niż waluta systemowa, lecz zmianę taką trzeba wprowadzić na zamówieniu zakupu. Na zaliczce wygenerowane z ZZ nie ma już możliwości zmiany waluty dokumentu. 

Typ kursu pozwala na wybór typu kursu, z którego będzie pobrany kurs. Automatycznie podpowiada się domyślny typ kursu, ustawiony przez użytkownika w „Konfiguracji -> Kursy walut”, ale można to zmienić poprzez rozwinięcie listy zdefiniowanych typów (patrz: „Konfiguracja -> Kursy walut”) za pomocą strzałki w dół obok nazwy typu kursu. Jeżeli zostanie wybrany taki typ kursu, dla którego został zdefiniowany kurs dla danej waluty i daty to kurs zostanie automatycznie pobrany. W przypadku typu kursu, dla którego nie został zdefiniowany kurs w danym dniu, system wyświetla odpowiedniej treści komunikat: „Pobrano inną datę kursu”. Oznacza to, że kurs został pobrany z ostatniego dnia, dla którego został zdefiniowany.

System umożliwia również określenie daty, z której ma zostać pobrany kurs. Domyślnie wybrana zostaje data dowolna, ale oczywiście można to zmienić. Wybór następuje z predefiniowanej listy rozwijanej poprze kliknięcie lewym przyciskiem myszki na strzałkę w dół obok nazwy typu daty.

Rys. 7Predefiniowana lista typów dat

Data dowolna – data, która może być dowolnie wpisana z klawiatury lub wybrana z wbudowanego kalendarza w polu „Data pobrania”. Dla wybranej daty zostanie pobrany kurs, jeśli oczywiście taki istnieje.

Data wystawienia – data wystawienia faktury. Data automatycznie pobierana z nagłówka dokumentu, pole „Data pobrania” staje się nieaktywne.

Data wpływu – data wpływu faktury zaliczkowej. Data automatycznie pobierana z nagłówka dokumentu, pole „Data pobrania” staje się nieaktywne.

Data zaliczki – data zaliczki pobierana z nagłówka dokumentu, podobnie jak dla daty wystawienia pole „Data pobrania” jest nieaktywne.

Dolna część zakładki „Waluty” jest nieedytowalna przez Użytkownika. Zawiera ona informacje o walutach wykorzystanych na dokumencie wraz z ich kursami z danego dnia. Ilość pozycji na liście jest różna w zależności od tego, ile walut wykorzystano, wystawiając dokument. W przypadku różnych walut dokumentu i pozycji, na liście zawsze zaznaczona jest, która waluta jest walutą dokumentu.

Rys. 8 Zakładka „Waluty” na formularzu faktury zaliczkowej zakupu

Zakładka „Kwoty”

Zakładka „Kwoty” jest automatycznie wypełniana danymi po zapisaniu dokumentu. Jest ona podzielona na dwie części. Pierwsza z nich „Elementy VAT” pozwala na określenie takich danych jak:

Rejestr VAT- określa rejestr VAT, do którego będzie zapisywana faktura VAT. Rejestry VAT definiowane są w księgowości, w rejestrach VAT.

Kierunek VAT – określa sposób naliczania VAT-u, który może być liczony od cen. Na fakturze zaliczkowej zakupu parametr ten jest ustawiony na od brutto i nieedytowalny. Określa on, że najpierw wyliczana będzie wartość brutto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto, jako różnica brutto i VAT.

Agregacja VAT – określa wartości, od których ma zostać naliczony VAT. Na fakturze zaliczkowej zakupu parametr ten jest ustawiony na VAT od sumy wartości i nieedytowalny. Określa on, że VAT zostaje naliczony od wartości (sumy) całego dokumentu.

 Rys. 10 Zakładka „Kwoty” na formularzu faktury zakupu

Tabelka VAT

W tabelce VAT następuje podsumowanie całej faktury zaliczkowej w walucie systemowej. Może zdarzyć się tak, że na jednej fakturze zaliczkowej będą znajdowały się pozycje z różnymi stawkami VAT. Wówczas w tabelce VAT następuje sumowanie wartości po stawkach VAT.

Jeżeli dokument wystawiony jest w walucie obcej, to tabelka VAT zawiera oprócz wartości w walucie systemowej również wartość w walucie obcej po przeliczeniu według odpowiedniego kursu.

Drugą częścią prezentowaną na zakładce „Kwoty” jest lista płatności powiązanych z daną fakturą zaliczkową.

Część ta jest automatycznie wypełniana danymi po zapisaniu dokumentu. Podczas wystawiania faktury zaliczkowej program proponuje jedną płatność za fakturę zaliczkową w oparciu o informacje wprowadzone na zakładce „Ogólne” (wartość brutto, netto faktury zaliczkowej) oraz zdefiniowane w Konfiguracji (formy płatności).

Użytkownik ma możliwość sam dodać płatność i określić jej parametry. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania faktury zaliczkowej i podczas edycji faktury zaliczkowej niezatwierdzonej.

Nie ma możliwości rozliczenia faktury zaliczkowej z tego poziomu – wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych.

Jeśli wystawiana faktura zaliczkowa ma zostać zapłacona w kilku ratach (np.: część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – użytkownik wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat zostało przewidzianych na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom. Więcej szczegółów na temat dzielenia i łączenia płatności znajduje się w module „Finanse -> Harmonogram płatności”.

Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami z grupy przycisków „Harmonogram płatności” (patrz: „Pierwsze kroki z COMARCH ALTUM -> Podstawowe zasady pracy z systemem -> Przyciski”). Do obsługi płatności charakterystycznych jest kilka czynności:

Rys. 11 Funkcje do obsługi płatności dostępne z poziomu formularza faktury zaliczkowej zakupu

Podziel – służy podzieleniu jednej płatności na kilka, głównie dotyczy to sytuacji, kiedy płatność ma nastąpić w kilku ratach lub formach płatności (patrz: „Finanse-> Harmonogram płatności”)

Połącz – służy połączeniu kilku płatności w jedną (patrz: „Finanse -> Harmonogram płatności”)

Na liście tej znajdują się następujące informacje o płatności:

Wartość- wartość płatności w konkretnej formie płatności

Waluta – symbol waluty, w której została wygenerowana płatność. Automatycznie, jeśli użytkownik nie zmieni, jest ona zgodna z walutą dokumentu. Należy jednak pamiętać, że dokument może zostać wystawiony w innej płatność a płatność w innej

Forma płatności – forma, w jakiej płatność ma zostać zrealizowana

Planowany termin –planowana data realizacji wpłaty.

Zakładka „Dokumenty skojarzone”

Zakładka „Dokumenty skojarzone”, podobnie jak „Waluty” czy „Rabaty” jest nieedytowalna dla użytkownika. Zawiera informacje o wszystkich dokumentach związanych z daną fakturą zaliczkową , np.: korektach, czy dokumentach zamówień zakupu (ZZ), z których FZL została wygenerowana. Informacje te są automatycznie uaktualnienie, zgodnie z przeprowadzonymi transakcjami.

Istnieje możliwość podglądu dokumentów skojarzonych poprzez dwukrotne kliknięcie w wybrany dokument lub poprzez wybranie dokumentu prawym przyciskiem myszki i kliknięcie w opcję „edytuj”.

Rys. 12 Zakładka „Dokumenty skojarzone” na formularzu faktury zaliczkowej zakupu

Zakładka „Opis”

Zakładka ta pozwala na dodanie opisu dokumentu faktury zaliczkowej zakupu.

Zakładka „Atrybuty”

Szczegóły dotyczące przypisania wartości atrybutu do obiektu znajdują się w module „Słowniki” w opisie atrybutów (patrz: „Słowniki -> Słownik Atrybuty -> Przypisywanie wartości atrybutu dla obiektu).

 Rys. 13 Zakładka „Atrybuty” na formularzu faktury zaliczkowej zakupu

Zakładka „Opis analityczny”

Szczegóły dotyczące definiowania opisu analitycznego dla obiektu znajdują się w module „Słowniki” w opisie wymiarów analitycznych (patrz: „Słowniki -> Słownik Wymiary -> Definiowanie opisu analitycznego”).

Rys. 14 Zakładka „Opis analityczny” na formularzu faktury zaliczkowej zakupu

Zakładka „Opis analityczny” zawiera pole Opis oraz listę zawierającą opisy analityczne.

Cechy charakterystyczne dla niezatwierdzonej faktury zaliczkowej zakupu

Faktura zaliczkowa zakupu zapisana (niezatwierdzona) posiada następujące cechy:

1. podlega edycji
2. można ją usunąć
3. można ją zatwierdzić z poziomu formularza dokumentu lub zatwierdzić z poziomu listy faktur
4. nie można jej zaksięgować
5. generuje płatność, która jest nierozliczona

Cechy charakterystyczne dla zatwierdzonej faktury zaliczkowej zakupu

Zatwierdzenie faktury zaliczkowej zakupu z poziomu formularza dokumentu lub z poziomu listy dokumentów pociąga za sobą te sama konsekwencje. Taka zatwierdzona faktura zaliczkowa sprzedaży posiada następujące cechy:

1. nie podlega edycji – można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu lub pozycji, bez możliwości ich zmiany
2. nie można jej usunąć
3. można ją zaksięgować
4. generuje płatność, która w zależności od wybranej formy płatności może być od razu rozliczona lub nierozliczona
5. generuje zapis w rejestrach VAT
6. można ją anulować

Generowania faktury zaliczkowej zakupu

Istnieją dwa sposoby generowania nowej faktury zaliczkowej zakupu.

Generowanie faktury zaliczkowej z zatwierdzonego lub realizowanego zamówienia zakupu jest możliwe poprzez zaznaczenie wybranego zamówienia na liście zamówień oraz wybranie przycisku [Generuj FZL] z grupy przycisków „Generowanie”. Akcja ta powoduje otworzenie nowego okna pozwalającego na określenie wysokości zaliczki pobranej na poczet przyszłej sprzedaży pozycji z zamówienia zakupu.

Rys. 3 Okno ustalania wartości zaliczki

W celu ustalenia wysokości zaliczki należy wypełnić kolumnę zaliczka pozwalającą na wpisanie wysokości zaliczki do maksymalnej kwoty wartości całego zamówienia. Po uzupełnieniu danych należy nacisnąć przycisk [Zapisz] z grupy przycisków „Ogólne”.

Generowanie faktury zaliczkowej na podstawie nierozliczonych operacji kasowo-bankowych jest możliwe na liście rozliczeń nabywców. Operacja ta dostępna jest z listy operacji zawężonych do konkretnego kontrahenta i odpowiedniego typu operacji przychodowej. Wygenerowanie faktury zaliczkowej sprzedaży jest możliwe wyłącznie na podstawie zapisów kasowo-bankowych zarejestrowanych w walucie zgodnej z walutą zamówienia, do którego ma zostać wygenerowana ta faktura.

W celu wystawienia nowej faktury zaliczkowej zakupu należy wybrać operację kasowo-bankową na „Rozliczeniach dostawców” oraz nacisnąć przycisk [Generuj FZL] z grupy przycisków „Generowanie”.

Przyciski te są aktywne gdy spełnione są wszystkie z poniższych warunków:

·         ustawiono filtr na operacje kasowo-bankowe,

·         ustawiono filtr na operacje ”wypłaty”

·         ustawiono filtr na konkretnego kontrahenta,

·         ustawiono filtr na konkretną walutę,

wybrano operacje:

·         których wartość możliwa do rozliczenia jest większa od 0

·         które mają pozwalający na ich rozliczenie

Akcja ta powoduje otworzenie listy zamówień zakupu z ustawionymi filtrami, by wyświetlały tylko te zamówienia, które odpowiadają parametrom wybranym na filtrze listy rozliczeń dostawców.

[TB1] 

Rys. 4 Wybór zamówienia zakupu

Po wyborze odpowiedniego zamówienia zakupu należy nacisnąć przycisk [Wybierz] z grupy przycisków „Wybór”. Akcja ta powoduje otworzenie nowego dokumentu faktury zaliczkowej zakupu