ALTUM

Informacje na zamówieniu sprzedaży

Zamówienie sprzedaży można wystawić zarówno na artykuł typu towar jak i typu usługa oraz komplet. Formularz zamówienia sprzedaży składa się z kilku zakładek, ale aby wystawić ZS wystarczy wypełnić zakładkę „Ogólne” i dodać artykuł.

W celu wystawienia nowejgo zamówienia należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków „Lista”  co powoduje otwarcie nowego formularza.

Zakładka „Ogólne”

Zakładka ta zawiera podstawowe dane, które należy wypełnić, aby wystawić zamówienie. W przypadku prostych dokumentów, które nie wymagają np.: specjalnych ustaleń dotyczących płatności czy sprawdzania danych kontrahenta – wypełnienie kolejnych pól na tej zakładce całkowicie wystarcza, aby zdefiniowac zamówienie sprzedaży.

Rys. 47 Zakładka „Ogólne” na formularzu zamówienia sprzedaży

Składa się ona z dwóch części:

1. nagłówka, gdzie określany zostaje numer, nabywca, odbiorca, rodzaj transakcji, , stawki VAT, forma płatności, termin płatności,  stan dokumentu, daty wystawienia i realizacji oraz aktywacji rezerwacji , informacja o kwocie pozostałej do zapłacenia oraz pozostałym limicie kredytowym.
2. listy pozycji, która zawiera podstawowe informacje o pozycjach, na które wystawione zostaje zamówienie dostarcza informacji o: kodzie, ilości, nazwie artykułu, jednostce, cenie początkowej, rabacie, cenie końcowej (po uwzględnieniu rabatów), wartości netto oraz stawce VAT.

Nagłówek

Nagłówek zawiera ogólne informacje o dokumencie:

Numer - to, co wyświetla się obok pola „Numer” zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeratora – patrz: „Konfiguracja -> Numeratory”). W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do ośmiu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca magazyn (firma posiada kilka magazynów) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich i pozwoli na wskazanie właściwego. W celu wybrania określonego magazynu, należy zaznaczyć go na liście (najeżdżając lewym przyciskiem myszki) a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszki. Symbol (wprowadzony podczas dodawania magazynu – patrz: „Konfiguracja – > Numeratory”) wybranego magazynu pojawi się w numerze.

W chwili wystawiania faktury w sekcji numeru, pojawia się automatycznie kolejny numer. Użytkownik nie może nadać własnego numeru kolejnego zamówienia, wprowadzając go z klawiatury. W momencie usunięcia niezatwierdzonej faktury, następuje zwolnienie numeru, tzn., że dodawane zamówienia otrzymuje numer zamówienia usuniętego, np. w systemie istnieją trzy zamówienia sprzedaży o następujących numerach: ZS/2007//00001, ZS/2007//00002, ZS/2007//00003. Przy czym ZS z numerem ZS/2007//00002 (niezatwierdzone) zostaje usunięte. Po usunięciu tego zamówienia, nowo dodawany dokument otrzyma numer: ZS/2007//00002.

Nabywca / Odbiorca – pola umożliwiające wprowadzenie danych kontrahenta, na którego ma być wystawiony dokument. Na formularzy będzie wyświetlony kod. System pozwala na rozróżnienie dwóch kontrahentów:

Nabywca – określa nabywcę artykułu

Odbiorca - określa odbiorcę artykułu, czyli adresat dostawy

Takie rozróżnienie ma uzasadnienie w sytuacji, kiedy towar jest wysyłany na inny adres niż aktualny adres nabywcy, zarówno w sytuacji, kiedy nabywcą i odbiorcą jest ten sam kontrahent jak i wtedy, kiedy są oni różni.

Nabywca jak i dostawca zostają wybrani z „drzewa” lub listy kontrahentów, rozwijanej przyciskiem  lub . Po wybraniu kontrahenta jego kod pojawi się na nagłówku zamówienia. Pozostałe dane adresowe partnera, można podejrzeć lub uzupełnić na zakładce „Nabywcy” z poziomu, której możliwe jest również uzupełnienie brakujących pól lub ich edycja. Zmieniane dane zostaną zaktualizowane w słowniku „Kontrahenci”.

Rodzaj transakcji – pole pozwalające na określenie jakiego rodzaju transakcji dotyczy dokument

Stawki VAT– pole pozwalające na wybór stawki VAT.

Forma płatności- forma płatności przypisana do kontrahenta. Forma płatności pobierana jest z karty kontrahenta z zakładki „Handlowe”.

Termin- ilość dni jaką ma do zapłaty kontrahent. Termin jest pobierany z karty kontrahenta po wybraniu nabywcy na zamówienie spzredaży. Po wybraniu kontrahenta na dokument oprócz pobierania ilości dni wyliczna jest także data płatności.

Centrum- wyświetlana nazwa centrum, w którym pracuje aktualnie użytkownik

Stan dokumentu- określa w jakim stanie jest otwarty dokument. Dokument może być w stanie:

 zainicjowanym- dokument jest wystawiany i nie został jeszcze zapisany w bazie

             niezatwierdzonym – dokument został zapisany „na brudno” i możliwa jest jego edycja

zatwierdzonym- na dokument w tym stanie nie można wprowadzać żadnych zmian

anulowanym- dokument został anulowany i jest nieedytowalny

Data wystawienia - data, kiedy dokument został wystawiony. Standardowo proponowana jest data systemowa (data aktualna, bieżąca). Można wystawić ZS wstecz, tzn., z datą wcześniejszą niż bieżąca.

·  Data realizacji - data realizacji zamówienia

·  Data aktywacji rezerwacji – data, od której wybrane pozycji zamówienia będą rezerwowane na magazynie

Netto- wartość netto dokumentu w walucie dokumentu. Pole to spełnia funcje informacyjną i jest nieedytowalne.

Brutto- wartość brutto dokumentu w walucie dokumentu. Pole jest nieedytowalne, pełni jednymi funkcję informacyjną.

Zapłacono- kwota faktury, jaka została już zapłacona. Pole to jest nieedytowalne i pełni funkcję informacyjną.

Do zapłaty- kwota faktury pozostała do zapłacenia. Pole to spełnia funkcję informacyjną i jest nieedytowalne.

Pozostały limit kredytowy- pole to jest nieedytowalne i pełni rolę informacyjną. Dostarcza użytkownikowi informacji jaką kwotę kredytu kupieckiego kontrahent może jeszcze wykorzystać. Wartość pozostałego limitu kredytowego wyrażana jest w walucie systemowej.

Pozostały limit kredytowy- pole to jest nieedytowalne i pełni role informacyjną. Dostarcza użytkownikowi informacji, jaką kwotę kredytu kupieckiego kontrahent może jeszcze wykorzystać. Wartość pozostałego limitu kredytowego wyrażana jest w walucie systemowej.

Pobieraj zasoby– pole dające możliwość określenia, czy z subpozycji zamówienia ma zostać związany zasób z magazynu, czy też nie. Po wprowadzeniu ilości na pozycję ZS, przy zaznaczonym parametrze „Pobieraj zasoby” system utworzy subpozycje zamówienia pobierające zasoby oraz ewentualnie ostatnia subpozycja bez powiązanego z nim zasobem, w przypadku, gdy ilość na pozycji zamówienia jest większa niż dostępna ilość towaru.

W przypadku, gdy parametr ten na zamówieniu jest odznaczony, system utworzy jedną subpozycję, niepowiązany z zasobem. Niepowiązane zasoby są dostępne na magazynie i można je sprzedawać. W przypadku powiązania zasobów są one zarezerwowane i nie jest możliwa ich sprzedaż poprzez wystawienie innego dokumentu handlowo-magazynowego.

Lista pozycji

Jedno zamówienie sprzedaży może zostać wystawione na kilka różnych artykułów. W tej części formularza znajduje się lista wszystkich artykułów, na które dany dokument został wystawiony:

Lp. – liczba porządkowa pozycji, jeżeli jedna z pozycji dokumentu zostanie usunięta, pozostałe pozycje zostaną automatycznie renumerowane

Kod – kod wybranego artykułu

Nazwa – nazwa wybranego artykułu

Ilość – ilość artykułu, jaka ma zostać sprzedana

Jm – jednostka miary, w której artykuł zostaje sprzedany (nie musi to być jednostka podstawowa)

Cena - cena jednej jednostki przed naliczeniem rabatów

Rabat – rabat jaki został udzielony na dany artykuł (nie zawiera rabatu użytkownika i rabatu na formę płatności)

Wartość netto– wartość danej pozycji (ilość * cena końcowa) po uwzględnieniu rabatu

Stawka VAT - stawka jaka została przypisana dla danego artykułu

Lista pozycji działa także w trybie edit in place, co oznacza, ze możliwa jest zmiana bezpośrednio na liście ilości artykułu, jednostki miar oraz wysokości rabatu użytkownika. Każda zmian jednej z tych wartości spowoduje ponowne naliczanie innych wartości pozycji.

Zakładka „Kontrahenci”

Zakładka ta zawiera informacje adresowe nabywcy i odbiorcy. Dane uzupełniane są automatycznie po wyborze kontrahenta na zakładce „Ogólne”. Zamieszczone tutaj informacje można zmienić, ewentualnie uzupełnić w przypadku ich braku. Zmiana ta wpłynie na dane zapisane na kartach ewidencyjnych kontrahenta.

Rys. 48 Zakładka „Nabywcyi” na formularzy zamówienia sprzedaży

Na zakładce „Kontrahenci” znajduje się również zakładka „Osoby”, która pozwala wybrać osobę kontaktową w firmie kontrahenta. Dane wyświetlane na tej zakładce dostarczają wszystkich informacji do łatwego kontaktu z tą osobą. Osoby kontaktowe są dodawane do systemu na karcie kontrahenta z zakładki „Osoby”. Więcej szczegółów na temat definiowania osób znajduje się w dokumencie opisującym kartę kontrahenta.

Rys. 49 Zakładka „Osoby” na zamówieniu sprzedaży

Zakładka „Waluty”

Na zakładce „Waluty” następuje określenie waluty w jakiej dana faktura ma zostać wystawiona. Istnieje możliwość wystawienia dokumentu w innej walucie niż waluta systemowa.

Zakładka „Waluty” składa się z dwóch część. Pierwsza z nich to kontrolka walut, powalajaca określić kurs walute i kurs dokumentu. Druga część zakładki to lista walut wraz z ich kursami, jakie zostały użyte na dokumencie.

Walutę oraz kurs dokumentu można określić w każdym momencie wystawiania dokumentu do momentu jego zatwierdzenia. (przed dodaniem pozycji lub po dodaniu pozycji na zamówieniu). Po zainicjowaniu dokumentu domyślną walutą jest waluta systemowa.

Aby zmienić walute dokumentu należy wybrać walutę obcą, a następnie należy określić typ kursu, z którego będzie pobrany kurs. Automatycznie podpowiada się domyślny typ kursu, ustawiony przez użytkownika w „Konfiguracji -> Kursy walut”, ale można to zmienić poprzez rozwinięcie listy zdefiniowanych typów (patrz: „Konfiguracja -> Kursy walut”) za pomocą strzałki w dół obok nazwy typu kursu. Jeżeli zostanie wybrany taki typ kursu, dla którego został zdefiniowany kurs dla danej waluty i daty to kurs zostanie automatycznie pobrany. Dla ręcznego typu kursu – kurs należy określić samodzielnie – wpisując jego wartość z klawiatury lub ustawiając za pomocą strzałek w górę / w dół . W przypadku typu kursu, dla którego nie został zdefiniowany kurs w danym dniu, system wyświetla odpowiedniej treści komunikat: „Pobrano inną datę kursu”. Oznacza to, że kurs został pobrany z ostatniego dnia, dla którego został zdefiniowany. W przypadku całkowitego braku kursu dla danego typu kursu, system wyświetla komunikat: „ Brak notowania podanego kursu waluty [symbol waluty na [data] automatycznie typ kursu zmieniony zostaje na ręczny.

System umożliwia również określenie daty, z której ma zostać pobrany kurs. Domyślnie wybrana zostaje data dowolna, ale oczywiście można to zmienić. Wybór następuje z predefiniowanej listy rozwijanej poprze kliknięcie lewym przyciskiem myszki na strzałkę w dół obok nazwy typu daty.

Rys. 50 Predefiniowana lista typów dat

Data dowolna – data, która może być dowolnie wpisana z klawiatury lub wybrana z wbudowanego kalendarza w polu „Data pobrania”. Dla wybranej daty zostanie pobrany kurs, jeśli oczywiście taki istnieje.

Data wystawienia – data wystawienia zamówienia. Data automatycznie pobierana z nagłówka dokumentu, pole „Data pobrania” staje się nieaktywne.

W konfiguracji na typach dokumentów jest możliwość zdefiniowania z jakiego dnia powinien być pobierany kurs i względem jakiej daty z nagłowka dokumentu.

 Jeśli na typach pobieranie kursu waluty będzie zależało od typu daty: wystawienia, a ilość dni przed datą będzie ustawiona np. na 3, oznacza to, że kurs waluty będzie pobierany z datą: data wystawienia – 3 dni. Kurs pobrany będzie sprzed 3-ch dni w stosunku do daty wystawienia.

Rys. 51 Definiowanie pobierania kursu na typach dokumentów

Dolna część zakładki „Waluty” jest nieedytowalna przez użytkownika. Zawiera ona informacje o walutach wykorzystanych na dokumencie wraz z ich kursami z danego dnia. Ilość pozycji na liście jest różna w zależności od tego, ile walut wykorzystano, wystawiając dokument. W przypadku różnych walut dokumentu i pozycji, na liście zawsze zaznaczona jest, która waluta jest walutą dokumentu.

Rys. 52 Zakładka „Waluty na zamówieniu sprzedaży

Zakładka „Kwoty”

Zakładka „Kwoty” jest automatycznie wypełniana danymi po zapisaniu dokumentu. Jest ona podzielona na dwie części. Pierwsza z nich „Elementy VAT” pozwala na określenie takich danych jak:

Rys. 31 Zakładka „Kwoty” na formularzu faktury sprzedaży

Kierunek VAT – określa sposób naliczania VAT-u, który może być liczony od cen netto lub brutto. Domyślnie wartość tego pola ustawiona zostaje na . Zależnie od tego ustawienia ceny sprzedaży pozycji dokumentu będą wyświetlane i edytowane jako ceny netto lub brutto.

od netto – najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty i wartość brutto jako suma netto i VAT.

od brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT

Agregacja VAT – określa wartości, od których ma zostać naliczony VAT. Istnieją dwie możliwości:

1. suma VAT elementów, czyli dla każdej z pozycji dokumentu zostaje oddzielnie naliczony VAT a następnie następuje jego zsumowania
2. VAT od sumy wartości – VAT zostaje naliczony od wartości (sumy) całego dokumentu

Tabelka VAT

W tabelce VAT następuje podsumowanie całej faktury w walucie systemowej. Może zdarzyć się tak, że na jednej fakturze będą znajdowały się pozycje z różnymi stawkami VAT. Wówczas w tabelce VAT następuje sumowanie wartości po stawkach VAT.

Jeżeli dokument wystawiony jest w walucie obcej, to tabelka VAT zawiera oprócz wartości w walucie systemowej również wartość w walucie obcej po przeliczeniu według odpowiedniego kursu.

Drugą częścią prezentowaną na zakładce „Kwoty” jest lista płatności powiązanych z danym zmówieniem.

Część ta jest automatycznie wypełniana danymi po zapisaniu dokumentu. Podczas wystawiania zamówienia sprzedaży program proponuje jedną płatność za dokument w oparciu o informacje wprowadzone na zakładce „Ogólne” (wartość brutto, netto zamówienia) Użytkownik ma możliwość sam dodać płatność i określić jej parametry. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania zamówienia sprzedaży  i podczas edycji niezatwierdzonego zamówienia.

Jeśli płatność ma zostać uregulowana w kilku ratach (np.: część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – użytkownik wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat zostało przewidzianych na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom. Więcej szczegółów na temat dzielenia i łączenia płatności znajduje się w dokumentacji „Finanse”

Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami z grupy przycisków„Płatności ” (patrz: „Pierwsze kroki z Comarch ALTUM -> Podstawowe zasady pracy z systemem -> Przyciski”). Do obsługi płatności charakterystycznych jest kilka czynności:

Rys. 32 Funkcje do obsługi płatności dostępne z poziomu formularza zamówienia sprzedaży

Edycja- służy do podlądu i modyfikacji płatności dokumentu

Połącz – służy połączeniu kilku płatności w jedną

Podziel – służy podzieleniu jednej płatności na kilka, głównie dotyczy to sytuacji kiedy płatność ma nastąpić w kilku ratach lub formach płatności Odśwież- słuzy do zaktualizowania formularza płatności

Na liście tej znajdują się następujące informacje o płatności:

Podmiot- nazwa płatnika

Należność-wartość należności

Zobowiązanie- wartośc zobowiązania

Pozostaje- kwota, która pozostała do rozliczenia

Forma płatności – forma w jakiej płatność ma zostać zrealizowana

Waluta – symbol waluty, w której została wygenerowana płatność. Automatycznie, jeśli użytkownik nie zmieni, jest ona zgodna z walutą dokumentu. Należy jednak pamiętać, że dokument może zostać wystawiony w innej płatność a płatność w innej

Forma płatności – forma w jakiej płatność ma zostać zrealizowana

Termin –data płatnośći

Zakładka „Dokumenty skojarzone”

Zakładka „Dokumenty skojarzone”, podobnie jak „Waluty” jest nieedytowalna dla użytkownika. Zawiera informacje o wszystkich dokumentach związanych z danym zamówieniem, np.: faktury sprzedaży, z zamówienia zakupu. Informacje te są automatycznie uaktualnienie, zgodnie z przeprowadzonymi transakcjami.

Rys. 57 Zakładka „Dokumenty skojarzone” na formularzu zamówienia sprzedaży

Zakładka „Opis”

Zakładka „Opis” cała poświecona jest na opis dokumentu przez użytkownika. Jeśli użytkownik będzie potrzebował umieścić jakieś dodatkowe, specjalne informacje na zamówieniu, to na tej zakładce jest miejsce na takie działania.

Rys. 60 zakładka „Opis” na zamówieniu sprzedaży

Zakładka „Atrybuty”

Szczegóły dotyczące przypisania wartości atrybutu do obiektu znajdują się w module „Słowniki” w opisie atrybutów (patrz: „Słowniki -> Słownik Atrybuty -> Przypisywanie wartości atrybutu dla obiektu).

Rys. 58 Zakładka „Atrybuty” na formularzu zamówienia sprzedaży

Cechy charakterystyczne dla zamówień sprzedaży

Zamówienia sprzedaży są dokumentami handlowymi i generują płatności. Wszystkie płatności związane z nimi posiadają status „nie podlega rozliczeniu”. Co oznacza, że nie można ich ani rozliczać ani kompensować.

Zamówienia sprzedaży, podobnie jak faktury i dokumenty zewnętrzne (PZ, WZ) mogą być wystawione w walucie obcej. Do określenia ceny artykułów na zamówieniach wykorzystywane są cenniki rozchodowe, takie same jak faktur sprzedaży.

Zamówienia nie muszą być wystawione na konkretnego kontrahenta

Zasady przekształcenia zamówienia sprzedaży do faktury sprzedaży

Przy przekształceniu zamówienia sprzedaży do faktury sprzedaży obowiązują pewne zasady:

1. przekształcić można jedynie zamówienie zatwierdzone
2. zamówienie sprzedażymożna przekształcić do FS, WZ lub paragonu
3. zamówienia nie wpływają na ilość artykułu na magazynie, wpływają na ilość zamówionego artykułu
4. możliwe jest przekształcenie:
5. 1. jednego zamówienia sprzedaży – do jednej faktury sprzedaży
   2. wielu zamówień sprzedaży – do jednej faktury sprzedaży, kiedy zamówienia:

                                          i.    dotyczą tego samego kontrahenta

                                         ii.    wystawione są na tę samą walutę

                                        iii.    mają ustawione te same kierunki lub agregacje VAT

                                        iv.    towar pobierany jest z jednego magazynu – w przypadku przekształcenia do dokumentu magazynowego WZ

                                          i.    dotyczą różnych kontrahentów

                                         ii.    wystawione są w różnych walutach

                                        iii.    mają ustawione różne kierunki lub agregację VAT

                                        iv.    towar zdejmowany jest z więcej niż jednego magazynu – w przypadku przekształcenia do dokumentu magazynowego WZ

5. zamówienie można wystawić na zasób, którego nie ma na magazynie
6. wygenerowany dokument z zamówienia automatycznie zapisywany jest jako niezatwierdzony
7. nie można anulować zamówienia, jeśli został z niego wygenerowany inny dokument
8. wygenerowane dokumenty można dowolnie modyfikować:
9. 1. zarówno nagłówek dokumentu
   2. oraz dane związane z zasobami