ALTUM

Informacje na zamówieniu zakupu

Zamówienie zakupu (ZZ) można wystawić zarówno na artykuł typu towar, usługa jak i komplet. zamówienia zakupu składa się z kilku zakładek, ale aby wystawić ZZ wystarczy wypełnić zakładkę „Ogólne” i dodać artykuł.

W celu wprowadzenia nowego zamówienia należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków „Lista”, co powoduje otwarcie nowego formularza.

Zakładka „Ogólne”

Zakładka ta zawiera podstawowe dane, które należy wypełnić, aby wystawić zamówienie. W przypadku prostych dokumentów, które nie wymagają np.: specjalnych ustaleń dotyczących płatności czy sprawdzania danych kontrahenta – wypełnienie kolejnych pól na tej zakładce całkowicie wystarcza, aby zarejestrować zamówienie.

Rys. 126 Zakładka „Ogólne” na formularzu zamówienia zakupu

Składa się ona z dwóch części:

1.     nagłówka, gdzie określany zostaje numer, sprzedawca, dostawca, , rodzaj transakcji, stawki VAT, forma płatności, termin płatności, centrum, stan dokumentu, daty wystawienia, wpływu oraz zakupu, wartości netto i brutto,

2.     listy pozycji, która zawiera podstawowe informacje o pozycjach, na które wystawiona zostaje faktura dostarcza informacji o: kodzie, ilości, nazwie artykułu, jednostce, cenie początkowej, rabacie, cenie końcowej (po uwzględnieniu rabatów), wartości netto oraz stawce VAT.

Nagłówek

Nagłówek zawiera ogólne informacje o dokumencie:

Numer - to, co wyświetla się obok pola „Numer” zależy od wybranego typu dokumentu, (czyli od wybranego schematu numeratora – patrz: „Konfiguracja -> Numeratory’). W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do ośmiu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca magazyn (a firma posiada kilka magazynów) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich i pozwoli na wskazanie właściwego. W celu wybrania określonego magazynu, należy zaznaczyć go na liście (najeżdżając lewym przyciskiem myszki) a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszki. Symbol dla numeratora (wprowadzony podczas dodawania magazynu) wybranego magazynu pojawi się w numerze.

Numer obcy- pole pozwalające wprowadzenie numeru dokumentu źródłowego.

Sprzedawca/ Dostawca – pola umożliwiające wprowadzenie danych kontrahenta, od którego otrzymano dokument. Na formularzu będzie wyświetlony kod. System pozwala na rozróżnienie dwóch kontrahentów:

Sprzedawca– określa dostawcę

Dostawca- określa nadawcę

Takie rozróżnienie ma uzasadnienie w sytuacji, kiedy towar jest dostarczany przez, firmę, która nie jest nadawcą towaru. Zarówno w sytuacji kiedy sprzedawca i dostawca jest ten sam kontrahent, ale mają różna adresy.

Sprzedawca jak i dostawca zostają wybrani z „drzewa” lub listy kontrahentów, rozwijanej przyciskiem  lub . Po wybraniu kontrahenta jego kod pojawi się na nagłówku zamówienia. Pozostałe dane adresowe partnera, można podejrzeć lub uzupełnić na zakładce „ Kontrahenci” z poziomu, której możliwe jest również uzupełnienie brakujących pól lub ich edycja. Zmieniane dane zostaną zaktualizowane w słowniku „Kontrahenci/Dostawcy”.

Rodzaj transakcji – pole pozwalające na określenie jakiego rodzaju transakcji dotyczy dokument

Stawki VAT– pole pozwalające na wybór stawki VAT, na ZZ jest to parametr informacyjny, zablokowany, ponieważ dla dokumentów zakupu stosuje się zawsze stawki krajowe

Forma płatności- forma płatności przypisana do kontrahenta. Forma płatności pobierana jest z karty kontrahenta z zakładki „Handlowe”.

Termin- ilość dni jaką kontrahent ma do zapłaty. Termin jest pobierany z karty kontrahenta po wybraniu sprzedawcy na zamówienie. Po wybraniu kontrahenta na dokument oprócz pobierania ilości dni wyliczna jest także data płatności.

Centrum- wyświetlana nazwa centrum, w którym pracuje aktualnie użytkownik

Stan dokumentu- określa w jakim stanie jest otwarty dokument. Dokument może być w stanie:

 zainicjowanym- dokument jest wystawiany i nie został jeszcze zapisany w bazie

niezatwierdzonym- dokument został zapisany „na brudno” i możliwa jest jego edycja

zatwierdzonym- na dokument w tym stanie nie można wprowadzać żadnych zmian

anulowanym- dokument został anulowany i jest nieedytowalny.

Data wystawienia - data, kiedy dokument został wystawiony. Proponowana jest data systemowa (data aktualna, bieżąca). Można wystawić ZZ wstecz, tzn., z datą wcześniejszą niż bieżąca.

·  Data realizacji – data, kiedy dokument zostanie zrealizowany.

·  Data aktywacji – data, kiedy zostanie aktywowany, tzn zamówienie pojawi się na magazynie.

·   

Lista pozycji

Jedno zamówienie zakupu może zostać wystawiona na kilka różnych artykułów. W tej części formularza znajduje się lista wszystkich artykułów, na które dany dokument został wystawiony:

Jedna faktura zakupu może zostać wystawiona na kilka różnych artykułów. W tej części formularza znajduje się lista wszystkich artykułów, na które dany dokument został wystawiony:

Lp. – liczba porządkowa pozycji, jeżeli jedna z pozycji dokumentu zostanie usunięta, pozostałe pozycje zostaną automatycznie renumerowane

Kod – kod wybranego artykułu

Nazwa – nazwa wybranego artykułu

Ilość – ilość wybranego artykułu

Jm– jednostka miary, w której artykuł zostaje sprzedany (nie musi to być jednostka podstawowa)

Cena - cena jednej jednostki przed naliczeniem rabatów

Rabat – rabat jaki został udzielony na dany artykuł (nie zawiera rabatu użytkownika i rabatu na formę płatności)

Wartość netto– wartość danej pozycji (ilość * cena końcowa) po uwzględnieniu rabatu

Stawka VAT - stawka jaka została przypisana dla danego artykułu

Zakładka „Kontrahenci”

Zakładka ta zawiera informacje adresowe nadawcy i dostawcy. Dane uzupełniane są automatycznie po wyborze kontrahenta na zakładce „Ogólne”. Zamieszczone tutaj informacje można zmienić, ewentualnie uzupełnić w przypadku ich braku. Zmiana ta wpłynie na dane zapisane na kartach ewidencyjnych kontrahenta.

Rys. 127 Zakładka „Dostawcy” na formularzu zamówienia zakupu

Na zakładce „Kontrahenci” znajduje się również zakładka „Osoby”, która pozwala wybrać osobę kontaktową w firmie kontrahenta. Dane wyświetlane na tej zakładce dostarczają wszystkich informacji do łatwego kontaktu z tą osobą. Osoby kontaktowe są dodawane do systemu na karcie kontrahenta z zakładki „Osoby”. Więcej szczegółów na temat definiowania osób znajduje się w dokumencie opisującym kartę kontrahenta.

Rys. 49 Zakładka „Osoby” na zamówieniu sprzedaży

Zakładka „Waluty”

Na zakładce „Waluty” następuje określenie waluty w jakiej dana faktura ma zostać wystawiona. Istnieje możliwość wystawienia dokumentu w innej walucie niż waluta systemowa. Zakładka „Waluty” składa się z dwóch część. Pierwsza z nich to kontrolka walut, pozwalającą określić kurs waluty i kurs dokumentu. Druga część zakładki to lista walut wraz z ich kursami, jakie zostały użyte na dokumencie.

Walutę oraz kurs dokumentu można określić w każdym momencie wystawiania dokumentu do momentu jego zatwierdzenia. (przed dodaniem pozycji lub po dodaniu pozycji na fakturę). Po zainicjowaniu dokumentu domyślną walutą jest waluta systemowa.

Aby zmienić walutę dokumentu należy wybrać walutę obcą, a następnie należy określić typ kursu, z którego będzie pobrany kurs. Automatycznie podpowiada się domyślny typ kursu, ustawiony przez użytkownika w „Konfiguracji -> Kursy walut”, ale można to zmienić poprzez rozwinięcie listy zdefiniowanych typów (patrz: „Konfiguracja -> Kursy walut”) za pomocą strzałki w dół obok nazwy typu kursu. Jeżeli zostanie wybrany taki typ kursu, dla którego został zdefiniowany kurs dla danej waluty i daty to kurs zostanie automatycznie pobrany. Dla ręcznego typu kursu – kurs należy określić samodzielnie – wpisując jego wartość z klawiatury lub ustawiając za pomocą strzałek w górę / w dół . W przypadku typu kursu, dla którego nie został zdefiniowany kurs w danym dniu, system wyświetla odpowiedniej treści komunikat: „Pobrano inną datę kursu”. Oznacza to, że kurs został pobrany z ostatniego dnia, dla którego został zdefiniowany. W przypadku całkowitego braku kursu dla danego typu kursu, system wyświetla komunikat: „Brak notowania podanego kursu waluty [symbol waluty na [data]” automatycznie typ kursu zmieniony zostaje na ręczny.

System umożliwia również określenie daty, z której ma zostać pobrany kurs. Domyślnie wybrana zostaje data dowolna, ale oczywiście można to zmienić. Wybór następuje z predefiniowanej listy rozwijanej poprze kliknięcie lewym przyciskiem myszki na strzałkę w dół obok nazwy typu daty.

Rys. 27 Predefiniowana lista typów dat

Data dowolna – data, która może być dowolnie wpisana z klawiatury lub wybrana z wbudowanego kalendarza w polu „Data pobrania”. Dla wybranej daty zostanie pobrany kurs, jeśli oczywiście taki istnieje

Data wystawienia – data wystawienia zamówienia. Data automatycznie pobierana z nagłówka dokumentu, pole „Data pobrania” staje się nieaktywne

W konfiguracji na typach dokumentów jest możliwość zdefiniowania z jakiego dnia powinien być pobierany kurs i względem jakiej daty z nagłówka dokumentu.

 Jeśli na typach pobieranie kursu waluty będzie zależało od typu daty: wystawienia, a ilość dni przed datą będzie ustawiona np. na 3, oznacza to, że kurs waluty będzie pobierany z datą: data wystawienia – 3 dni. Kurs pobrany będzie sprzed 3-ch dni w stosunku do daty wystawienia.

Rys. 28 Definiowanie pobierania kursu na typach dokumentów

Dolna część zakładki „Waluty” jest nieedytowalna przez użytkownika. Zawiera ona informacje o walutach wykorzystanych na dokumencie wraz z ich kursami z danego dnia. Ilość pozycji na liście jest różna w zależności od tego, ile walut wykorzystano, wystawiając dokument. W przypadku różnych walut dokumentu i pozycji, na liście zawsze zaznaczona jest, która waluta jest walutą dokumentu.

Rys. 112 Zakładka „Waluty” na formularzu faktury zakupu

Zakładka „Kwoty”

Zakładka „Kwoty” jest automatycznie wypełniana danymi po zapisaniu dokumentu. Jest ona podzielona na dwie części. Pierwsza z nich „Elementy VAT” pozwala na określenie takich danych jak:

Kierunek VAT– określa sposób naliczania VAT-u, który może być liczony od cen netto lub brutto. Domyślnie wartość tego pola ustawiona zostaje na . Zależnie od tego ustawienia ceny sprzedaży pozycji dokumentu będą wyświetlane i edytowane jako ceny netto lub brutto.

od brutto – najpierw wyliczana będzie wartość brutto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT

Agregacja VAT– określa wartości, od których ma zostać naliczony VAT. Istnieją dwie możliwości:

1. suma VAT pozycji, czyli dla każdej z pozycji dokumentu zostaje oddzielnie naliczony VAT a następnie następuje jego zsumowania

2.     VAT od sumy wartości – VAT zostaje naliczony od wartości (sumy) całego dokumentu

Rys. 130 Zakładka „Kwoty” na formularzu zamówienia zakupu

Tabelka VAT

W tabelce VAT następuje podsumowanie całej zamówienia w walucie systemowej. Może zdarzyć się tak, że na jednej fakturze będą znajdowały się pozycje z różnymi stawkami VAT. Wówczas w tabelce VAT następuje sumowanie wartości po stawkach VAT. Jeżeli dokument wystawiony jest w walucie obcej, to tabelka VAT zawiera oprócz wartości w walucie systemowej również wartość w walucie obcej po przeliczeniu według odpowiedniego kursu.

Drugą częścią prezentowaną na zakładce „Kwoty” jest lista płatności powiązanych z danym zamówieniem. Podczas wystawiania zamówienia program proponuje jedną płatność za zamówienie w oparciu o informacje wprowadzone na zakładce „Ogólne” (wartość brutto, netto zamówienia) oraz zdefiniowane wKonfiguracji (formy płatności). Użytkownik ma możliwość sam dodać płatność i określić jej parametry. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania zamówienie i podczas edycji zamówień niezatwierdzonych.

Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami z grupy przycisków „Harmonogram Płatności” w menu. (patrz: „Pierwsze kroki z Comarch ALTUM -> Podstawowe zasady pracy z systemem -> Przyciski”) Do obsługi płatności charakterystycznych jest kilka czynności:

Rys. 114 Funkcje do obsługi płatności dostępne z poziomu formularza faktury zakupu

Edytuj- służy do podglądu i modyfikacji płatności dokumentu

Połącz – służy połączeniu kilku płatności w jedną

Podziel – służy podzieleniu jednej płatności na kilka, głównie dotyczy to sytuacji kiedy płatność ma nastąpić w kilku ratach lub formach płatności

Odśwież- słuzy do zaktualizowania formularza płatności

Na liście tej znajdują się następujące informacje o płatności:

Podmiot- nazwa płatnika

Należność-wartość należności

Zobowiązanie- wartość zobowiązania

Pozostaje- kwota, która pozostała do rozliczenia

Forma płatności – forma w jakiej płatność ma zostać zrealizowana

Waluta – symbol waluty, w której została wygenerowana płatność. Automatycznie, jeśli użytkownik nie zmieni, jest ona zgodna z walutą dokumentu. Należy jednak pamiętać, że dokument może zostać wystawiony w innej płatność a płatność w innej

Forma płatności – forma, w jakiej płatność ma zostać zrealizowana

Termin – data płatnośći

Zakładka „Dokumenty skojarzone”

Zakładka „Dokumenty skojarzone”” jest nieedytowalna dla użytkownika. Zawiera informacje o wszystkich dokumentach związanych z danym zamówieniem, np.: dokumentach oferty zakupu (OZ), z których zamówienie zostało wygenerowane. Informacje te są automatycznie uaktualnienie, zgodnie z przeprowadzonymi transakcjami.

Rys. 132 Zakładka „Dokumenty skojarzone” na formularzu zamówienia zakupu

Zakładka „Opis”

Zakładka „Opis” cała poświecona jest na opis dokumentu przez użytkownika. Jeśli użytkownik będzie potrzebował umieścić jakieś dodatkowe, specjalne informacje na fakturze, to na tej zakładce jest miejsce na takie działania.

Rys. 34 zakładka „Opis” na  zamowieniu zakupu

Zakładka „Atrybuty”

Szczegóły dotyczące przypisania wartości atrybutu do obiektu znajdują się w module „Słowniki” w opisie atrybutów (patrz: „Słowniki -> Słownik Atrybuty -> Przypisywanie wartości atrybutu dla obiektu”).

Rys. 133 Zakładka „Atrybuty” na formularzu zamówienia zakupu

Zasady przekształcenia zamówienia do faktury zakupu i przyjęcia zewnętrznego

Zatwierdzone zamówienie zakupu może zostać przekonwertowane do PZ (przyjęcia zewnętrznego) lub FZ. System umożliwia przekształcenie jeden dokument do jednego, wiele do jednego.

Przy przekształceniu zamówienia zakupu do faktury zakupu i przyjecia zewnętrznego obowiązują pewne zasady:

1. przekształcić można jedynie zamówienie zatwierdzone
2. zamówienie zakupu -> do FZ lub WZ
3. 1. zamówienia nie wpływają na ilość artykułu na magazynie, zamówienie zakupu wpływa na ilość zamówionego artykułu
4. możliwe jest przekształcenie:
5. 1. jednego zamówienia zakupu – do jednej faktury zakupu
   2. wielu zamówień zakupu – do jednej faktury zakupu, kiedy zamówienia:

                                          i.    dotyczą tego samego kontrahenta

                                         ii.    wystawione są na tę samą walutę

                                        iii.    mają ustawione te same kierunki lub agregacje VAT

                                        iv.    towar przymowany jest na jeden magazyn – w przypadku przekształcenia do dokumentu magazynowego PZ

                                          i.    dotyczą różnych kontrahentów

                                         ii.    wystawione są w różnych walutach

                                        iii.    mają ustawione różne kierunki lub agregację VAT

                                        iv.    towar przyjmowany jest na więcej niż jednego magazyn – w przypadku przekształcenia do dokumentu magazynowego PZ

4. wygenerowany dokument z zamówienia automatycznie zapisywany jest jako niezatwierdzony
5. nie można anulować zamówienia, jeśli został z niego wygenerowany inny dokument
6. wygenerowane dokumenty można dowolnie modyfikować:
7. 1. zarówno nagłówek dokumentu
   2. oraz dane związane z zasobami