ALTUM

Informacje na dokumencie MM

Dokument Przesunięć międzymagazynowych można wystawić tylko i wyłącznie na artykuł typu towar i komplet, który musi znajdować się na magazynie, tzn., jego stany magazynowe nie mogą wynosić zero.

Formularz MM składa się z kilku zakładek, ale aby wystawić dokument wystarczy wypełnić zakładkę „Ogólne” i dodać pozycje.

W celu wystawienia nowego dokumentu MM- wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków „Lista” co powoduje otwarcie nowego formularza. Dokument MM- można również wygenerować z dokumentu Bilansu stanu towarów (BST).

Zakładka „Ogólne”

Zakładka ta zawiera podstawowe dane, które należy wypełnić, aby wystawić MM. W przypadku prostych dokumentów, które nie wymagają np. specjalnych ustaleń dotyczących opisu analitycznego czy atrybutów – wypełnienie kolejnych pól na tej zakładce całkowicie wystarcza, aby wystawić MM.

Rys. 176 Zakładka „Ogólne” na formularzu dokumentu MM

Składa się ona z dwóch części:

1.     nagłówka, gdzie określany zostaje numer, magazyn docelowy i źródłowy, data wystawienia, wartość netto, centrum, stan dokumentu oraz pole na dodatkowe uwagi, a także parametry generowania MM+

2.     lista pozycji, która zawiera podstawowe informacje o pozycjach (artykułach), na które wystawiona zostaje faktura: liczba porządkowa, kod, nazwa, ilość, jednostkę, wartość netto.

Nagłówek

Nagłówek zawiera ogólne informacje o dokumencie:

Numer - to, co wyświetla się obok pola „Numer” zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeratora – patrz: „Konfiguracja -> Numeratory”). W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do ośmiu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca magazyn (a firma posiada kilka) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich i pozwoli na wskazanie właściwego.

W chwili wystawiania MM- w sekcji numeru, pojawia się automatycznie kolejny numer. Użytkownik nie może nadać własnego numeru kolejnej fakturze, wprowadzając go z klawiatury. W momencie usunięcia niezatwierdzonego dokumentu, następuje zwolnienie numeru, tzn., że dodawane MM- otrzymuje numer MM- usuniętego, np. w systemie istnieją trzy dokumenty MM o następujących numerach: MM-/2007//00001, MM-/2007//00002, MM-/2007//00003. Przy czym RW z numerem MM-/2007//00002 (niezatwierdzone) zostaje usunięte. Po usunięciu tego RW, nowo dodawany dokument otrzyma numer: MM-/2007//00002.

Z magazynu magazyn źródłowy/ magazyn docelowy – pole określające odpowiednio magazyn źródłowy i docelowy. Magazyn źródłowy – to magazyn, z którego nastąpi przesunięcie (wydanie) towaru, natomiast docelowy – to magazyn na który dany towar zostaje przesunięty (przyjęty). Przy wystawianiu nowego dokumentu MM-, automatycznie w obu polach podpowiada się magazyn domyślny, jeśli oczywiście użytkownik ma do niego odpowiednie uprawnienia. System uniemożliwia dokonywanie przesunięcie w obrębie tego samego magazynu, dlatego też magazyn docelowy powinien być inny niż źródłowy. Zmianie może ulec zarówno magazyn źródłowy jak i docelowy.

Centrum- wyświetlana nazwa centrum, w którym pracuje aktualnie użytkownik

Opis – pole pozwalające na wprowadzenie dowolnego ciągu znaków, dodatkowych uwag

Stan dokumentu- określa w jakim stanie jest otwarty dokument. Dokument może być w stanie:

 zainicjowanym- dokument jest wystawiany i nie został jeszcze zapisany w bazie

             niezatwierdzonym – dokument został zapisany „na brudno” i możliwa jest jego edycja

zatwierdzonym- na dokument w tym stanie nie można wprowadzać żadnych zmian

anulowanym- dokument został anulowany i jest nieedytowalny

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu. Przy dodawaniu nowego dokumentu automatycznie podpowiada się data systemowa. Istniej jednak możliwość wystawienia dokumentu z inną datą.

Netto – wartość netto całego dokumentu w walucie systemowej. Obok wartości znajduje się pole z symbolem waluty. Ponieważ dokument MM wystawiany jest zawsze w walucie systemowej, pole to wypełnione zostaje automatycznie symbolem waluty systemowej.

Automatyczne generowanie MM+- w części tej jest możliwość okreslenia w czy lub w jakim stanie powinien zostac wygenerowany dokument pzresunięc miedzymagazynowych (MM+) poprzez wybranie jedenej z opcji:

„Nie generuj”- dokument MM+ nie zostanie automatycznie wygenerowany po zatwierdzeniu MM-

„Do bufora”- dokument MM+ zostanie automatycznie wygenerowany w stanie niezatwierdzonym po zatwierdzeniu MM-

„Zatwierdzone”- dokument MM+ zostanie automatycznie wygenerowany w stanie zatwierdzonym po zatwierdzeniu MM-

Ustawienie jednej z trzech opcji po zainicjowaniu dokumentu MM- pobierane jest z ustawień atomatycznego generowania MM+ na typach dokumentow. Wybrana tam opcja jest domyślnym ustawieniem na dokumencie MM-.

Lista pozycji

Jeden dokument MM- może zostać wystawiony na kilka różnych towarów, przy czym muszą one wszystkie znajdować się na tym samym magazynie. W tej części formularza znajduje się lista wszystkich towarów, na które dany dokument został wystawiony:

Lp. – liczba porządkowa pozycji, jeżeli jedna z pozycji dokumentu zostanie usunięta, pozostałe pozycje zostaną automatycznie renumerowane

Kod – kod wybranego towaru

Nazwa – nazwa wybranego towaru

Ilość – ilość towaru

Jm – jednostka, w której towar zostaje przesunięty (nie musi to być jednostka podstawowa)

Wartość – wartość danego towaru

Zakładka „Dokumenty skojarzone”

Zakładka „Dokumenty skojarzone” jest nieedytowalna dla użytkownika. Zawiera informacje o wszystkich dokumentach związanych z danym MM-, np.: wygenerowane dokumenty MM+. Informacje te są automatycznie uaktualnienie, zgodnie z przeprowadzonymi transakcjami. Zawiera podstawowe dane o dokumencie skojarzonym, takie jak: numer, data wystawienia, dane kontrahenta, wartość netto i brutto danego dokumentu oraz rodzaj dokumentu.

Rys. 177 Zakładka „Dokumenty skojarzone” na formularzu dokumentu MM

Zakładka „Opis analityczny”

Szczegóły dotyczące definiowania opisu analitycznego dla dokumentu znajdują się w dokumentacji „Słowniki” w opisie wymiarów (patrz: „Słowniki -> Słownik Wymiary -> Definiowanie opisu analitycznego”).

Rys. 179 Zakładka „Opis analityczny” na formularzu dokumentu MM

Zakładka „Atrybuty”

Szczegóły dotyczące przypisania wartości atrybuty do obiektu znajdują się w dokumentacji „Słowniki” w opisie atrybutów (patrz: „Słowniki -> Słownik Atrybuty -> Przypisywanie wartości atrybutu dla obiektu”).

Rys. 178 Zakładka „Atrybuty” na formularzu dokumentu MM

Wpisywanie pozycji na dokumencie MM-

Dokument MM- można wystawić jedynie tylko z takim artykułem, który znajduje się w ewidencji artykułów, tzn., jego dane zapisane zostały w słowniku „Artykuły”. System nie daje możliwość wystawienia dokumentu z jednorazowym artykułem, bez wprowadzenia jego danych do bazy.

Aby wystawić MM- towar musi znajdować się na magazynie, jego stany magazynowe nie mogą wynosić zero i musi mieć cechę aktywnego, tzn. takiego, który bierze udział w obrocie towarowym.

Lista obsługiwana jest standardowymi przyciskami z menu z grupy „Pozycje” (patrz: „Pierwsze kroki z Comarch ALTUM -> Podstawowe zasady pracy z systemem -> Przyciski’).

Rys. 180 Menu „Pozycje” na dokumencie MM

Cechy charakterystyczne dla MM- zapisanego (niezatwierdzonego)

Dokument MM- zapisany (niezatwierdzony) posiada następujące cechy:

1. podlega edycji
2. rezerwuje towar w takiej ilości, na jaką został wystawiony dokument MM- na magazynie źródłowym – zmiana towaru lub ilości na dokumencie, skutkuje zmianą rezerwacji
3. można go usunąć – zdejmuje dokonaną rezerwację
4. można go zatwierdzić z poziomu formularza dokumentu lub z poziomu listy dokumentów MM
5. nie można wygenerować MM+
6. nie można go zaksięgować

Cechy charakterystyczne dla MM- zatwierdzonego

Zapisanie dokumentu MM- z poziomu formularza dokumentu lub zatwierdzenia go z poziomu listy dokumentów pociąga za sobą te same konsekwencje. Tak zatwierdzone MM- posiada następujące cechy:

1. nie podlega edycji – można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu lub pozycji, bez możliwości ich zmiany
2. nie można go usunąć
3. można go zaksięgować
4. zmniejsza stan ilościowy artykułu na magazynie źródłowym o taką ilość, na jaką został wystawiony dokument
5. można z niego wygenerować MM+
6. można go anulować – zwiększa ilość artykułu na magazynie

Zasady wygenerowania MM+ z MM-

Wygenerowanie dokumentu MM+ z MM- następuje poprzez zaznaczenie (podświetlenie) – klikając raz lewym przyciskiem myszki na wybranym dokumencie MM-, z którego ma zostać wygenerowane MM+ a następnie wybranie dostępnej funkcji w grupie przycisków generowanie [Wygeneruj MM+]. Funkcja ta aktywna jest tylko i wyłącznie dla zatwierdzonych dokumentów MM-.

Z jedno dokumentu MM- można wygenerować tylko jeden dokument MM+, na całą ilość towaru z dokumentu MM-. Nie ma możliwości wygenerowania MM+ z częścią towaru z MM-.

Pomyślne zakończenie procesu wygenerowania MM+ z MM- zakończy się otworzeniem nowego dokumentu MM+ i mozliwością wprowadzenie zmian lub zapisanie (zatwierdzenia ) dokumentu. W przypadku błędnego nieudanego procesu przekształcenia, system wyświetli odpowiedni komunikat z podaniem przyczyny.

Zasady wygenerowania MM+ z MM-:

1.     MM+ można wygenerować tylko i wyłącznie z zatwierdzonego dokumentu MM-

2.     z jednego dokumentu MM+ można wygenerować tylko i wyłącznie jeden dokument MM+

3.     nie można wygenerować MM+, jeśli dla danego dokumentu MM- już wcześniej zostało wygenerowane MM+

4.     po usunięciu lub anulowaniu MM+, można jeszcze raz wygenerować MM+ dla danego MM-

5.     z zaksięgowanego dokumentu MM- nie można wygenerować dokumentu MM+

Cechy wygenerowanego dokumentu MM+

Dokument MM+ nie istnieje samodzielnie, zawsze powiązany jest z dokumentem MM- i powstaje poprzez wygenerowanie z MM-. Dokument MM+ posiada kilka charakterystycznych cech:

1.     dokumentuje transakcje przesunięcia (przyjęcia) towaru na magazyn

2.     po wygenerowaniu może zostać zapisany lub zatwierdzony

3.     można usunąć niezatwierdzony

4.     można go zatwierdzić z poziomu formularza dokumentu lub z poziomu listy dokumentów MM+

5.     można anulować zatwierdzony

6.     nie można edytować listy pozycji – zostaje ona przeniesiona z MM- podczas generowania (nie można towaru usunąć, zmienić jego ilości ani cech)

7.     data wystawienia może być inna niż data wystawienia MM-, jednak nie wcześniejsza niż data wystawienia MM-

8.     formularz MM+ posiada takie same zakładki dodatkowe jak MM-