ALTUM

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego stanu wszystkich rzeczowych składników majątku, jak również wyjaśnienie różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym), a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej.

Dokumenty dotyczące inwentaryzacji znajdują się w obszarze „Magazyn” pod funkcją: „Arkusze inwentaryzacji”.

Rys. 205 Menu Magazyny z zaznaczonym elementem „Arkusze inwentaryzacji”

Inwentaryzacja składa się z trzech etapów:

Etap 1 –przygotowanie inwentaryzacji i arkuszy inwetaryzacyjnych

Etap 2 – przeprowadzenie właściwego spisu z natury

Etap 3 – wprowadzenie rzeczywistych ilości do systemu i wystawienie dokumentów korygujących

        Etap 1 – przygotowanie inwentaryzacji i arkuszy inwentaryzacyjnych

Każda inwentaryzacja składa się z wielu arkuszy inwetaryzacyjnych. Rolę podkładek inwentaryzacyjnych w systemie pełnią dokumenty AI, na których zostały wpisane poszczególne towary, ilości wynikających z wystawionych dokumentów w systemie oraz wartość artykułu na magazynie w cenie zakupu.

Arkusz inwentaryzacyjny dotyczy zawsze jednego, wybranego magazynu. To oznacza, że zasoby (artykuły) trafiające na jeden arkusz inwentaryzacyjny powinny pochodzić z tego samego magazynu. Istnieje jednak możliwość przygotowania dla danego magazynu kilku arkuszy. Aby zinwentaryzować wszystkie magazyny, należy dla każdego z nich powtórzyć serię operacji, które dla różnych magazynów mogą oczywiście być wykonywane jednocześnie.

Dodatkowo podczas wystawiania dokumentu inwentaryzacji użytkownik będzie mógł przefiltrować zasoby po:

            – grupie towarowej (możliwość ograniczenia zasobów do jednej lub wielu grup towarów),

- jednej lub kilku cechach towaru (np. użytkownik może chcieć zinwentaryzować tylko czerwone artykuły)

- towarze (chcemy zinwentaryzować tylko kilka wybranych artykułów)

- ograniczeniu tylko do towarów, których ilość jest większa od 0 (w arkuszu powinny się znaleźć tylko artykuły, których zasoby są niezerowe)

Towar wpisany na AI nie ma wpływu na ilość towaru w magazynie oraz na jego wartość.

Arkusz inwentaryzacyjny powinien być wystawiany na konkretny magazyn i datę. Data ta jest datą przeprowadzenia inwentaryzacji i dodatkowym filtrem nałożonym na wszystkie inwentaryzowane towary. Chodzi o to, że stany magazynowe (ilości inwentaryzowanych towarów trafiających na arkusz są stanem na tę konkretną datę). W niektórych przypadkach istotne jest, aby na czas inwentaryzacji zablokować możliwość przyjmowania i wydawania towarów z magazynu (np.: w większość sklepów czy hurtowni na czas inwentaryzacji jest zamykanych). Z tego powodu system blokuje możliwość modyfikowania stanów towarów znajdujących się na niezatwierdzonym arkuszu inwentaryzacyjnym.

Arkusz inwentaryzacyjny będzie mógł znajdować się w dwóch stanach: „niezatwierdzony” i „zatwierdzony”. Po zatwierdzeniu arkusza nie będzie można modyfikować.

        Etap 2 – przeprowadzenie właściwego spisu z natury

Kolejnym etapem inwentaryzacji jest sprawdzenie tego co fizycznie znajduje się na magazynie z tym co jest zaewidencjonowane w systemie. W należy wydrukować utworzony, ale niezatwierdzony arkusz inwentaryzacyjny. Na wydruku powinna się znaleźć lista wszystkich inwentaryzowanych zasobów. Obok ilości magazynowej znajduje się również pusta kolumna, do której będzie można ręcznie wpisać rzeczywistą ilość zasobów znajdującą się w magazynie.

        Etap 3 – wprowadzenie rzeczywistych ilości do systemu i wystawienie dokumentów korygujących

Ostatnim etapem inwentaryzacji jest naniesienie wszystkich różnic pomiędzy stanem magazynowym wynikającym z ewidencji, a rzeczywistym stanem zasobów w magazynie. Można tego dokonać podnosząc do edycji zapisane arkusze inwentaryzacyjne i wpisanie rzeczywistych ilości do kolumny „ilość rzeczywista”. Po zatwierdzeniu wszystkich arkuszy inwentaryzacyjnych oraz ostatecznie całej inwentaryzacji należy wystawić dokumenty RW/PW, które zniwelują rozbieżności.

Lista inwentaryzacji

Lista inwentaryzacji prezentuje wszystkie inwentaryzacje, które zostały stworzone w systemie.  Obsługiwana jest ona przez standardowe przyciski: [Dodaj], [Edytuj], [Anuluj], [Usuń], [Odśwież], [Zatwierdź] [Zamknij]. Ich szczegółowe znaczenie zostało opisane w dokumentacji „Pierwsze kroki z COMARCH ALTUM” (patrz: „Pierwsze kroki z COMARCH ALTUM -> Podstawowe zasady pracy z systemem -> Przyciski”).

Nietypowym przyciskiem jest przycisk [Zamknij], który powoduje zamknięcie wybranej. Zamknięcie inwentaryzacji jest tylko możliwe, gdy do inwentaryzacji wygenerowano dokumenty rozliczające albo w inwentaryzacji nie występują rozbieżności ze stanem faktycznym na magazynie.

Lista inwentaryzacji

Listę inwentaryzacji uruchamiana jest  z zakładki„Magazyn –>Arkusze inwentaryzacji”.

Listy inwentaryzacji zawiera:

Data– data wystawienia dokumentu

Symbol magazynu- symbol inwentaryzowanego magazynu

Nazwa magazynu- nazwa inwentaryzowanego magazynu

Stan- wskazuje w jakim stanie znajduje się dokument.

Rys. 206 Lista inwentaryzacji