ALTUM

Informacje o inwentaryzacji

Dokument inwentaryzacji w systemie składa się z nagłówka inwentaryzacji oraz listy arkuszy inwentaryzacyjnych, na których zostały wpisane poszczególne towary, ilości wynikających z wystawionych dokumentów w systemie oraz wartość artykułu na magazynie w cenie zakupu.

Inwentaryzacja dotyczy zawsze jednego, wybranego magazynu. To oznacza, że zasoby (artykuły) trafiające na jeden arkusz inwentaryzacyjny powinny pochodzić z tego samego magazynu. Istnieje jednak możliwość przygotowania dla danego magazynu kilku inwentaryzacji. Aby zinwentaryzować wszystkie magazyny, należy dla każdego z nich powtórzyć serię operacji, które dla różnych magazynów mogą oczywiście być wykonywane jednocześnie. Formularz inwentaryzacji składa się z kilku zakładek, ale aby stworzyć dokument inwentaryzacji wystarczy wypełnić zakładkę „Ogólne” i dodać arkusze inwentaryzacyjne.

W celu dodania nowej inwentaryzacji należy wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków „Lista” co powoduje otwarcie nowej listy arkuszy inwentaryzacyjnych.

Zakładka „Ogólne”

Zakładka ta zawiera podstawowe dane, które należy wypełnić, aby stworzyć inwentaryzację.

Rys. 207 Zakładka „Ogólne” na formularzu inwentaryzacji

Składa się ona z dwóch części:

1.     nagłówka, gdzie określany zostaje numer, magazyn, data oraz stan

2.     listy arkuszy inwentaryzacyjnych, która zawiera podstawowe informacje o arkuszach dodanych do inwentaryzacji: numer, nazwa, stan.

Nagłówek

Nagłówek zawiera ogólne informacje o dokumencie:

Numer - to, co wyświetla się obok pola „Numer” zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeratora – patrz: „Konfiguracja -> Numeratory’). W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do ośmiu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca magazyn (a firma posiada kilka magazynów) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich i pozwoli na wskazanie właściwego. W celu wybrania określonego magazynu, należy zaznaczyć go na liście (najeżdżając lewym przyciskiem myszki) a następnie kliknąć lewym przyciskiem myszki. Symbol dla numeratora (wprowadzony podczas dodawania magazynu) wybranego magazynu pojawi się w numerze.

Magazyn – magazyn, dla którego jest tworzona inwentaryzacja

Centrum- wyświetlana nazwa centrum, w którym pracuje aktualnie użytkownik

Stan dokumentu- określa w jakim stanie jest otwarty dokument. Dokument może być w stanie:

       Zainicjowanym - dokument jest wystawiany i nie został jeszcze zapisany w bazie

       niezatwierdzony - dokument został zapisany „na brudno” i możliwa jest jego edycja

       zatwierdzonym - na dokument w tym stanie nie można wprowadzać żadnych zmian

       anulowanym - dokument został anulowany i jest nieedytowalny

       zamknięty – dokument został zamknięty i jest nieedytowalny.

Data inwentaryzacji– data wystawienia dokumentu

Lista arkuszy inwentaryzacyjnych

Jedna inwentaryzacja może zawierać wiele różnych arkuszy inwentaryzacyjnych. Lista arkuszy inwentaryzacyjnych obsługiwana jest przez standardowe przyciski: [Dodaj], [Edytuj], [Usuń], [Odśwież], [Zatwierdź] i [Anuluj]. Ich szczegółowe znaczenie zostało opisane w dokumentacji „Pierwsze kroki z COMARCH ALTUM” (patrz: „Pierwsze kroki z ALTUM -> Podstawowe zasady pracy z systemem -> Przyciski”).

Lista dokumentów AI zawiera następujące dane:

Numer – numer arkuszu inwentaryzacyjnego

Nazwa – nazwa arkuszu inwentaryzacyjnego

Stan – stan w którym znajduje się dokument.

Generowanie dokumentów RW/PW

Po dodaniu wszystkich arkuszy inwentaryzacyjnych może się zdarzyć, że występują rozbieżności ze stanem faktycznym na magazynie. Aby je usunąć i umożliwić zamknięcie inwentaryzacji istnieje możliwość wygenerowanie dokumentów rozchodu wewnętrznego i przyjęcia wewnętrznego.

Dokumenty można generować tylko z zatwierdzonej inwentaryzacji, a wszystkie dokumenty generowane są jako niezatwierdzone. W przypadku, gdy ilość na arkuszu inwentaryzacyjnym jest większa niż ilość rzeczywista na magazynie, powinien zostać wygenerowany dokument rozchodu wewnętrznego. Ilość pozycji na wygenerowanym dokumencie będzie równa różnicy pomiędzy ilością systemową a rzeczywistą.

Dokument przychodu wewnętrznego powinien zostać wygenerowany w przypadku, gdy ilość systemowa w arkuszu jest mniejsza od ilości rzeczywistej. Ilość pozycji na wygenerowanym dokumencie będzie równa różnicy pomiędzy ilością rzeczywistą, a systemową.

  Aby wygenerować dokument RW lub PW należy wybrać przycisk [Generuj RW] lub [Generuj PW] z grupy przycisków „Generowanie” na liscie inwentaryzacji.