ALTUM

Informacje na dokumencie PW

Dokument przychodu wewnętrznego można wystawić tylko i wyłącznie na artykuł typu towar i komplet, który został zarejestrowany w systemie.

Formularz PW składa się z kilku zakładek, ale aby wystawić dokument wystarczy wypełnić zakładkę „Ogólne” i dodać artykuł.

W celu wystawienia nowego dokumentu PW wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków „Lista” co powoduje otwarcie nowego formularza.

Zakładka „Ogólne”

Zakładka ta zawiera podstawowe dane, które należy wypełnić, aby wystawić PW. W przypadku prostych dokumentów, które nie wymagają np.: specjalnych ustaleń dotyczących opisu analitycznego czy atrybutów – wypełnienie kolejnych pól na tej zakładce całkowicie wystarcza, aby wystawić PW.

Rys. 187 Zakładka „Ogólne” na formularzu PW

Składa się ona z dwóch części:

1.     nagłówka, gdzie określany zostaje numer, kontrahent/pracownik, data wystawienia, wartość netto oraz pole na dodatkowe uwagi, centrum, magazyn oraz stan dokumentu.

2.     listy pozycji, która zawiera podstawowe informacje o pozycjach (artykułach), na które wystawiona zostaje faktura: kod, nazwa, ilość, jednostkę, wartość.

Nagłówek

Nagłówek zawiera ogólne informacje o dokumencie:

Numer - to, co wyświetla się obok pola „Numer” zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeratora – patrz: „Konfiguracja -> Numeratory”). W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do ośmiu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca magazyn (a firma posiada kilka) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich i pozwoli na wskazanie właściwego.

W chwili wystawiania PW w sekcji numeru, pojawia się automatycznie kolejny numer. Użytkownik nie może nadać własnego numeru kolejnej fakturze, wprowadzając go z klawiatury. W momencie usunięcia niezatwierdzonego dokumentu, następuje zwolnienie numeru, tzn., że dodawane PW otrzymuje numer PW usuniętego, np. w systemie istnieją trzy dokumenty PW o następujących numerach: PW/2007//00001, PW/2007//00002, PW/2007//00003. Przy czym PW z numerem PW/2007//00002 (niezatwierdzone) zostaje usunięte. Po usunięciu tego PW, nowo dodawany dokument otrzyma numer: PW/2007//00002.

 – pole pozwalające określić na kogo dany dokument ma zostać wystawiony. Dokument PW może być wystawiony zarówno na kontrahenta jak też na pracownika. Domyślnie podpowiada się kontrahent, aby go wybrać należy kliknąć lewym przyciskiem myszki na słowo „Kontrahent”, co spowoduje wyświetlenie listy zdefiniowanych kontrahentów (patrz: Główne -> Słownik Kontrahenci”).  Po otwarciu okna „Kontrahenci” należy zaznaczyć (podświetlić) kontrahenta na liście lub na „drzewie”, klikając lewym przyciskiem myszki a następnie wybrać przycisk [Wybierz] z grupy przycisków „Wybór” lub dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszki na wybranym kontrahencie. Przy rezygnacji z wyboru należy nacisnąć [Zamknij] z grupy przycisków „Wybór”. Aby wystawić dokument RW na pracownika należy kliknąć na strzałkę obok słowa „Kontrahent”, co spowoduje wyświetlenie listy i z niej należy wybrać opcję „Pracownik”. Kliknięcie na słowo „Pracownik” powoduje przejście na listę pracowników (patrz: „Główne -> Pracownicy”). Wybór pracownika następuje w taki sam sposób jak wybór kontrahenta.

Magazyn – pole określające, którego magazynu dotyczy dany dokument, tzn., do którego magazynu nastąpi przyjęcie  towaru. Przy wystawianiu nowego dokumentu automatycznie podpowiada się magazyn domyślny, jeśli oczywiście dany użytkownik ma dostęp do niego. Aby zmienić magazyn na inny, należy wybrać go z listy dostępnych magazynów

Centrum- wyświetlana nazwa centrum, w którym pracuje aktualnie użytkownik

Opis – pole pozwalające na wprowadzenie dowolnego ciągu znaków, dodatkowych uwag

Stan dokumentu- określa w jakim stanie jest otwarty dokument. Dokument może być w stanie:

 zainicjowanym- dokument jest wystawiany i nie został jeszcze zapisany w bazie

niezatwierdzonym - dokument został zapisany „na brudno” i możliwa jest jego edycja

zatwierdzonym- na dokument w tym stanie nie można wprowadzać żadnych zmian

anulowanym- dokument jest nieedytowalny

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu. Przy dodawaniu nowego dokumentu automatycznie podpowiada się data systemów

Netto – wartość netto całego dokumentu w walucie systemowej. Obok wartości znajduje się pole z symbolem waluty. Ponieważ dokument RW wystawiany jest zawsze w walucie systemowej, pole to wypełnione zostaje automatycznie symbolem waluty systemowej.

Lista pozycji

Jeden dokument PW może zostać wystawiony na kilka różnych pozycji, przy czym zostaną one wszystkie przyjęte na ten sam magazyn. W tej części formularza znajduje się lista wszystkich pozycji, na które dany dokument został wystawiony:

Lp. – liczba porządkowa pozycji, jeżeli jedna z pozycji dokumentu zostanie usunięta, pozostałe pozycje zostaną automatycznie renumerowane

Kod – kod wybranej pozycji

Nazwa – nazwa wybranej pozycji

Ilość – ilość wybranej pozycji

Jm. – jednostka, w której pozycja zostaje przyjęta (nie musi to być jednostka podstawowa)

Wartość – wartość netto danej pozycji

Zakładka „Dokumenty skojarzone”

Zakładka „Dokumenty skojarzone” jest nieedytowalna dla użytkownika. Zawiera informacje o wszystkich dokumentach związanych z danym PW, np.: dokument inwentaryzacji. Informacje te są automatycznie uaktualnienie, zgodnie z przeprowadzonymi transakcjami. Zawiera podstawowe dane o dokumencie skojarzonym, takie jak: numer, data wystawienia, kontrahent/pracownik, wartość netto i brutto danego dokumentu oraz rodzaj dokumentu.

Rys. 188 Zakładka „Dokumenty skojarzone” na formularzu PW

Zakładka „Atrybuty”

Szczegóły dotyczące przypisania wartości atrybutu do obiektu znajdują się w dokumentacji „Słowniki” w opisie atrybutów (patrz: „Słowniki -> Słowniki Atrybuty -> Przypisywanie wartości atrybutu dla obiektu”).

Rys. 189 Zakładka „Atrybuty” na formularzu PW

Zakładka „Opis analityczny”

Szczegóły dotyczące definiowania opisu analitycznego dla dokumentu znajdują się w dokumentacji „Słowniki” w opisie wymiarów (patrz: „Słowniki -> Słowniki Wymiary analityczne-> Definiowanie opisu analitycznego”).

Rys. 190 Zakładka „Opis analityczny” na formularzu PW

Wpisywanie pozycji na dokumencie PW

Dokument PW można wystawić tylko z takim artykułem lub kompletem, który znajduje się w ewidencji artykułów, tzn., jego dane zapisane zostały w słowniku „Artykuły”. System nie daje możliwość wystawienia dokumentu z jednorazowym artykułem, bez wprowadzenia jego danych do bazy.

Rys. 191 Menu „Pozycje” na dokumencie PW

Cechy charakterystyczne dla zapisanego (niezatwierdzonego) PW

Dokumentu przychodu wewnętrznego zapisany (niezatwierdzony) posiada następujące cechy:

1. podlega edycji
2. dokonuje zamówienia artykułu w takiej ilości, na jaką został wystawiony dokument PW – zmiana towaru lub ilości na dokumencie, skutkuje zmianą zamówienia
3. można go usunąć – zdejmuje dokonane zamówienie
4. można go zatwierdzić z poziomu formularza dokumentu lub z poziomu listy dokumentów PW
5. nie można go zaksięgować

Cechy charakterystyczne dla zatwierdzonego PW

 Zatwierdzenie dokumentu PW z poziomu formularza dokumentu lub zatwierdzenie go z poziomu listy dokumentów pociąga za sobą te same konsekwencje. Tak zatwierdzone PW posiada następujące cechy:

1.     nie podlega edycji – można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu lub pozycji, bez możliwości ich zmiany

2.     nie można go usunąć

3.     można go zaksięgować

4.     zwiększa stan ilościowy artykułu na magazynie o taką ilość, na jaką został wystawiony dokument

5.     można go anulować – zmniejsza ilość artykułu na magazynie