ALTUM

Informacje na dokumencie RW

Formularz RW składa się z kilku zakładek, ale aby wystawić dokument wystarczy wypełnić zakładkę „Ogólne” i dodać artykuł.

W celu wystawienia nowego dokumentu RW wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków „Lista” co powoduje otwarcie nowego formularza.

Zakładka „Ogólne”

Zakładka ta zawiera podstawowe dane, które należy wypełnić, aby wystawić RW. W przypadku prostych dokumentów, które nie wymagają np. specjalnych ustaleń dotyczących opisu analitycznego czy atrybutów – wypełnienie kolejnych pól na tej zakładce całkowicie wystarcza, aby wystawić RW.

Rys. 166 Zakładka „Ogólne” na formularzu RW

Składa się ona z dwóch części:

1.     nagłówka, gdzie określany zostaje numer, kontrahent/pracownik, data wystawienia, wartość netto oraz pole na dodatkowe uwagi, magazyn źródłowy oraz stan dokumentu.

2.     listy pozycji, która zawiera podstawowe informacje o pozycjach (artykułach), na które wystawiona zostaje faktura: kod, nazwa, ilość, jednostkę, wartość

Nagłówek

Nagłówek zawiera ogólne informacje o dokumencie:

Numer - to, co wyświetla się obok pola „Numer” zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeratora – patrz: „Konfiguracja -> Numeratory”). W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do ośmiu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca magazyn (a firma posiada kilka) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich i pozwoli na wskazanie właściwego. Symbol dla numeratora (wprowadzony podczas dodawania magazynu) wybranego magazynu pojawi się w numerze.

W chwili wystawiania RW w sekcji numeru, pojawia się automatycznie kolejny numer. Użytkownik nie może nadać własnego numeru kolejnej fakturze, wprowadzając go z klawiatury. W momencie usunięcia niezatwierdzonego dokumentu, następuje zwolnienie numeru, tzn., że dodawane RW otrzymuje numer RW usuniętego, np.: w systemie istnieją trzy dokumenty RW o następujących numerach: RW/2007//00001, RW/2007//00002, RW/2007//00003. Przy czym RW z numerem RW/2007//00002 (niezatwierdzone) zostaje usunięte. Po usunięciu tego RW, nowo dodawany dokument otrzyma numer: RW/2007//00002.

Kontrahent/Pracownik – pole pozwalające określić na kogo dany dokument ma zostać wystawiony. Dokument RW może być wystawiony zarówno na kontrahenta jak też na pracownika. Domyślnie podpowiada się kontrahent

Magazyn – pole określające, którego magazynu dotyczy dany dokument, tzn., z którego magazynu nastąpi pobranie towaru. Przy wystawianiu nowego dokumentu automatycznie podpowiada się magazyn domyślny, jeśli oczywiście dany użytkownik ma dostęp do niego. Aby zmienić magazyn na inny, należy wybrać go z listy dostępnych magazynów

Centrum- wyświetlana nazwa centrum, w którym pracuje aktualnie użytkownik

Opis – pole pozwalające na wprowadzenie dowolnego ciągu znaków, dodatkowych uwag

Stan dokumentu- określa w jakim stanie jest otwarty dokument. Dokument może być w stanie:

 zainicjowanym- dokument jest wystawiany i nie został jeszcze zapisany w bazie

niezatwierdzonym - dokument został zapisany „na brudno” i możliwa jest jego edycja

zatwierdzonym- na dokument w tym stanie nie można wprowadzać żadnych zmian

anulowanym- dokument jest nieedytowalny

Data wystawienia – data wystawienia dokumentu. Przy dodawaniu nowego dokumentu automatycznie podpowiada się data systemów

Wartość– wartość netto całego dokumentu w walucie systemowej. Obok wartości znajduje się pole z symbolem waluty. Ponieważ dokument RW wystawiany jest zawsze w walucie systemowej, pole to wypełnione zostaje automatycznie symbolem waluty systemowej.

Lista pozycji

Jeden dokument RW może zostać wystawiony na kilka różnych artykułów , przy czym musza one wszystkie znajdować się na tym samym magazynie. W tej części formularza znajduje się lista wszystkich towarów, na które dany dokument został wystawiony:

Lp. – liczba porządkowa pozycji, jeżeli jedna z pozycji dokumentu zostanie usunięta, pozostałe pozycje zostaną automatycznie renumerowane

Kod – kod wybranego pozycji

Nazwa- nazwa pozycji

Ilość – ilość pozycji

Jm – jednostka miary, w której artykuł zostaje sprzedany (nie musi to być jednostka podstawowa)

Wartość – wartość netto danej pozycji

Zakładka „Dokumenty skojarzone”

Zakładka „Dokumenty skojarzone” jest nieedytowalna dla użytkownika. Zawiera informacje o wszystkich dokumentach związanych z danym RW, np.: korektach. Informacje te są automatycznie uaktualnienie, zgodnie z przeprowadzonymi transakcjami. Zawiera podstawowe dane o dokumencie skojarzonym, takie jak: numer, data wystawienia, dane kontrahenta, wartość netto i brutto danego dokumentu oraz rodzaj dokumentu.

Rys. 167 Zakładka „Dokumenty skojarzone” na formularzu RW

Zakładka „Atrybuty”

Szczegóły dotyczące przypisania wartości atrybuty do obiektu znajdują się w dokumentacji „Słowniki” w opisie atrybutów (patrz: „Słowniki -> Słownik Atrybuty -> Przypisywanie wartości atrybutu dla obiektu”).

Rys. 168 Zakładka „Dokumenty skojarzone” na formularzu RW

Zakładka „Opis analityczny”

Szczegóły dotyczące definiowania opisu analitycznego dla dokumentów znajdują się w dokumentacji „Słowniki” w opisie wymiarów (patrz: „Słowniki-> Główne Wymiary analityczne –> Definiowanie opisu analitycznego”).

Rys. 169 Zakładka „Opis analityczny” na formularzu RW

Wpisywanie pozycji na dokumencie RW

Dokument RW można wystawić jedynie tylko z takim artykułem, który znajduje się w ewidencji artykułów, tzn., jego dane zapisane zostały w słowniku „Artykuły”. System nie daje możliwość wystawienia dokumentu z jednorazowym artykułem, bez wprowadzenia jego danych do bazy.

Aby wystawić RW towar musi znajdować się na magazynie, jego stany magazynowe nie mogą wynosić zero i musi mieć cechę aktywnego, tzn. takiego, który bierze udział w obrocie towarowym.

Lista obsługiwana jest standardowymi przyciskami z menu z grupy „Pozycje” (patrz: „Pierwsze kroki z Comarch ALTUM -> Podstawowe zasady pracy z systemem -> Przyciski”).

Rys. 170 Menu „Pozycje” na dokumencie RW

Cechy charakterystyczne dla RW zapisanego (niezatwierdzonego)

Faktura sprzedaży niezatwierdzona posiada następujące cechy:

1. podlega edycji
2. rezerwuje artykuł w takiej ilości, na jaką został wystawiony dokument RW – zmiana towaru lub ilości na dokumencie, skutkuje zmianą rezerwacji
3. można go usunąć – zdejmuje dokonaną rezerwację
4. można go zatwierdzić z poziomu formularza dokumentu lub zatwierdzić z poziomu listy dokumentów RW
5. nie można go zaksięgować

Cechy charakterystyczne dla zatwierdzonego RW

Zapisanie dokumentu RW z poziomu formularza dokumentu lub zatwierdzenia go z poziomu listy dokumentów pociąga za sobą te same konsekwencje. Tak zatwierdzone RW posiada następujące cechy:

1. nie podlega edycji – można jedynie podejrzeć szczegóły dokumentu lub pozycji, bez możliwości ich zmiany
2. nie można go usunąć
3. można go zaksięgować
4. zmniejsza stan ilościowy artykułu na magazynie o taką ilość, na jaką został wystawiony dokument
5. można go anulować – zwiększa ilość artykułu na magazynie