Zasady działania
Podczas tworzenia systemu przyjęto zasadę, że funkcjonalność związana z zakupem, zwiazana ze sprzedażą oraz funkcjonalność magazynowa są od siebie oddzielone poprzez umieszenienie ich na oddzielnych zakładkach. Zakładka Sprzedaż obejmuje Zapytanie ofertowe spzredazy ZOS, Ofertę Sprzedaży (OS), Zamówienie Sprzedaży (ZS), Faktury Sprzedaży (FS), Paragony (PAR), Zestawienie sprzedaży detalicznej (ZSD), Nota kredytowa (KN), Korekty kosztowe (KK), rabaty oraz cenniki. Zakładka Zakup obejmuje Zapytanie ofertowe Zakupu (ZOZ), Ofertę zakupu (OZ), Zamówienie zakupu (ZZ), Faktury Zakupu (FZ), Notę debetową (DN) oraz cenniki. Dokumenty magazynowe to Wydania Zewnętrzne (WZ) i Przyjęcia Zewnętrzne (PZ) oraz Rozchody Wewnętrzne (RW), Przychody Wewnętrzne (PW) i Przesunięcia Międzymagazynowe (MM), Bilans Stanu towarów (BST), Inwentaryzacja (I), Paczki (PC) oraz Prognozowanie popytu (PP).
Z każdym dokumentem handlowym powinien być skojarzony odpowiedni dokument magazynowy, np. z fakturą sprzedaży – dokument WZ, z fakturą zakupu – dokument PZ. Tylko dokumenty magazynowe powodują ruch towaru na magazynie.
W programie istnieje możliwość wykorzystania jednego z trzech modeli pracy:
1) model 1:1 – wystawiany jest dokument magazynowy WZ/PZ, powodujący ruch towaru w magazynie. Następnie na jego podstawie tworzony jest dokument handlowy FS/FZ (np.: przyjmując towar do magazynu wystawiamy PZ, a dopiero później powstaje faktura zakupu.) lub z dokumentu handlowego generowany zostaje dokument handlowy
2) model n:1 – dla kilku dokumentów magazynowych powstaje jeden dokument handlowy (np.: wystawiamy dla danego kontrahenta kilka dokumentów WZ, a następnie na ich podstawie tworzona jest jedna faktura sprzedaży) lub z kilku dokumentów handlowych – jeden dokument magazynowy (możliwe jest tylko i wyłącznie jeśli spełnionych zostanie kilka warunków)
3) model 1:n – z jednego dokumentu można wystawić kilka dokumentów (np.: z jednej oferty zakupu możemy wygenerować kilka ofert sprzedaży dla różnych kontrahentów)
W związku z oddzieleniem funkcjonalności handlowej i magazynowej w programie funkcjonuje:
Ilość towaru – ilość wynikająca z dokumentów magazynowych wprowadzonych w systemie
Ilość zarezerwowana – ilość zablokowana do sprzedaży
Ilość zamówienia – ilość wynikająca z dokumentów handlowych – faktury zakupu, która jeszcze nie wpłynęła na magazyn – nie wystawiono dokumentu magazynowego
Braki – ilość wynikająca z dokumentów rozchodowych (np. FS, PAR), które nie znalazły pokrycia w dostępnych zasobach na magazynach
Dokumenty w systemie można przechowywac zapisane z możliwością ich modyfikacji oraz zatwierdzone, które mnie mogą być już w żaden sposób edytowane. Dokumenty handlowe nie mają wpływu na ilości magazynowe, a jedynie na ilośc zamówioną i ilość zarezerwowaną.
Oferty i zamówienia niezależnie czy są zapisane czy zatwierdzone nie wpływają na ilość towaru na magazynie, jedynie na ilość zamówienioną i zarezerwaną. Zatwierdzone zamówienie zakupu zwiększa ilość w kolumnie Zamównienia, natomiast zatwierdzony dokument zamówienia sprzedaży wpływa na rezerwację towaru.
Dokumenty handlowe zapisane i zatwierdzone wpływają na ilość rezerwowaną i zamówioną w taki sposób, że dokumenty przychodowe (FZ,) zwiekszają/zmniejszają ilość zamówioną, natomiast dokumenty rozchodowe (PAR, FS) wpływają na ilośc zarezerwowaną.
Dokumenty magazynowe jedynie zapisane wpływają tylko na zamówienia lub rezerwacje. PW, PZ i MM+ zapisane wpływają na ilośc zamówioną, a zapisane dokumenty RW, WZ, MM- zmieniają ilość rezerwowaną. Zatwierdzone dokumenty magazynowe zwiekszają (PZ, PW, MM+) stany magazynowe, a dokumenty WZ, RW, MM- je zmiejszają.
Stan magazynu jest reprezentowany w postaci partii i zasobów. Zasób reprezentuje ilość i wartość towaru pochodzącego z jednej pozycji dokumentu źródłowego, który go wykreował („dostarczył”). Zasób magazynowy jest kreowany przez uprawnione dokumenty magazynowe, np.: PW, PZ, MM. Dla każdego zasobu pamiętane są ilość i wartość. Zasoby nie są łączone. Jeśli nowy dokument źródłowy (PZ) ma ten sam towar w tej samej cenie, to nie jest on dodawany do poprzednio utworzonego zasobu, ale tworzy nowy.