ALTUM

Edycja typu dokumentu

Aby otworzyć formularz określonego typu dokumentu należy wskazać (zaznaczyć) – klikając raz lewym przyciskiem myszki na wierszu  – typ dokumentu a następnie wybrać funkcję [Edytuj] z menu „Lista” lub poprzez dwuklik na wybranym wierszu. Wywołanie funkcji powoduje otwarcie formularza typu dokumentu. Składa się on z kilku zakładek, które obsługiwane są przez odrębne przyciski na menu.

Rys. 43 Zakładka „Ogólne” na formularzu typu dokumentu

Zakładka „Ogólne”

Zakładka „Ogólne” zawiera podstawowe dane o typie dokumentu. Dla tej zakładki aktywne są jedynie dwie funkcje:

[Zapisz] – powoduje zapisanie wprowadzonych danych.

[Zamknij] – przerywa pracę i zamyka okno bez zapisywania zmian.

Dla dokumentów, które mogą zostać zatwierdzone na podstawie udzielonego limitu kredytowego, system umożliwia użytkownikowi kontrolę takiej sytuacji:

Brak kontroli – użytkownik nie jest informowany o zatwierdzeniu dokumentu na podstawie  przyznanego limitu kredytowego.

Ostrzeżenie – użytkownik jest informowany o tym, że dokument został zatwierdzony na podstawie przyznanego limitu kredytowego / kontrahent nie ma przyznanego limitu kredytowego / wartość dokumentu przekracza przyznany limit kredytowy.

Blokada sprzedaży – użytkownik, jest informowany o tym, że kredyt kupiecki nie został przyznany, lub wartość dokumentu przekracza przyznany limit kredytowy.

Dokumenty, które są cyklicznymi zestawieniami danych obszarów w systemie (np. zestawienie sprzedaży detalicznej), mają opcję automatycznej kontroli generowania dokumentu. System umożliwia użytkownikowi kontrolowanie uruchamiania:

Brak – dokumenty będą generowane automatycznie, bez zapytań do użytkownika.

Dla każdego dokumentu – system będzie informował użytkownika, że dane wartości na danym dokumencie są wykorzystywane przy tworzeniu zestawienia.

Codziennie – system będzie codziennie się pytał użytkownika czy zestawienie ma być wygenerowane.

Co miesiąc – system co miesiąc generuje zestawienie.

W systemie Comarch ALTUM istnieje kontrola daty pobierania kursów dla każdego dokumentu oddzielnie. W grupie przycisków Pobieranie kursu waluty dostępne są dwie opcje:

Typ daty - w zależności od typu dokumentu będą tu na przykład znajdowały się: data sprzedaży, data wystawienia, data księgowania.

Ilość dni przed datą - parametr definiujący na ile dni przed datą określoną w polu powyżej Typ daty będzie pobierany kurs.

W praktyce oznacza to, że użytkownik ma wpływ na to jaka data pobierania kursu będzie wyświetlana na zakładce Waluty każdego dodawanego dokumentu wystawianego w walucie innej niż systemowa.

Na obrazku poniżej przedstawione zostało okno szczegółów dokumentu FS z zaznaczonym polem Typ daty oraz Data. To co będzie wyświetlane w tych polach jest ustalane z poziomu typu dokumentu.

Jeżeli na przykład na typie dokumentu FS użytkownik ustali, że ma być pobierana data wystawienia,         a w polu Ilość dni przed datą będzie cyfra 1, wtedy automatycznie przy wystawianiu dokumentu Faktury Sprzedaży w obcej walucie, w typie dokumentu pojawi się data wystawienia, a w polu Data –  - data, która jest o jeden dzień wcześniejsza w stosunku do daty obecnej.

Rys. 44 Okno Faktury Sprzedaży z zaznaczonymi polami Typ daty oraz Data ( pobrania kursu ).

Precyzja ceny - Pole precyzja ceny na typie dokumentu służy do ustalenia maksymalnej precyzji z jaką będzie można wprowadzać cenę na danym typie dokumentu.

Przykładowo jeśli na typie dokumentu FS ( Faktury Sprzedaży ) użytkownik wpiszę liczbę 1.

To maksymalna precyzja wpisywania ceny podczas edycji elementu na fakturze sprzedaży będzie 1.

Czyli jeżeli użytkownik wpiszę przykładowo cenę 42,78 zł zostanie ona zaokrąglona do 42,8 zł

Użytkownik może wybrać jako precyzję ceny na elemencie liczbę z przedziału od zera do wartości ustalonej na danym typie dokumentu właśnie w polu Precyzja ceny.

Należy pamiętać, że precyzja ceny jest także określana na typach cen. Aczkolwiek jeśli precyzja ceny na typie ceny będzie wyższa niż precyzja ceny ustalona na typie dokumentu to możliwa wartość precyzji jaką użytkownik może wybrać będzie z przedziału zawężonego do typu dokumentu.

Jeśli natomiast precyzja ceny na typie dokumentu jest większa niż na typie ceny, to za każdym razem gdy będziemy wstawiali cenę na obiekcie za domyślną precyzję ceny będzie uważana ta, która wynika z typów ceny.

Zakładka „Diagram”

Zawarte informacje na tej zakładce umożliwiają użytkownikowi zarządzanie dokumentami określonego typu. Istnieje możliwość określenia jakiej grupie użytkownikowi jakie przysługują prawa.

Rys. 45 Zakładka „Diagram” na formularzu typu dokumentu

Każdy dokument, od momentu kliknięcia [Edytuj] z menu na liście dokumentów, znajduje się w określonym stanie. System rozróżnia następujące stany:

        zainicjowany – formularz dokumentu został już otwarty ale jeszcze nie zapisany,

        w buforze – po zapisaniu do bufora,

        zapisany ilościowo – ilość elementów została zapisana na trwałe,

        zapisany na trwałe – zatwierdzony lub zapisany na trwałe,

        zaksięgowany – po zaksięgowaniu dokumentu,

        usunięty – po usunięciu z listy (użytkownik fizycznie nie widzi tego dokumentu),

        anulowany – po anulowaniu dokumentu,

        storno­ – skorygowany (dla dokumentów księgowych).

Każdy dokument doprowadzony jest do określonego stanu poprzez wykonanie pewnych akcji do której użytkownik musi mieć uprawnienia – czyli czynności, działań ze strony użytkownika.

Dla zakładki tej przypisane są przyciski z dwóch grup: Stany i Uprawnienia. Ich aktywność zależy od umiejscowienia myszki na diagramie.

Rys. 46 Funkcje do obsługi diagramu

Ich znaczenie jest identyczne w obu tych przypadkach, przy czym stany odpowiadają za stany dokumentu ( na diagramie prostokąty ), uprawnienia natomiast za uprawnienia do czynności wykonywanych przez użytkownika ( na diagramie strzałki ):

[Edytuj] – pozwala wprowadzić zmiany, powoduje, że okno z diagramem zostaje podzielone na dwa panele: jeden przedstawiający diagram a drugi umożliwiający wprowadzenie zmian.

[Zapisz] – zapisuje wprowadzone dane.

[Anuluj]­ – przerywa pracę i zamyka okno bez zapisywania zmian.

Przedstawiony diagram na tej zakładce składa się właśnie ze stanów – przedstawionych za pomocą prostokątów jak i uprawnień – strzałek. Obrazuje on, że aby dokument zmienił stan musi zajść czynność do której mamy uprawnienia. Pokazuje w jakich stanach po kolei znajduje się dokument oraz kierunek akcji pomiędzy poszczególnymi stanami.

Rys. 47 Diagram dla Faktury Sprzedaży

Edycja stanu

Edytując stan danego typu dokumentu można określić kilka cech, m.in. kolor dokumentu na liście dokumentów w każdym poszczególnie stanie.

Aby edytować stan, należy zaznaczyć klikając raz lewym przycisku na wybranym prostokącie i wybrać opcję [Edytuj] z menu „Stany” lub dwa razy kliknąć lewym przyciskiem myszki na wybranym prostokącie.

Po naciśnięciu Edytuj okno zostaje podzielone na dwa panele: lewy zawiera diagram, a prawy – pola do edycji.

Rys. 48 Pola do edycji stanu typu dokumentu

Na panelu tym można wpisać nazwę stanu dokumentu, określić kolor, określić uprawienia do modyfikacji poszczególnych pól dla danej grupy.

Nazwa – pole  pozwalające na wprowadzenie pięćdziesięciu znaków (liter lub cyfr) służących do opisu obiektu. Nazwa jest widoczna na diagramie na prostokącie symbolizującym stan.

Kolor – w tym miejscu można określić jaki kolor na liście dokumentów będą przyjmowały dokumentu danego typu w określonym stanie, np.: wszystkie FS zapisane do bufora, będą miały kolor zielony. W znacznym stopniu ułatwia to pracę użytkownikowi, który, bez konieczności edycji danego dokumentu, ale już z poziomu listy dokumentów jest w stanie ocenić w jakim stanie znajduje się dany dokument.

Przy generowaniu bazy, system automatycznie przypisuje kolory do typów:

1. Zainicjowany – żółty.
2. W buforze – zielony.
3. Zatwierdzony ilościowo – seledynowy.
4. Zapisany na trwałe – niebieski.
5. Zaksięgowany – purpurowy.
6. Anulowany/storno – czerwony

Jednak są to kolory jedynie sugerowane i każdy użytkownik może je zmienić według własnych preferencji.

Aby zmienić kolor należy kliknąć raz lewym przyciskiem myszki na polu z kolorem, spowoduje to otwarcie listy dostępnych kolorów, z których należy wybrać jeden. W celu wybrania koloru należy na palecie kolorów kliknąć raz lewym przyciskiem myszki na kwadraciku z wybranym kolorem a  następnie OK.

Zakładka „Opis analityczny”

Zakładka „Opis analityczny” umożliwia przypisanie określonego opisu analitycznego do typu dokumentu. Przypisanie opisu do typu dokumentu umożliwia tworzenie opisu dla każdego dokumentu określonego typu.

Rys. 49 Zakładka „Opis analityczny” na formularzu typu dokumentu

Szczegóły dotyczące definiowania opisu analitycznego dla typu dokumentu znajdują się w obszarze „Słowniki” w opisie wymiarów analitycznych (patrz: „Słowniki -> Wymiary analityczne -> Przypisanie wymiaru do typu dokumentu”).

Zakładka „Schematy numeracji”

W systemie Comarch ALTUM istnieje możliwość zmiany domyślnego numeratora dla danego typu dokumentu na inny schemat numeracji określony w systemie.

By to zrobić należy na danym typie dokumentu przejść na zakładkę Schematy numeracji i tam

usunąć dotychczasowy numerator i dodać nowy.

Przyciski do obsługi tej zakładki znajdujące się na Ribbonie to:

[Dodaj] – dołączenie nowego schematu numeracji.

[Edytuj] – edycja istniejącego schematu numeracji.

[Usuń] – odpięcie dotychczasowego schematu numeracji.

Rys. 50 Zakładka Schematy numeracji na typie dokumentu.