Definiowanie okresu obrachunkowego
Nowy okres obrachunkowy można zdefiniować na dwa sposoby, po przez wybranie przycisku [Dodaj okres obrachunkowy] z zakładki „Lista”, który umożliwia nam wypełnienie pól Symbol, Data otwarcia, Data zamknięcia, Opis poprzez Edit in place lub poprzez wybranie przycisku [Dodaj przez formularz].
W przypadku tej drugiej opcji otwiera się nowy formularz:
Rys. 69 Formularz okresu obrachunkowego
Pole obligatoryjne:
Symbol – pole pozwalające na wprowadzenie do pięćdziesięciu znaków (liter lub cyfr) służących do łatwej i szybkiej identyfikacji poszczególnych okresów np. skrót nazwy. Symbol musi mieć unikalną wartość.
Uwaga: Nie można dodać kilku okresów obrachunkowych o takich samych symbolach.
W Comarch ALTUM dużym udogodnieniem jest to, iż okres obrotowy można określić od daty do daty i nie musi on trwać 12 miesięcy czyli nie musi pokrywać się z rokiem kalendarzowym. Może on trwać ponad 24 miesiące i krócej niż jeden miesiąc jeśli zajdzie taka potrzeba.
Pozostałe pola to:
Data otwarcia – służy do umiejscowienia okresu obrachunkowego w czasie. Datę można wstawić poprzez wpisania jej ręcznie lub z wbudowanego kalendarza, który uruchamia się poprzez naciśniecie strzałki . Data widoczna jest na liście okresów obrachunkowych.
Długość (w mies.)– pole służy do określenia długości okresu obrachunkowego z dokładnością do miesiąca np. gdy „datę otwarcia” ustawimy na 2007-01-01 a „długość (w mies.)” na 6 miesięcy to w polu „data zamknięcia” automatycznie pojawi się wyszarzona (czyli bez możliwości edycji) data 2007-06-30. Maksymalnie można wybrać wartość 100 – działanie to ustawi datę zamknięcia na sto miesięcy od daty otwarcia. Minimalnie można wybrać 0 co będzie oznaczać, iż okres ma taką samą datę otwarcia jak i zamknięcia. Liczbę miesięcy można wprowadzić ręcznie lub wybrać posługując się strzałkami góra – dół.
Data zamknięcia – pozwala na precyzyjne określenie daty zamknięcia okresu obrachunkowego co do dnia. Służy sytuacji gdy użytkownik chce wprowadzić okres obrachunkowy, który nie trwa pełnej liczby miesięcy ale np. 2 miesiące i 2 dni czy 17 miesięcy i 20 dni. Można to zrobić poprzez ręczne wpisanie daty lub wybranie jej z wbudowanego kalendarza Data widoczna jest na liście okresów obrachunkowych.
Przy dodawaniu okresu obrachunkowego system automatycznie ustawia pole „długość (w mies.)” na aktywne, pole „data zamknięcia” jest wyszarzone (czyli nie można go edytować) ale użytkownik bez problemu może je uaktywnić poprzez wybranie znacznika przy napisie „data zamknięcia”. Wtedy pole „długość (w mies.)” będzie nieedytowalne. Można wybrać jedną z opcji określenia długości okresu obrachunkowego.
Rys. 70 Opcje określania długości okresu obrachunkowego
Zamknięty – zaznaczone pole (na formularzu okresów obrachunkowych) oznacza, że okres obrachunkowy jest już zamknięty. Nie można do niego dodać dzienników cząstkowych ani żadnych operacji księgowych, nie podlega edycji. Przycisk służy do oznaczania nieaktywnych już okresów po zakończeniu ich obowiązywania. Okres obrachunkowy nie zamyka się samoczynnie po przekroczeniu daty zamknięcia. Zamykanie okresu leży wyłącznie w gestii użytkownika.
Uwaga: Przy zamykaniu okresu system wyświetli komunikat „Czy na pewno chcesz zamknąć okres obrachunkowy?” pomaga to w uniknięciu pomyłek. Raz zamkniętego okresu nie można już otworzyć. Zamknięty okres nie podlega edycji ale można go usunąć jeżeli nie zaczęto księgowania w okresie jego obowiązywania.
Opis – służy do wprowadzenia szerszego, dowolnego opisu. Zapis jest widoczny na liście okresów obrachunkowych.
W celu zapisania zmian wybieramy przycisk [Zapisz] z grupy „Okres”
Na liście oprócz przycisków tj.; [Dodaj okres obrachunkowy], [Dodaj przez formularz], [Edytuj], [Usuń], [Odśwież] i [Zamknij] w menu „Lista” widnieją także przyciski w obszarze ”Akcje”:
[Ustaw jako bieżący] – Ustawia okres obrachunkowy jako aktualnie obowiązujący. Jeśli użytkownik, zapisując nowo dodany okres, nie wybierze go jako bieżącego może zrobić to później. Należy zaznaczyć okres na liście okresów obrachunkowych (klikając na niego lewym przyciskiem myszy), który ma zostać ustawiony jako bieżący i wybrać przycisk [Ustaw jako bieżący]. System zapamięta zaznaczony okres jako aktualny. Na liście będzie on widoczny jako zapis pogrubiony. W systemie może być ustawiony tylko jeden okres bieżący, ale nie może to być okres zamknięty.
Uwaga: Aby ustawić okres obrachunkowy jako bieżący należy zamknąć pozostałe zakładki.
[Podziel na miesiące] – przycisk automatycznie dzieli dany okres obrachunkowy na cząstkowe, miesięczne okresy obrachunkowe. Należy zaznaczyć wybrany do podziału okres obrachunkowy (klikając na niego lewym przyciskiem myszy aby go zaznaczyć) i wybrać przycisk [Podziel na miesiące]. Cząstkowe okresy powstałe po podziale ułożone są w porządku chronologicznym (czyli miesiąc po miesiącu). Po podziale, na liście okresów, przy symbolu okresu pojawia się plus którym można rozwijać powstałą listę miesięcy i znak minus, który zwija tę listę .
[Podziel na kwartały] – przycisk automatycznie dzieli dany okres obrachunkowy na kwartały czyli okresy trzymiesięczne. Należy zaznaczyć (klikając lewym przyciskiem myszy) wybrany do podziału okres obrachunkowy i wybrać przycisk [Podziel na kwartały].
Przyciski [Podziel na miesiące] i [Podziel na kwartały] zostały wprowadzone do Comarch ALTUM aby ułatwić pracę użytkownikowi, który zakładając wiele cząstkowych okresów obrachunkowych nie musi robić tego ręcznie. Ułatwieniem jest też to, iż użytkownik może dowolnie je edytować i usuwać, pamiętając jednak o unikalności symbolów. Można tego dokonać za pomocą przycisków w grupie „Okresy cząstkowe”.
Daty otwarcia i zamknięcia okresów cząstkowych mogą na siebie ‘nachodzić’. Usuwanie poprzedzone jest odpowiednim komunikatem.
Przykład
Dzielenie okresu obrachunkowego, który trwa np. 5 miesięcy i 20 dni od 01-01-2007 do 20-06-2007:
Dzielenie na miesięczne cząstkowe okresy obrachunkowe
System podzieli okres na sześć cząstkowych okresów obrachunkowych, z których pięć będzie trwać po miesiącu a szósty będzie trwał dwadzieścia dni.
Rys. 71 Okres obrachunkowy podzielony na miesiące
Dzielenie na kwartalne cząstkowe okresy obrachunkowe
System podzieli okres na dwa kwartały, z których jeden będzie trwał trzy miesiące a drugi będzie trwał dwa miesiące i dwadzieścia dni
Rys. 72 Okres obrachunkowy podzielony na kwartały
Oprócz automatycznego dzielenia okresów obrachunkowych na okresy cząstkowe użytkownik może dodać cząstkowy okres poprzez funkcję Edit in Place (przycisk [Dodaj w tabeli]) bądź poprzez formularz (przycisk [Dodaj przez formularz]) po ówczesnym zaznaczeniu, do którego z okresów obrachunkowych ma zostać dodany okres cząstkowy. Po wykonaniu tej czynności wyświetli się formularz cząstkowego okresu obrachunkowego.
Rys. 73 Formularz cząstkowego okresu obrachunkowego
Pole obligatoryjne:
Symbol – pole pozwalające na wprowadzenie do pięćdziesięciu znaków (liter lub cyfr) służących do łatwej i szybkiej identyfikacji poszczególnych okresów cząstkowych np. skrót nazwy. Symbol musi mieć unikalną wartość. Symbol widoczny jest po rozwinięciu listy okresów cząstkowych w danym okresie obrachunkowym. Jest to pole obligatoryjne.
Uwaga: Nie można utworzyć kilku cząstkowych okresów obrachunkowych o takich samych symbolach.
Pozostałe pola:
Data otwarcia – pozwala na wpisanie daty otwarcia cząstkowego okresu obrachunkowego, czyli daty początku jego obowiązywania. Data widoczna jest po rozwinięciu listy okresów cząstkowych w danym okresie obrachunkowym.
Data zamknięcia –pozwala na wpisanie daty zamknięcia cząstkowego okresu obrachunkowego, czyli daty zakończenia jego obowiązywania. Data widoczna jest po rozwinięciu listy okresów cząstkowych w danym okresie obrachunkowym.
Daty można wpisać ręcznie lub wybrać z wbudowanego kalendarza. Daty obowiązywania cząstkowych okresów obrachunkowych nie mogą wychodzić poza daty obowiązywania okresu obrachunkowego. System blokuje wprowadzanie niepoprawnych dat.
Opis – służy do wprowadzenia szerszego, dowolnego opisu. Opis widoczny jest na liście okresów cząstkowych w danym okresie obrachunkowym.