Numeratory
Każdy z typów dokumentów może mieć określony swój własny schemat numeracji, czyli tzw. numerator. Numerator zostaje zdefiniowany przez użytkownika według jego własnych preferencji. Przy instalowaniu systemu, automatycznie dla każdego typu dokumentu zostaje stworzony schemat numeracji. Do momentu wystawienia pierwszego dokumentu może on ulec zmianie. Numerator zostaje zdefiniowany w „Konfiguracji -> Numeratory”.
Rys. 51 Menu „Konfiguracja” z zaznaczonym elementem „Numeratory”
Uwaga: Numerator można zmienić do momentu wystawienia pierwszego dokumentu danego typu.
Numerator dokumentu składa się z poszczególnych sekcji (członów) oddzielonych separatorami. Aby zdefiniowany numerator pojawił się na wybranym typie dokumentów należy go przypisać do typu dokumentu (patrz: „Konfiguracja -> Typy dokumentów”).
Rys. 52 Lista numeratorów.
Poszczególne sekcje – człony numeru mogą tworzyć: symbol dokumentu, miesiąc, rok kalendarzowy 4- lub 2 – cyfrowy, rok obrachunkowy, numer, seria dokumentu, magazyn, rejestr, , instalacja bazy danych, stanowisko.
Rys. 53 Sekcje numeru
Każdy typ dokumentu w systemie Comarch ALTUM może mieć zdefiniowany swój własny sposób numeracji. Maksymalnie numer może składać się z ośmiu sekcji. Zawartość sekcji mogą stanowić:
Symbol dokumentu – symbol musi obowiązkowo występować w schemacie numeracji dokumentu. Symbole dokumentów nie mogą się powtarzać w obrębie całego systemu (nie wystarczy w obrębie klasy) – dzięki temu nigdy nie pojawią się dwa dokumenty różnych typów o takim samym numerze. Powinny zawierać wyłącznie litery lub cyfry (w szczególności nie mogą zawierać znaków „/” oraz „@”). Symbole dokumentu zostają zdefiniowane na poziomie typów dokumentów dla każdego z typu dokumentu indywidualnie. Po umieszczeniu takiego symbolu w numeratorze, w numerze na dokumencie pojawi się symbol z typu dokumentu (patrz: „Konfiguracja -> Typy dokumentów”).
Miesiąc – dwa znaki (cyfry) określające miesiąc. Jeśli w numerze dokumentu zostanie umieszczony miesiąc – wraz ze zmianą miesiąca na dokumencie będzie zmieniała się cyfra, symbolizująca miesiąc w numerze na dokumencie.
Rok kalendarzowy 4– lub 2– cyfrowy – cztero- lub dwucyfrowy rok kalendarzowy pobierany z daty systemowej komputera.
Rok obrachunkowy – czterocyfrowe oznaczenie roku obrachunkowego. Rok obrachunkowy może być różny od roku kalendarzowego. Jego długość oraz datę rozpoczęcia można określić w konfiguracji programu (patrz: „Konfiguracja -> Typy dokumentów”).
Numer – to zmienna część pełnego numeru dokumentu. Dla każdego kolejno wystawianego dokumentu danego typu, program sekcję z numerem będzie zwiększał o jeden. Numer może składać się z dowolnej ilości cyfr i będzie wyświetlany z zerami wiodącymi, np. ilość cyfr w numerze wynosi 4, numer dokumentu 1 będzie w tym przypadku wyglądał 0001.
Seria dokumentu – tu, w zależności od typu dokumentów, można wykorzystać skojarzoną z nim serię wystawianego dokumentu rozchodu czy przychodu. Seria dla danego typu dokumentu definiowana zostaje z poziomu typów dokumentu (patrz: „Konfiguracja -> Typy dokumentów”).
Rejestr – nazwę rejestru bankowego lub kasowego.
Uwaga! Dla raportów i zapisów kasowych/bankowych REJESTR powinien być obowiązkowym członem numeru. Tylko wtedy możliwe jest uzyskanie odrębnej numeracji raportów i zapisów w obrębie poszczególnych rejestrów.
Magazyn – nazwa magazynu, w którym wystawiane są dokumenty (np. FA, MM-, PZ, WZ itp.).
Dla każdego członu numeru możemy wybrać jedną z pozycji powyższej listy. Definiując zawartość kolejnych członów numeru na ekranie pojawia się przykładowy numer dokumentu.
Stanowisko – dowolny ciąg znaków związany z oddziałem bądź ze stanowiskiem pracy.
Instalacja bazy danych – wprowadza do dokumentu nazwę instalacji bazy danych, którą można wprowadzić do systemu, poprzez Okno konfiguracji -> Konfiguracja baz.
Numerator nie musi składać się ze wszystkich wymienionych członów. Musi posiadać minimalnie dwa z nich: symbol dokumentu oraz numer. Maksymalnie numer może składać się z 9 elementów. Przy braku jednego z obligatoryjnych członów, system nie pozwoli zapisać zmian, wyświetlając odpowiednią informację, np.: „W numeratorze musi być jeden człon z numerem”. Program dopuszcza użycie jedynie jednego członu z rokiem, nie można stworzyć schematu zawierającego rok kalendarzowy 2-, 4 – cyfrowy i jeszcze obrachunkowy – ale tylko i wyłącznie jeden z nich. W takiej sytuacji program wyświetla odpowiedni komunikat: „W numeratorze może być dokładnie jeden człon z rokiem”. Każdy z członów numeratora musi być oddzielony jednym z dopuszczonych separatorów, którym mogą być dostępne znaki na klawiaturze, np..: /, , *, -, +, itp.
Uwaga: Żadna z sekcji w numeratorze nie może być pusta.
Całe okno numeratora zostało podzielone na panel lewy – zawierający listę już zdefiniowanych numeratorów oraz prawy – służący określeniu wyglądu numeratora.
W celu zdefiniowania nowego schematu numeracji należy wybrać opcję [Dodaj] z grupy „Lista”, a następnie wpisać nazwę numeratora, zdefiniować kolejność członów numeratora. Dodając kolejne sekcje w polu Przykład zostaje wyświetlony definiowany schemat wraz z separatorami. Poszczególne człony numeratora można wybrać z predefiniowanej listy dostępnych funkcji. Aby wyświetlić tą listę należy kliknąć na strzałkę w polu „[wybierz funkcje]” w kolumnie „Funkcja”, w wierszu, który pojawi się po kliknięciu [Dodaj element] z grupy „Elementy numeratora”. Przy definiowaniu numeratora trzeba również pamiętać o separatorach, które oddzielają poszczególne człony. Jeśli dany człon ma wpływać na numeratora należy określić również parametr „Ma wpływ”.
Dla członu „Numer” istnieje możliwość określenia ilości cyfr dla numeru. Po wybraniu lub jej zaznaczeniu (jeśli została już wcześniej wybrana) funkcji „Numer” w dolnej części okna pojawia się dodatkowy wiersz z możliwością określenia ilości cyfr. Można to zrobić poprzez wpisanie ręcznie z klawiatury lub wybrać za pomocą strzałek w górę/w dół odpowiedniej ilości w kolumnie „Wartość”.
Dla każdego członu numeratora użytkownik ma możliwość określenia, czy dana sekcja ma wpływ na numer dokumentu czy nie. Jeśli ten parametr zostanie zaznaczony, oznacza, to że każda zmiana w dowolnym członie numeratora, który ma wpływ spowoduje numerowanie dokumentu od początku, czyli od 1.
Przykład
Jednym z członów numeratora dla dokumentów bilansu otwarcia jest rok obrachunkowy, który dodatkowo ma zaznaczony parametr „Ma wpływ”. Oznacza to tyle, że dla okresu obrachunkowego 2007 (który obowiązuje przez cały rok kalendarzowy 2007), dokumenty BO otrzymują kolejne numery, np. BO/2007/0001, BO/2007/0002, … aż do BO/2007/0100. Kolejny dokument wystawiony już w następnym okresie obrachunkowym 2008, dostanie numer BO/2008/0001. Gdyby ten człon nie miał zaznaczonego tego parametru, dokument wystawiony w okresie obrachunkowym 2008, miałby kolejny numer: BO/2008/0101.
Funkcje charakterystyczne dla numeratora
Formularz numeratora obsługiwany jest przez charakterystyczne dla siebie funkcje. Jedne z nich odnoszą się do listy numeratorów, pozostałe już do definiowania schematu numeracji. Znaczenie przycisków z grupy „Lista numeratorów” :
[Dodaj] – służy zdefiniowaniu nowego schematu, powoduje wyświetlenie nowego formularza definiowania numeratora, bez żadnych członów.
[Usuń] – służy usunięciu zaznaczonego na liście po prawej stronie okna, numeratora. Zostaje on usunięty na trwałe i nie ma możliwości jego odzyskania. Dlatego tez po wybraniu tej funkcji, system wyświetla ostrzeżenie z pytaniem, czy na pewno usunąć, aby uniknąć przypadkowego usunięcia obiektu.
Uwaga: Numerator może zostać usunięty do momentu użycia go w systemie.
[Odśwież] – odświeża dane na oknie, pobiera dane z bazy
Do definiowania nowego numeratora służą funkcje grupy „Elementy numeratora”:
[Dodaj element] – służy dodaniu kolejnej sekcji w numeratorze. Powoduje pojawienie się nowego wiersza, który należy uzupełnić odpowiednią funkcją z predefiniowanej listy.
[Usuń element] – powoduje usunięcie członu numeratora, po uprzednim jego zaznaczeniu.
[W górę/W dół] – funkcje, które służą ustaleniu odpowiedniej kolejności członów w numeratorze. Odpowiednio przesuwają one zaznaczony element o jedną pozycję w górę lub w dół.
Przyciski z grupy „Numerator”:
[Zapisz] – zapisuje nowo utworzony numerator lub wprowadzone zmiany.
[Anuluj] – zamyka okno numeratora bez zapisywania zmian.
Zasady definiowania numeratora
Przy definiowaniu schematu numeracji dla dokumentów należy pamiętać o pewnych zasadach:
Zawartość sekcji nie może się powtarzać,
Zawartość sekcji nie może pozostać pusta,
W numerze muszą występować: symbol dokumentu, numer dokumentu oraz do wyboru rok kalendarzowy 4 – lub 2 – cyfrowy lub obrachunkowy,
Każda sekcja musi zostać oddzielona separatorem,
Rejestr nie jest wymagany przez program, ale powinien występować w numeracji dokumentów w module Kasa/Bank,
Rok kalendarzowy (zarówno 4 – jak i 2 – cyfrowy) i rok obrachunkowy nie mogą występować w numerze dokumentu równocześnie,
Sekcja pusta może wystąpić tylko jako ostatnia. Co oznacza, że najkrótszy numer dokumentu może składać się z trzech sekcji,
Kolejność sekcji może być dowolna,
Numerator można zmieniać dopóki w bazie danych nie zostały wprowadzone żadne dokumenty typu, którego ten schemat dotyczy,
Numerator może maksymalnie składać się z 9 sekcji,
Każdy numerator musi posiadać unikalną nazwę,
Numerator można usunąć jedynie do momentu jego pierwszego użycia w systemie.