Księgowość

COMARCH ALTUM  Księga Handlowa to nowoczesny system komputerowy pozwalający na prowadzenie ksiąg rachunkowych i w oparciu o nie sporządzanie sprawozdań finansowych i zestawień informacyjnych. Podstawowe zalety modułu, to możliwości tworzenia wielopoziomowego planu kont, podział na dzienniki cząstkowe, zestawienie obrotów i sald (przeglądanie kont syntetycznych i analitycznych), możliwość wykorzystania schematów księgowych oraz różnego rodzaju zestawień.

Rys. 1 Wybrane menu Księgowość z elementami powiązanymi

Lista elementów księgowości:

                [Dzienniki] – wyświetla listę wszystkich zapisów księgowych zaksięgowanych w bieżącym  okresie obrachunkowym,

                  [Konto] – wyświetla listę zapisów księgowych zaksięgowanych w bieżącym okresie obrachunkowym, według kont księgowych,

    [Noty memoriałowe] – wyświetla listę not memoriałowych,

               [Plant kont] – wyświetla plan kont,

         [Obroty i salda] – umożliwia podgląd obrotów i sald kont w danym okresie obrachunkowym,

       [Bilans otwarcia] – wyświetla listę dokumentów bilansu otwarcia,

          [Schematy] – wyświetla listę schematów księgowych,

 [Księgowania okresowe ] – wyświetla listę schematów księgowań okresowych,

 [Zestawienia ] – wyświetla listę zestawień i daje możliwość    zdefiniowania nowych,

 [Deklaracje] – wyświetla listę deklaracji VAT–7

          [Rejestry VAT] – wyświetla listę rejestrów VAT,

[Rozliczenia z bankiem] – umożliwia porównanie wyciągu bankowego ze stanem kont księgowych. Występuje tylko na bazie wygenerowanej w wersji angielskiej.

Opis funkcji dostępnych w obszarze księgowości:

1)    Zapisy księgowe:

 Dzienniki – Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie. Przez zapis księgowy rozumie się zapis dokonywany na podstawie dowodu księgowego. Każdy zapis księgowy zawiera:

        datę dokonania operacji gospodarczej,

        określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji,

        zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów,

        kwotę i datę zapisu,

        oznaczenie kont, których dotyczy.

Zapisy w dzienniku i na kontach księgi głównej powinny być powiązane w sposób umożliwiający ich sprawdzenie. Użytkownik programu ALTUM ma możliwość sprawdzenia: Numeru dziennika i numeru zapisu w dzienniku cząstkowym.

Numer w dzienniku – zawiera numery zapisów księgowych wprowadzonych do księgi głównej. Zapisy niezatwierdzone mają literę B w nazwie. Zapis zatwierdzony dostaje kolejny numer porządkowy.

Nr dziennika cząstkowego – jest to numer zapisu w obrębie wskazanego dziennika cząstkowego.

 Konto – funkcjonalność tak pozwala na podgląd wszystkich operacji – księgowań dokonanych w systemie. Dokumenty pk można z poziomu listy filtrować po: dniu, miesięcy, roku, okresie księgowania, kontach i dziennikach, stanie dokumentu, walucie, okresie obrachunkowym i cząstkowym, stawce VAT.

 Noty memoriałowe - służy do rejestracji dokumentów innych niż dokumenty VAT z tytułu podatku VAT (faktury VAT zakupu i sprzedaży). Mogą to być takie dokumenty jak: rachunki zwykłe od jednostek podmiotowo zwolnionych z podatku VAT, dokumentów związanych z rozliczaniem delegacji. Noty memoriałowe mogą również służyć do wprowadzania tzw. poleceń księgowych dotyczących różnego rodzaju księgowań w trakcie roku obrachunkowego np. przeksięgowania kosztu własnego na koniec miesiąca, rozliczenia podatku VAT itp.

Główne zastosowanie not memoriałowych sprowadza się do ewidencji wszystkich dokumentów (nievatowskich), które związane są z kontrahentem i które powinny zostać zaksięgowane na konto rozrachunkowe kontrahenta i rozliczone.

2)    Struktura księgowa:

 Plan kont – urządzenie księgowe służące do bieżącego ujmowania operacji gospodarczych w wyrażeniu pieniężnym. Do bardzo istotnych elementów organizacji rachunkowości w firmie oraz dla prawidłowej pracy w programie należy ustalenie planu kont. Przy opracowywaniu planu kont trzeba uwzględnić, że przyjęte przez jednostkę zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych powinny zapewniać:

        ujęcie operacji w sposób rzetelny i sprawdzalny tak, aby właściwie zostały przedstawiony stan majątkowy i finansowy oraz wynik finansowy jednostki, a zwłaszcza ujęte w odpowiednich przekrojach stany aktywów i pasywów, koszty i straty oraz przychody i zyski,

        dane niezbędne do wszelkich rozliczeń z tytułu podatków oraz rozrachunków z kontrahentami i pracownikami,

        skuteczną kontrolę wewnętrzną operacji gospodarczych i stanu składników majątku, będących w posiadaniu i decyzji jednostki,

        możliwości sporządzania sprawozdania finansowego i innych sprawozdań, deklaracji.

 Obroty i salda – są to zestawienia zapisów na kontach. Obroty to wykaz wszystkich operacji gospodarczych zaksięgowanych na koncie. Saldo jest to zestawienie stron Winien i Ma czyli wszystkich obrotów wykazanych na koncie w danym okresie obrachunkowym – uwzględnia także bilans otwarcia.

Przy ewidencji operacji gospodarczych powinna być spełniona zasada podwójnego zapisu, pozwalająca na zachowanie równowagi bilansowej. W momencie otwarcia kont, sumy stanów początkowych składników aktywów ujętych po stronie Debet są równe sumie stanów początkowych składników pasywów ujętych po stronie Credit. W ciągu okresu obrachunkowego zasada ta jest dalej zachowywana, powoduje to równomierne powiększanie obrotów debetowych oraz kredytowych.

Ze względu na masowość zapisów księgowych, a co za tym na bardzo duże prawdopodobieństwo wystąpienia różnorodnych błędów, konieczna jest okresowa kontrola zachowania równowagi bilansowej. Narzędziem tej kontroli jest sporządzane okresowo zestawienie obrotów i sald, nazywane także bilansem próbnym.

Obok funkcji kontrolnej, zestawienie obrotów i sald spełnia funkcję informacyjną. Dostarcza danych potrzebnych do sporządzania sprawozdań finansowych takich jak bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych itp., ponieważ jest źródłem informacji o stanie poszczególnych składników majątku i kapitału

3)    Bilans Otwarcia

 Bilans otwarcia – księgowość firmy opiera się na wprowadzaniu odpowiednich wartości na konta, na których opera się działalność firmy. W systemie dokumenty bilansu otwarcia określają stany początkowe na kontach w danym okresie obrachunkowym. Wartości bilansu otwarcia wprowadzane są przez użytkownika.

4)    Schematy księgowe:

 Schematy  – są to szablony zapisów księgowych według których księgowane są dokumenty. Pozwala w sposób automatyczny tworzyć zapis księgowy na podstawie księgowanego dokumentu. Bazują na powtarzalności prac w księgowości.

  Księgowania okresowe – są to schematy księgowe, które służą wielokrotnemu księgowaniu określonych kwot na określone konta księgowe. Są używane do księgowań okresowych, czyli księgowań, które są dokonywane regularnie co jakiś czas, np. co miesiąc, kwartał, rok.

5)    Zestawienia

 Zestawienia  – zestawienia są jednym z narzędzi oceny kondycji finansowej firmy. Stanowią tzw. wewnętrzną bazę informacji do przeprowadzania analizy. Mają charakter ewidencyjny, ponieważ liczone są w oparciu o dane zaewidencjonowane na kontach księgowych. Funkcja ta udostępnia użytkownikowi narzędzia pozwalające na budowanie w/w sprawozdań oraz różnego rodzaju raportów wewnętrznych niezbędnych w analizie sytuacji majątkowej i finansowej firmy.

Deklaracje Deklaracje – zgodnie z „Ustawą o podatku od towarów i usług” podatnicy podatku VAT są zobligowani do składania deklaracji podatkowych VAT–7. Funkcjonalność umożliwia użytkownikowi elastyczne konstruowanie deklaracji tak, aby mógł je dostosować do profilu swojego przedsiębiorstwa.

Mechanizm deklaracji daje użytkownikowi możliwość definiowania deklaracji podatkowych według własnych potrzeb:

        Definiowanie wyglądu deklaracji,

        Definiowanie sposobu pobierania danych, wartości do poszczególnych pól deklaracji,

        Wprowadzanie nowych wersji formularzy,

        Definiowania różnych deklaracji np. dla podatku dochodowego.

6)    Inne

 Rejestry VAT – są miejscem przechowywania danych dotyczących podatku VAT. Podatnikom, którzy są płatnikami podatku VAT Rejestry VAT pozwalają na wprowadzanie dokumentów do rejestrów VAT w postaci faktur. Zapisy wprowadzone do rejestrów są w pełni modyfikowalne, można je również całkowicie usuwać. Po zaksięgowaniu, zapis nie podlega już edycji. Program pozwala na tworzenie dowolnej ilości podrejestrów VAT, zarówno w ramach rejestru sprzedaży jak i zakupu.

 Pierwsze zdarzenie – włączenie opcji pierwszego zdarzenia jest możliwe w oknie konfiguracji systemu, w obszarze księgowości. Wybór tej funkcjonalności skutkuje rozdzieleniem dokumentów Faktury sprzedaży/zakupu od Faktury VAT sprzedaży/zakupu, zgodnie ze standardem na rynku ukraińskim. Dokumenty te są wprowadzane do systemu w sposób niezależny. Dodatkową zmianą jest umieszczenie na fakturze VAT informacji o towarze, istnieje także możliwość wystawienia faktury VAT na zaliczkę za produkt – czyli de facto na część zamówionego produktu. Funkcjonalność pierwszego zdarzenia jest używana na rynku ukraińskim i zastępuje tradycyjne rejestry VAT-owskie.

 Rozliczenia z bankiem – jest to funkcjonalność, która pozwala na ustalenie dokładnego bilansu konta bankowego, zwykle na koniec danego miesiąca. Porównuje ona wyciąg z konta bankowego przesłany na koniec danego okresu przez bank z danymi zawartymi na kontach księgowych (zapisy księgowe pochodzące z operacji kasowo-bankowych i czeków). Funkcjonalność występuje tylko w wersji angielskiej.