Zasady księgowania schematem księgowym
1) Jeden ze schematów musi być ustawiony jako domyślny,
Dla konkretnego dokumentu należy użyć odpowiedniego schematu,
Księgować można każdy typ dokumentu z listy jak i z poziomu formularza,
2) Zaksięgowany dokument na liście będzie widoczny w innym kolorze niż reszta dokumentów,
3) Dokumenty handlowe i magazynowe mogą być księgowane tylko w stanie zatwierdzonym. Oznacza to, że dokumenty w buforze nie mogą zostać zaksięgowane,
4) Powstały zapis księgowy z księgowania schematem ma status W buforze. Użytkownik sam zatwierdza powstały zapis. Pomaga to uniknąć pomyłek i niepotrzebnego stornowania zapisów,
5) Można anulować dokument, który został zaksięgowany pod warunkiem, że zapis księgowy nie został jeszcze zatwierdzony i został usunięty,
Po zatwierdzeniu zapisu księgowego dokument źródłowy nie może zostać anulowany,
Po usunięciu zapisu księgowego dokument może zostać jeszcze raz zaksięgowany,
6) Jeśli zapis księgowy, który powstał przez księgowanie schematem księgowym, zostanie wystornowany, a zapis stornujący – zatwierdzony, dokument źródłowy można ponownie zaksięgować schematem księgowym,
7) Dokumenty wygenerowane z innych dokumentów mogą być księgowane tak jak dokumenty źródłowe,
8) Księgowanie faktur VAT:
Wystawionej ręcznie przebiega tak samo jak innych dokumentów
Posiadającej dokument źródłowy
Gdy dokument źródłowy jest zaksięgowany nie można zaksięgować faktury VAT. Jest ona zaznaczona na liście odpowiednim kolorem, który oznacza zaksięgowanie,
Gdy faktura VAT jest zaksięgowana nie można zaksięgować faktury źródłowej. Jest ona zaznaczona na liście odpowiednim kolorem, który oznacza zaksięgowanie.
Przykładowe księgowanie dokumentu w systemie COMARCH ALTUM
Księgowanie przebiega tak samo dla każdego typu dokumentów w związku z tym tylko raz pokażemy cały mechanizm na podstawie faktury zakupu (FZ).
Księgowanie może zakończyć się sukcesem lub porażką. Uzależnione jest to od poprawności użytego do księgowania schematu.
Księgowanie dokumentu poprawnym schematem:
1) Należy zaznaczyć dokument (klikając na niego lewym przyciskiem myszy) na liście,
2) Wybrać przycisk [Zaksięguj] z grupy przycisków Księgowanie,
3) Pojawi się komunikat „Księgowanie rozpoczęte. Księgowanie dokumentu zakończone sukcesem”,
4) Po przejściu na element „Dzienniki” (Księgowość -> Dzienniki) nowopowstały zapis będzie widoczny na liście zapisów ze statusem W buforze.
Nowy screen
Rys. 46 Podgląd procesu księgowania – zakończone powodzeniem
Księgowanie dokumentu niepoprawnym schematem
1) Należy zaznaczyć dokument (klikając na niego lewym przyciskiem myszy) na liście,
2) Wybrać przycisk [Zaksięguj] z grupy przycisków Księgowanie,
3) Pojawi się komunikat „Księgowanie rozpoczęte. Powód niepowodzenia. Księgowanie zakończone niepowodzeniem” ,
4) W takim przypadku należy zmienić schemat księgowy na poprawny i powtórzyć księgowanie.
Nowy screen
Rys. 47 Podgląd procesu księgowania – zakończone niepowodzeniem