Dodawanie zapisu księgowego
Formularz dokument zapisu księgowego wyświetli się po wybraniu z zakładki „Księgowość” elementu „Dzienniki” a następnie przycisku [Dodaj] znajdującym się w grupie przycisków Lista.
Pojawi się formularz, który służy wprowadzeniu danych.
Rys. 4 Formularz dodawania Zapisu księgowego
Należy wypełnić pola obligatoryjne. W przypadku zapisu księgowego jest to pole:
Numer w dzienniku cząstkowym – jest to numer kolejnego zapisu w obrębie dziennika cząstkowego. Poprzez wybranie strzałki pojawi się lista wszystkich dzienników zdefiniowanych w systemie w bieżącym okresie obrachunkowym. Należy wybrać jeden z nich, ten, do którego użytkownik chce wprowadzić dany zapis księgowy. Dalsza część pola, ta po ukośniku (/) to numer porządkowy, który zostanie wprowadzony automatycznie przez system (patrz przykłady 1, 2, 3.)
Centrum – jest to jednostka organizacyjna do której jest przypisany wybrany zapis księgowy.
Pozostałe pola:
Data księgowania – data ujęcia dokumentu w księgach
Data operacji – faktyczna data wystąpienia zjawiska gospodarczego (inna może być data sprzedaży, inna wystawienia na fakturze)
Data wystawienia – data, dzień wystawienia dokumentu księgowego
Uwaga System nie pozwala na zapis w buforze dokumentu PK z datą wcześniejszą niż ostatni dokument zaksięgowany w księdze głównej.
Numer w dzienniku (księgi głównej) – jest to kolejny numer zapisu księgowego na poziomie księgi głównej. System automatycznie wprowadza numer dziennika ,użytkownik nie może sam wprowadzić numeru edytować ani go usuwać. Dokumenty zatwierdzone dostają kolejno numery : 1, 2, 3. Dokumenty z bufora dostają kolejne numery + przyrostek B (symbol ten można edytować z poziomu Konfiguracji systemu)
Numer dokumentu– kolejny numer dokumentu, który może zostać wprowadzony przez użytkownika. Wyświetla się on na liście zapisów księgowych w odpowiedniej kolumnie. Numer ten może odpowiadać np. numeracji zewnętrznych dokumentów powiązanych z danym dokumentem.
Numery, które są nadawane przez program automatycznie mają w odpowiednim polu napis AUTO. Po zapisaniu i ponownym dodaniu nowego dokumentu, na liście zapisów księgowych pojawi się kolejny numer w obrębie dziennika.
Przykład numeracji dokumentów w dziennikach:
Dane:
W systemie istnieją dwa zatwierdzone dokumenty:
PK/00001/2009
PK/00002/2009
Oraz dwa w buforze:
PK00003/2009
PK00004/2009
Numery dokumentów w buforze rozpoczynają się od kolejnego wolnego numeru po ostatnim numerze zatwierdzonego dokumentu PK. Jeśli natomiast w buforze istnieje już dokument, to następny dodawany, otrzymuje numer kolejny po ostatnim numerze dokumentu w buforze.
Przykład 1.
Chcąc dodać dokument PK/00005/2009 na stałe, z datą późniejszą niż dokumenty w buforze, system wygeneruje odpowiedni komunikat i nie pozwoli na zapis dokumentu z datą późniejszą od jakiegokolwiek dokumentu znajdującego się w buforze.
Przykład 2.
Po usunięciu dokumentu PK/00003/2009 i zatwierdzeniu dokumentu PK/00004/2009 dokument ten dostaje pierwszy wolny numer po numerze ostatniego dokumentu zatwierdzonego.
Przykład 3.
Po dodaniu nowego dokument do bufora otrzyma on pierwszy wolny numer po ostatnim zatwierdzonym dokumencie.
Dodawanie dekretu w tabeli
Aby dodać element bezpośrednio w tabeli należy wybrać przycisk [Dodaj w tabeli]. W tabeli elementów pojawi się dodatkowa linijka służąca wprowadzeniu danych. Należy wypełnić pola: Kwota, Konto Wn, Konto Ma, Kwota, Data operacji, oraz opcjonalnie Stawka VAT i Kontrahent.
Jest to szybsza i wygodniejsza metoda wprowadzania danych księgowych do systemu. Tak wprowadzonego elementu nie trzeba zapisywać. Należy zapisać tylko cały dokument.
Rys. 5 Formularz zapisu księgowego z elementem dodawanym przez tabelę
Na zakładce Dodatkowe, użytkownik ma możliwość wprowadzenia ogólnego kontrahenta. W takim wypadku system spyta się czy ma zaktualizować wprowadzonego kontrahenta na wszystkich dekretach. Taka funkcja powoli na oszczędność czasu, w przypadku posiadania kilku dekretów na jednym zapisie księgowym.
Przyciski grupy Atrybuty i Raportowanie, zostały opisane szerzej w dokumencie „Pierwsze kroki z COMARCH ALTUM”
Zakładki Atrybuty i Historia są opisane w dokumencie „Pierwsze kroki z COMARCH ALTUM”