Dodawanie faktury VAT w walucie systemowej
Aby dodać fakturę VAT należy wybrać podrejestr, do którego faktura ma być wprowadzona i wybrać przycisk [Dodaj] z grupy przycisków „Lista”.
Pojawi się formularz służący wprowadzeniu danych.
Menu okna dzieli się na siedem grup:
Faktura VAT z przyciskami: [Zapisz], [Zatwierdź i zaksięguj], [Zamknij], [Odśwież], [Dokument źródłowy] – (po zaznaczeniu faktury VAT, która powstała z innego dokumentu można zobaczyć jej dokument źródłowy).
Lista elementów z przyciskami; [Dodaj], [Dodaj przez formularz], [Edytuj], [Usuń], [Rozbij zapis ] – (pozwala na podzielenie elementu na fakturze VAT . ),
Płatności z przyciskami: [Edytuj], [Odśwież], [Połącz], [Podziel],
Wydruki i wykresy z przyciskami: [Wydruk/raport], [Wykres/Analiza]
Atrybuty z przyciskami: [Dodaj], [Dodaj wartość], [Usuń]
Opis analityczny z przyciskami: [dodaj rekord], [Usuń rekord], [Odśwież wymiary], [Zapisz], [Zatwierdź], [Generuj domyślny]
Księgowanie z przyciskami: [Zobacz predekrety], [Zaksięguj], [Księgowanie ręczne] i [Pokaż zapis księgowy]
Zakładka Ogólne
[ZMIENIONY SCREEN]
Rys. 66 Formularz faktury VAT.
Należy wypełnić pole obligatoryjne:
Numer dokumentu– dla faktur wprowadzanych ręcznie jest to dowolny numer wprowadzony przez użytkownika.
Pozostałe pola to:
Numer – numer nadawany przez system automatycznie,
Kontrahent – pole służące do wprowadzenia nazwy firmy, z którą powiązana jest faktura VAT,
Rodzaj transakcji – domyślny wybór rodzaju transakcji: krajowa, wewnątrzwspólnotowa i pozaunijna. Rodzaj transakcji ogranicza listę parametrów VAT, tylko do tych, które zostały wcześniej do niej wprowadzone.
Opis – pozwala na dodanie dodatkowego opisu faktury VAT,
Forma płatności – pozwala wybrać formę płatności danej faktury,
Termin – data spodziewanej płatności,
Dni – ilość dni od daty ewidencji
Lp. – liczba porządkowa nadawana przez system automatycznie,
Data ewidencji– data zapisania w rejestrach,
Data wystawienia– data wystawienia dokumentu,
Data zakupu– data dokonania zakupu, na fakturze VAT zakupu,
Data sprzedaży – data dokonania sprzedaży, na fakturze VAT sprzedaży,
Data wpływu– data wpłynięcia faktury do użytkownika, występuje na fakturze VAT zakupu,
Netto – pokazuje wartość netto faktury,
Brutto – pokazuje wartość netto z dodanym podatkiem VAT,
Zapłacono – wyświetla uregulowaną wartość faktury,
Pozostaje – wyświetla wartość faktury pozostałą do uregulowania.
Rejestr –nazwa rejestru, do którego trafi faktura. Pole nieedytowalne,
Parametry VAT – okno parametrów jest podzielone na dwie kolumny: Nazwa parametru – kolumna zawiera wprowadzone parametry dla faktury VAT
Wartość parametru – zawiera wartość przypisaną do danego parametru
Parametry VAT definiuje się w obszarze Konfiguracja -> Parametry VAT. Sposób dodawania parametrów jest szerzej opisany w dokumencie „Konfiguracja COMARCH ALTUM”.
Uwaga! Parametry VAT zmienione w oknie elementów faktury, które mają inne wartości niż parametry ustawione w oknie parametrów, mają kolor czerwony.
Uwaga! Jeżeli dla danego rejestru rodzaj wzorca jest ustawiony na obowiązkowy, użytkownik nie ma możliwości edycji parametrów.
W deklaracji VAT – umożliwia wybór miesiąca i roku deklaracji, do której zostanie wprowadzona faktura VAT.
Moment powstania obowiązku podatkowego – użytkownik ma do wyboru trzy domyślne wartości: data wystawienia, data wpływu oraz termin płatności. Edycja albo dodawanie nowych momentów powstania obowiązku podatkowego jest możliwe w Definicji obowiązku podatkowego, znajdującym się w zakładce Konfiguracja. Szerszy opis dodawania oraz edycji istniejących wartości jest umieszczony w dokumencie „Konfiguracja systemu Comarch ALTUM”.
W deklaracji VAT – Jedynie w wypadku utworzenia i wybrania wartości momentu powstania obowiązku podatkowego na dowolny, użytkownik może dowolnie edytować tę wartość. Generalni jest to pole nieedytowalne, w zależności od wartości momentu powstania obowiązku podatkowego, wartość jest ujęta w danym miesiącu w deklaracji.
Po wypełnieniu pól obligatoryjnych należy dodać element faktury. Można zrobić to na dwa sposoby:
ręcznie (w tabeli),
poprzez formularz.
Aby dodać element faktury należy zdefiniować stawki VAT w systemie.
Zakładka Kontrahent
Zakładka ta zawiera informacje adresowe kontrahenta. W zależności od tego czy rejestr dotyczy rejestru sprzedaży czy zakupu, zakładka zmienia odpowiednio nazwę na Nabywca/Dostawca. Dane uzupełniane są automatycznie po wyborze kontrahenta na zakładce „Ogólne”. Zamieszczone tutaj informacje można zmienić, ewentualnie uzupełnić w przypadku ich braku. Zmiana ta wpłynie na dane zapisane na kartach ewidencyjnych kontrahenta. System nie pozwoli na zapisanie dokumentu bez pełnych danych adresowych wybranego kontrahenta.
Rys. 67 Zakładka „Dostawca” na formularzu faktury VAT
Zakładka Harmonogram płatności
Część ta jest automatycznie wypełniana danymi po zapisaniu dokumentu. Zawiera ona listę płatności powiązanych z daną fakturą. Podczas wystawiania faktury program proponuje jedną płatność za fakturę w oparciu o informacje wprowadzone na zakładce „Ogólne” (wartość brutto, netto faktury) oraz zdefiniowane w Konfiguracji (formy płatności).
Użytkownik ma możliwość sam dodać płatność i określić jej parametry. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania lub edycji faktury.
Nie ma możliwości rozliczenia faktury z tego poziomu – wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych.
Jeśli wystawiana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np.: część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – użytkownik wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat zostało przewidzianych na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom.
Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami z grupy „Płatności” w menu. Do obsługi płatności charakterystycznych jest kilka czynności:
Edytuj – użytkownik może edytować daną płatność zmieniając jej parametry.
Uwaga! Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeśli wartość faktury zostanie przekroczona – system nie pozwoli na zapisanie takiego dokumentu. Jednak w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością faktury. Jeśli kwoty te są różne, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.
Uwaga! Należy pamiętać, iż faktura wprowadzona ręcznie do rejestrów VAT posiada płatność. Faktura mająca dokument źródłowy w postaci faktury zakupu czy sprzedaży nie posiada płatności (zakładka jest pusta). Płatność znajduje się na dokumencie źródłowym.
Na liście tej znajdują się następujące informacje o płatności:
Podmiot – wybrany na nagłówku dokumentu kontrahent,
Należność – należność wynikająca z wartości dokumentu rozchodowego,
Zobowiązanie – zobowiązanie wynikająca z wartości dokumentu przychodowego,
Pozostaje – wartość dokumentu pozostająca do uregulowania,
Forma płatności – forma w jakiej płatność ma zostać zrealizowana.
Waluta – symbol waluty, w której została wygenerowana płatność. Automatycznie, jeśli użytkownik nie zmieni waluty, jest ona zgodna z walutą dokumentu. Należy jednak pamiętać, że dokument może zostać wystawiony w innej walucie a płatność w innej,
termin – planowana data zrealizowania płatności.
Zakładka Waluty
Wyświetla elementy faktury VAT wraz z walutami oraz przelicznikiem wartości dla danej waluty, jeżeli jest ona inna niż waluta systemowa.
Zakładka Dokumenty skojarzone
W przypadku faktur wprowadzonych do rejestru ręcznie zakładka jest pusta.
W przypadku faktur mających dokument źródłowy w postaci faktury zakupu zakładka jest nieedytowalna dla użytkownika. Zawiera informacje o wszystkich dokumentach związanych z daną fakturą VAT.
Zakładki Atrybuty oraz Opis analityczny
Szczegółowy opis zagadnienia można znaleźć w dokumencie „Pierwsze kroki z COMARCH ALTUM”.